加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，穩(wěn)步實(shí)施存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化，建立數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，下面是小編給大家分享的一些有關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施方案，檔案數(shù)字化管理方案的內(nèi)容，希望能對大家有所幫助。

第1篇：檔案數(shù)字化方案制定與實(shí)施

檔案數(shù)字化方案制定與實(shí)施

館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的問題，許多地方檔案館進(jìn)行了實(shí)踐，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，對全國檔案數(shù)字化建設(shè)起到了推動作用。但是，總結(jié)以前我國檔案數(shù)字化建設(shè)的不足和失誤，往往不是信息技術(shù)支持不夠，而是絕大多數(shù)都知道搞數(shù)字化，但檔案數(shù)字化目的是利用的主題不突出，忽略檔案開放鑒定與數(shù)字化檔案利用的邏輯關(guān)系，對先剔除無用檔案后開展數(shù)字化的思路不明確，沒很好研究檔案數(shù)字化的整體效果就大張旗鼓地做起來了。進(jìn)而出現(xiàn)數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)不對應(yīng)、找不著或不好用等問題不少，檔案數(shù)字化的量雖多，但能上網(wǎng)利用或者說能上互聯(lián)網(wǎng)利用的很少，數(shù)字化返工的現(xiàn)象比較突出,使有限的資金投入并沒有體現(xiàn)在數(shù)字化檔案的利用效益上，這一點(diǎn)已引起檔案系統(tǒng)管理和技術(shù)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，許多實(shí)踐工作者已開始進(jìn)行有益的探索。

面對網(wǎng)絡(luò)時(shí)代公眾迫切需要遠(yuǎn)程、公開、快捷的檔案信息，面對館藏浩瀚如海的案卷，面對當(dāng)前我國檔案數(shù)字化需要解決的一系列問題，長春市檔案館與中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院共同承擔(dān)了國家檔案局科技項(xiàng)目《檔案數(shù)字化方案研究》。該項(xiàng)目經(jīng)過課題研究人員的共同努力，已取得初步研究成果。通過課題研究，對檔案數(shù)字化方案的研究提出了一些觀點(diǎn)和看法，大家交流和討論。

一、確定檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則

檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)館藏檔案原件完好，保證數(shù)字化檔案真實(shí)準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

檔案數(shù)字化原則是：遵循重要檔案數(shù)字化的價(jià)值性原則、常用檔案數(shù)字化的實(shí)用性原則、開放檔案數(shù)字化的開放性原則、褪跡檔案數(shù)字化的搶救性原則，解密檔案數(shù)字化的及時(shí)性原則，目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時(shí)效性原則，檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。

二、明確檔案數(shù)字化策略

（一）需求導(dǎo)向,急用先上策略

1．需求導(dǎo)向策略

社會需求對檔案利用的影響應(yīng)該是檔案工作者特別關(guān)注的問題。我們用統(tǒng)計(jì)數(shù)字加以分析。

（1）隨著編史修志工作納入各地工作規(guī)劃，1986年全國�。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的69%。隨著編史修志階段性高潮過去，2003年全國�。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的28%。下降41個(gè)百分點(diǎn)。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計(jì)年) （2）隨著社會保障制度的建立和國有企業(yè)改革的深入，長春市檔案館查閱工人調(diào)配檔案卷數(shù)占利用總卷數(shù)的百分比，由2002年的1%增加到2004年的占利用總卷數(shù)的68%。(此數(shù)據(jù)來自長春市檔案館利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫) 由此看出，國家、地方新政策的出臺和工作部署對檔案利用的影響程度。從宏觀上講，檔案利用已實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)轉(zhuǎn)變，服務(wù)重點(diǎn)由政治領(lǐng)域轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)領(lǐng)域，服務(wù)對象由機(jī)關(guān)干部擴(kuò)展到公眾百姓，特別是為百姓提供憑證案例急劇上升。用動態(tài)觀念研究當(dāng)前與長遠(yuǎn)社會對檔案的需求，并指導(dǎo)檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程實(shí)踐應(yīng)該是檔案部門的必然選擇。

