高效會議8大原則，你做到了嗎？
高效會議8大原則，你做到了嗎？
頻繁、低效、無聊的會議不僅會浪費員工的精力和時間，嚴重影響員工的積極性，還會嚴重侵蝕高管們的領(lǐng)導力。如何才能讓每次會議都高效呢？下面是小編為大家收集的高效會議8大原則，僅供參考，大家一起來看看吧。
為什么要開會？
在說原則之前，首先問大家一個問題：我們?yōu)槭裁匆_會？
無非有以下幾種：
1.溝通信息。如，上傳下達信息、工作進展匯報等；
2.領(lǐng)導布置工作，明確或承諾任務(wù)要求；
3.方案的擬寫敲定，意見采集；
4.進行方案分析、評審和決策；
5.號召動員大家完成某一項目。
因此不同目的的會議有不同的開法，主會人要提前安排好工作，做好準備。
如何高效開會？
凡是會議，必有準備
會議最大的成本是時間成本，沒有準備的會議就等于一場集體謀殺。
因此，為高效會議打下基礎(chǔ)，需要提前做好充分準備。比如，明確會議目的，確定會議人員，準備相應(yīng)材料。提前告知參會人員做準備，思考會議想法。同時，開會組織在要提前到達會場測試所有開會設(shè)施等。
凡是會議，必有主題
開會必須要有明確的會議目的，沒有主題和流程的會議，或者議題過多，都是導致會議低效的根本原因。
因此，組織者要明確好主題，通知有必要的人員，集中討論高效解決。在專題會議中，主題只要一個；綜合性會議中，議題不要超過三個，議題越多，參加人數(shù)越多，導致效率就越低。
凡是會議，必有紀律
俗話說，無規(guī)矩不成方圓，會議主持人在會前通知時說明會議紀律，提醒遲到要處罰，不能在會議中私下討論，開小差，遵守會議流程和規(guī)則，這樣對我們會議開展很有幫助！
凡是會議，必有議程
很多主會人在組織開會時，都是簡單粗暴地告訴參會人員要開會，請準時參加。比如，“周五我們開個會，討論一下年會的事情！”
參會人員雖然知道主題，但具體要討論什么不清楚。正確做法應(yīng)該是這樣：
周五我們開個會，討論一下年會的事情。議程如下：
1、參會員分別用3分鐘時間匯報各個部門領(lǐng)導對年會的需求；
2、大家一起討論并匯總一下今年年會必須關(guān)注的5個點，時間是30分鐘；請大家提前準備相關(guān)內(nèi)容，準時參會�！�
這樣明確清楚的會議議程，可以讓參會人員了解會議的目的、時間、內(nèi)容，讓他們有充分的時間準備相關(guān)的資料和安排好工作。對每個議程定了大概的時間表，讓人看得更加嚴謹，會嚴格遵守。
凡是會議，必有結(jié)果
要知道，開會的目的是解決問題，如果會議最后結(jié)果是“待定”，將那就是在浪費大家時間，這樣是非常低效的。會議結(jié)束，必須有結(jié)果�；蛘哒f，需要跟進的事項，必須要確定下一步的行動計劃。
這需要主會人把控好會議進度和方向，出現(xiàn)偏離會議主題或者啰嗦冗長附發(fā)言，要及時提出提醒。
凡是開會，必須守時
有一些人工作非常拖沓，開會也是經(jīng)常遲到，這樣會影響大家的進度。守時，也是對別人的一種尊重。
有人列舉過一條公式：
時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準備時間＋與會者的旅途時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。
因此，開會一定要準時，每項議程也要有大概的時間限制，不能討論過久影響其他議題。
凡是開會，必有記錄
一個完整的會議，必須要安排專人做好會議記錄。因為大部分參會人員都只會記錄或者記住自己關(guān)注的內(nèi)容，其他內(nèi)容不怎么關(guān)心。專人的會議記錄，需要記錄會議的議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、需要完成時間及要求、會議附件等。
當然，這需要我們記錄人員要做到反應(yīng)快、寫字快、知識面廣，記憶力、組織能力、傾聽能力以及總結(jié)能力都很強的人來做。
凡是會議，必須追蹤
散會不追蹤，開會一場空，會后的追蹤非常重要。會后，我們要對會議中的每項決策進行跟蹤及檢查，發(fā)現(xiàn)又意外及時調(diào)整，確保會議上討論的事情能夠落實到位。
有人說，衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)。
記住三個簡單又有意義的公式：
①開會+不落實=零
�、诓贾霉ぷ�+不檢查=零
③抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。
拓展內(nèi)容：關(guān)于高效管理控制會議時間的方法
制定22分鐘的會議 - 誰規(guī)定會議時間應(yīng)該是半小時或1小時的？這樣的.會議時間是不是有數(shù)據(jù)支撐？當然沒有。30分鐘或者60分鐘這點時間要是留給每個人去闡述、辯論自己的觀點顯然不夠，平均每個人需要1小時才能把思路理清。實際上不是所有的會議都可以控制在22分鐘內(nèi)，但是很多會議是可以控制的，我們可以盡可能的嘗試將會議的時間控制的越短越好。
1、有一個基于目標的議程 - 有個明確目標的議程將會使會議錦上添花、有的放矢�？梢钥紤]在白板上寫出議程的內(nèi)容，同時加粗相應(yīng)的關(guān)鍵點，由此不斷提醒大家我們這個會議需要達到什么樣的目標。
2、提前3天發(fā)送會議邀請 - 雖然這可能是會議組織者的負擔，但這能為組員降低盡可能小的成本。千萬不要讓會議變成大家先一起熟悉文檔，這樣做是對會議有準備的那些人的懲罰。（備注：個人任務(wù)提前24小時也是足夠的）
3、準時開始 – 準時開始的會議到底有多少？答案是幾乎沒有。部分情況可能是因為Outlook等程序沒有設(shè)置多個會議時間間隔的功能。為了償還每天的會議時間債務(wù)，把時間控制在22分鐘內(nèi)可以讓你有足夠的時間來緩沖和休息。
4、站著開會 – 站著開會可以提醒大家不要染會議變得復雜或者引導到另外一個目標上去。發(fā)表你的觀點或需求，否則就要保持安靜。如果會上產(chǎn)生分歧，可以將分歧留到會后進行處理。
5、不要帶筆記本電腦，只要一個主持人和會議記錄者 – 如果你能保證會議是在22分鐘內(nèi)搞定，那么你就不需要帶任何無關(guān)的東西進去，你需要做的是專心聆聽。會議中只需一個人主持、一個人記錄即可。
6、沒有電話，以及其他 – 理由同上
7、注意會議重點！阻止議題蔓延 - 如果你有議程，會議主持人就要讓所有參會者遵守議程。如果議程已經(jīng)OK，那么開會的時候要確保會議討論離議題太遠。
8、盡可能快的發(fā)送會議記錄 – 如果會議控制在了22分鐘，那么就需要在第二次會議前盡快的將會議內(nèi)容和決議發(fā)出來。
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