2.急用先上策略

地方檔案館館藏檔案數(shù)量眾多。但并不是所有檔案都在現(xiàn)實(shí)中利用，有相當(dāng)大一部分多年不用。2004年全國�。▍^(qū)、市）綜合檔案館檔案平均利用率僅為1.6%。雖然檔案館眾多全宗中當(dāng)?shù)攸h委、政府全宗利用率高是一般規(guī)律，但其他全宗利用情況往往和政策、時(shí)間的變化而變化，影響更大。所以，各級地方檔案館按照近期利用統(tǒng)計(jì)情況和發(fā)展趨勢確定數(shù)字化的先后順序是科學(xué)的選擇，利用優(yōu)化理論進(jìn)行檔案數(shù)字化篩選，快速反應(yīng),突擊完成急用檔案數(shù)字化任務(wù)，能夠達(dá)到更好地發(fā)揮檔案作用的目的,實(shí)現(xiàn)即時(shí)投入使用的預(yù)期。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào))

(二)本級為主,分步實(shí)施策略

（1）本級為主策略

根據(jù)檔案館職能分工和檔案來源原則,各級地方檔案館永久檔案絕大多數(shù)是本級機(jī)關(guān)形成的，一般都占50%以上，這部分檔案自然是當(dāng)?shù)貦n案館數(shù)字化的重點(diǎn)。同時(shí)，地方檔案館都保管著大量的上級檔案文件，館際之間上級檔案文件重復(fù)是必要的，這些紙質(zhì)文件來源一般都是上級機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的。進(jìn)入信息時(shí)代，地方檔案館都面臨著保管的上級檔案文件全文數(shù)字化問題，特別是上級檔案文件的開放鑒定審查問題，與其各地分頭審查上級檔案文件開放和進(jìn)行數(shù)字化，不如國家檔案局著手進(jìn)行檔案全文數(shù)字化和開放鑒定分工、協(xié)作，向館際共建、共享已有鑒定和數(shù)字化成果的方向發(fā)展。地方檔案館堅(jiān)持本級為主的原則，根據(jù)需要和可能適時(shí)、適量地進(jìn)行利用頻繁政策性上級檔案文件的全文數(shù)字化，以滿足當(dāng)前工作的急需，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動。

（2）分步實(shí)施策略

館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且檔案室進(jìn)館范圍檔案陸續(xù)進(jìn)館，進(jìn)館范圍檔案實(shí)施檔案數(shù)字化館室共建、共贏、共享的策略非常重要。在具體實(shí)施過程中，文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是最基礎(chǔ)性的工作，是第一位需要建全的，但并一定是文件級目錄數(shù)據(jù)庫建成后再建其它數(shù)據(jù)庫。專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)是根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要而適時(shí)建立。全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)是滿足信息檢索需要而必須加快建設(shè)的數(shù)據(jù)庫。

(三)剔除無用，避免浪費(fèi)策略

1.剔除無用策略

地方檔案館館藏現(xiàn)行檔案主要來自于機(jī)關(guān)各個(gè)立檔單位，其檔案文件進(jìn)館的決定權(quán)掌握在立檔單位文檔人員手里，加之國家檔案保管期限表幾經(jīng)修改和許多條款至今還比較籠統(tǒng)，所以，不該歸檔的、不該進(jìn)館的、文件重復(fù)的檔案進(jìn)館頗多。特別是建國超過50年以后，半數(shù)左右長期保管的檔案逐年超過保管期的最上限，這些檔案實(shí)際上絕大多數(shù)已失去保存和利用的價(jià)值，但它們?nèi)哉紦?jù)著檔案管理的各種資源。

2.避免浪費(fèi)策略

面對數(shù)字化方法的選擇，剔除無用，避免浪費(fèi)應(yīng)該是一種長久策略，把大量失去保存價(jià)值的檔案先剔除，避免把無用檔案數(shù)字化，再造數(shù)字化垃圾。

三、優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線

檔案數(shù)字化建設(shè)周期長，信息技術(shù)又處在快速發(fā)展之中，各個(gè)檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)和條件不同。從本館實(shí)際出發(fā)，優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線特別重要。

（一）計(jì)算機(jī)新技術(shù)與檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合

信息技術(shù)的發(fā)展給檔案數(shù)字化效率和質(zhì)量的提高帶來深刻的影響，本著技術(shù)為需求服務(wù)的理念，無論是利用哪一種檔案管理系統(tǒng)，都要適應(yīng)檔案數(shù)字化流程重組和再造需要,適時(shí)進(jìn)行軟件升級,通過軟件升級固化技術(shù)與流程重組與創(chuàng)新，使檔案數(shù)字化的效果更好。同時(shí)，設(shè)計(jì)符合國家標(biāo)準(zhǔn)與適應(yīng)自身需要的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，使檔案數(shù)字化的過程優(yōu)化，數(shù)字化檔案的利用快捷。

（二）檔案鑒定與數(shù)字化同步

鑒定與數(shù)字化同步的目的是加快數(shù)字化檔案信息的利用。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下同步進(jìn)行檔案鑒定與數(shù)字化工作是發(fā)展趨勢。這種檔案鑒定是以剔除無用檔案為前提，以鑒定檔案開放為主，按需求篩選全文數(shù)字化檔案，為適時(shí)提供數(shù)字化檔案信息服務(wù)打基礎(chǔ)的過程。

(三)檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步

數(shù)字化檔案分開放與不開放兩種。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，在確定檔案開放與不開放的同時(shí)，開放檔案即上互聯(lián)網(wǎng)。開放與不開放檔案數(shù)據(jù)在局域網(wǎng)中即時(shí)使用。

檔案數(shù)字化及管理流程重組不可能一次到位，它是一個(gè)管理思想不斷地變化的過程，適時(shí)把新技術(shù)和新理念納入進(jìn)去是非常重要的。

四、細(xì)化檔案數(shù)字化操作方法

實(shí)踐證明，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案數(shù)字化和利用服務(wù)工程以建立流水作業(yè)線，提高工作效率和效益為最佳方式。

(一)優(yōu)化配置各種資源

檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入,特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運(yùn)行成本。地方檔案館在具備一定檔案數(shù)字化條件的基礎(chǔ)上，要按照成本效益最大化理論，根據(jù)不同的情況，進(jìn)行檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技工人員、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的合理搭配，優(yōu)化檔案數(shù)字化各種資源配置，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的投入產(chǎn)出比，構(gòu)建檔案數(shù)字化投入小產(chǎn)出大的新模式。

1．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程流水線資源配置案例

（二）首先建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫

滿足一般檢索和管理的需要，建好檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫。目前，絕大多數(shù)綜合檔案館，由于沒有實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級目錄機(jī)檢，查找檔案不快、不準(zhǔn)、不全的問題普遍存在。另外，檔案的統(tǒng)計(jì)單位主要是卷和延長米，而檔案的最小單位是文件的件數(shù)，以件為單位的底數(shù)不清是普遍存在的問題。所以，把文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率的同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案以件數(shù)為基本單位的管理是非常必要的。

1．高度重視文件級目錄數(shù)據(jù)錄入的前期處理。檔案館的案卷來自各個(gè)立檔單位，案卷是由文檔人員在檔案局業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)下形成的。但是，由于文檔人員變動頻繁、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)面多線長，案卷質(zhì)量難以適應(yīng)計(jì)算機(jī)精確管理的需要，加之個(gè)別文件形成時(shí)的先天不足，給文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)帶來許多麻煩。實(shí)踐證明，進(jìn)行文件級目錄錄入的前期處理，拋開原有的文件目錄，按卷內(nèi)實(shí)有文件一一錄入，把題名不反映主題、目錄與實(shí)體不符等一系列問題一并處理是非常必要的。

2．科學(xué)合理地設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)包含三方面功能為最佳。一是符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際情況，文件題名、責(zé)任者等滿足文件檢索需要的字段。二是存毀、開放、掃描等數(shù)字化加工階段利用的字段。三是數(shù)據(jù)錄入、校對、鑒定、審查等標(biāo)明責(zé)任的字段。

3．?dāng)?shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)庫的生命。建立在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，以上網(wǎng)公開利用為根本目的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，與紙質(zhì)文件目錄有本質(zhì)的區(qū)別。紙質(zhì)文件目錄有問題只有檔案館內(nèi)部少數(shù)人知道，利用者并不清楚。但是，文件級目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，特別是向社會公開的部分，對數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量要求是相當(dāng)高的，數(shù)據(jù)質(zhì)量也是當(dāng)前制約許多數(shù)據(jù)上網(wǎng)利用的瓶頸之一。

（三）適時(shí)建立專題數(shù)據(jù)庫

滿足特殊檢索需要，適時(shí)建立檔案專題數(shù)據(jù)庫。館藏檔案僅靠文件級目錄數(shù)據(jù)庫是不可能解決全部檢索問題的。隨著客觀需要的變化，對某一專題檔案有集中利用的需求是經(jīng)常發(fā)生的，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，滿足社會需求，是檔案館與時(shí)俱進(jìn)的突破口，也是充分發(fā)揮檔案作用的最佳時(shí)機(jī)。主要把握三個(gè)方面：一是根據(jù)館藏檔案內(nèi)容確定專題數(shù)據(jù)庫的總體布局。二是按需求分期建立專題數(shù)據(jù)庫。三是根據(jù)文件內(nèi)容和檢索需要分別設(shè)立不同的專題數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。

（四）優(yōu)選建立全文數(shù)據(jù)庫

滿足信息檢索的需要，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的重點(diǎn)的、利用頻繁的檔案首先實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化的要求，按照“二八”定律，即以20%的努力達(dá)到80%的效果，通過多年檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析，優(yōu)先全文數(shù)字化檔案的全宗、年代。在網(wǎng)絡(luò)中、在文件級目錄的基礎(chǔ)上同步進(jìn)行檔案存毀、開放、數(shù)字化鑒定與篩選，進(jìn)而形成與文件級目錄一一對應(yīng)的全文數(shù)據(jù)庫，并確保數(shù)字化檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確。

（五）檔案數(shù)據(jù)庫的管理

為了檔案數(shù)字化與利用同步和數(shù)據(jù)安全管理的需要，檔案數(shù)據(jù)庫分在建數(shù)據(jù)庫和成果數(shù)據(jù)庫兩大類。

1．在建數(shù)據(jù)庫的設(shè)立。在建數(shù)據(jù)庫是為了數(shù)字化加工所設(shè)立的動態(tài)庫，是數(shù)據(jù)不斷變化的數(shù)據(jù)庫。例如，設(shè)立文件級目錄數(shù)據(jù)錄入庫，它是每個(gè)錄入人員都分配給操作權(quán)限的動態(tài)庫，屬于在建數(shù)據(jù)庫。而完成的文件級目錄數(shù)據(jù)庫則是成果庫。但是，在鑒定及全文數(shù)字化加工過程中它又成為全文數(shù)字化加工在建數(shù)據(jù)庫。

2．成果數(shù)據(jù)庫的使用。成果數(shù)據(jù)庫只分配使用權(quán)限，只有特殊需要時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)才分配數(shù)據(jù)改變的操作權(quán)限。

3．?dāng)?shù)據(jù)的管理與監(jiān)督

建立技術(shù)負(fù)責(zé)人、超級管理員、數(shù)據(jù)管理員連鎖責(zé)任制，實(shí)行審批者沒有數(shù)據(jù)操作權(quán)，超級管理員只允許分配權(quán)限不允許使用數(shù)據(jù)操作權(quán)，數(shù)據(jù)管理員只有需要時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)使用數(shù)據(jù)操作權(quán)，用后即刻收回。給予單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)中層干部全部數(shù)據(jù)的查看權(quán)，每天24小時(shí)可以時(shí)時(shí)對數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，形成數(shù)據(jù)管理監(jiān)督新機(jī)制。

（六）數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程

數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程是以搞活數(shù)字化檔案利用的目的，以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺，通過建立數(shù)據(jù)安全管理制度、網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行制度和具有法律責(zé)任的網(wǎng)管、數(shù)據(jù)管理員、數(shù)字化加工人員、提供利用人員連鎖責(zé)任制，環(huán)環(huán)相扣，從措施上保證數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確。通過防火墻、CA認(rèn)證、數(shù)字水印、電子簽章、權(quán)限控制等計(jì)算機(jī)新技術(shù)，從技術(shù)上保證數(shù)據(jù)的安全，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的法律效力，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程為利用者提供快捷、準(zhǔn)確數(shù)字化檔案的目標(biāo)。

1．在局域網(wǎng)上應(yīng)用

在局域網(wǎng)內(nèi)，檔案在建和成果數(shù)據(jù)庫所有接待人員都有檢索權(quán)限，對只進(jìn)行目錄數(shù)字化的檔案實(shí)行現(xiàn)用現(xiàn)掃描全文的方法使之達(dá)到已全文數(shù)字化的檔案一樣效果，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案利用替代檔案原件利用、計(jì)算機(jī)打印件替代復(fù)印機(jī)復(fù)印件、電子簽章替代手工蓋章、接待人員和利用者不接觸檔案原件的目標(biāo)。從而起到了運(yùn)用數(shù)字檔案高效利用、保護(hù)原件的作用。并積累了利用者憑加蓋電子簽章的數(shù)字檔案打印件辦理社會保險(xiǎn)的成功案例，其數(shù)字化檔案的法律效力得到認(rèn)可，為檔案館參與電子政務(wù)開辟了新途徑。

2．在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用

利用檔案網(wǎng)站，通過CA證書等安全手段，不但實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)上傳的審批，主要是開展開放檔案遠(yuǎn)程查詢、下載、打印。特別是把CA證書發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶遠(yuǎn)程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效力的體現(xiàn),減少異地現(xiàn)場查詢的不便，使檔案館參與電子政務(wù)成為現(xiàn)實(shí)。

五、加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的行政管理

檔案數(shù)字化涉及檔案館內(nèi)部許多部門,加強(qiáng)組織管理工作顯得十分重要,“三分技術(shù)七分管理”同樣適合檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程。各個(gè)檔案館涉及檔案數(shù)字化加工和利用的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不盡相同，但應(yīng)按照效率優(yōu)先的原則，在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，把數(shù)據(jù)錄入、鑒定、數(shù)字化加工、整理、數(shù)字化檔案利用形成一個(gè)流水線，打破內(nèi)部行政分工界限是發(fā)展趨勢。無論是采取那種組織形式，優(yōu)化人員組合重新分工在所難免，各個(gè)檔案館在組織實(shí)施方面有所不同是必然的。

1．加強(qiáng)計(jì)劃管理

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程, 針對實(shí)際的調(diào)研和論證，運(yùn)用科學(xué)方法預(yù)測，制定科學(xué)配置各種資源進(jìn)行檔案數(shù)字化的總體規(guī)劃和年度專項(xiàng)計(jì)劃，通過計(jì)劃謀求管理系統(tǒng)的外部環(huán)境、內(nèi)部條件、決策目標(biāo)三者在動態(tài)上的平衡，實(shí)現(xiàn)管理決策所制定的各項(xiàng)目標(biāo)。

2．強(qiáng)化組織實(shí)施

實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜的活動過程，檔案數(shù)字化建設(shè)又是一項(xiàng)全新的工作，技術(shù)含量高，涉及到許多因素，在實(shí)施過程中會出現(xiàn)各種各樣的矛盾和困難，會遇到來自各方面的干擾，實(shí)施特別強(qiáng)調(diào)解決問題的及時(shí)性。通過創(chuàng)新行政管理與技術(shù)管理相互作用的新機(jī)制，實(shí)施有效的組織、指揮、協(xié)調(diào)、激勵工作，保證檔案數(shù)字化的計(jì)劃目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

3．增強(qiáng)管理的技術(shù)含量

檔案數(shù)字化的建設(shè)過程貴在控制，重在管理。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)字化，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開不真實(shí)、不準(zhǔn)確的檔案，將在世界范圍內(nèi)產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負(fù)責(zé),各道工序工作量的對等與匹配同樣重要，這必然要求行政、技術(shù)、質(zhì)量管理的網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)踐證明，建立數(shù)字化進(jìn)度數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫、檔案利用登記數(shù)據(jù)庫，給局館領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員分配使用權(quán)限，通過技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全程管理、適時(shí)控制，達(dá)到強(qiáng)化數(shù)字化檔案質(zhì)量保證體系的目的。 檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程是一項(xiàng)長期的任務(wù)，需要從理論上解決的問題很多，需要在實(shí)踐中探索的問題也不少，我們將繼續(xù)深化研究與實(shí)踐。

第2篇：檔案數(shù)字化方案制定與實(shí)施

關(guān)于檔案數(shù)字化的實(shí)踐與思考

當(dāng)前，我國信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，電子政務(wù)的推進(jìn)，為我國檔案事業(yè)發(fā)展提供了難得的機(jī)遇。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路，勢在必行。對此，作為管理和擁有大量產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息資源的房產(chǎn)檔案部門，為更好地適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，我們著眼未來，運(yùn)用數(shù)字化、信息化技術(shù)，對檔案數(shù)字化進(jìn)行了有益的實(shí)踐與探索。

一、檔案數(shù)字化的意義

1、檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實(shí)施手工管理和以點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，即便是經(jīng)過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實(shí)現(xiàn)以點(diǎn)到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達(dá)到社會化程度。檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢。檔案原件數(shù)字化，對檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

2、檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

①檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

②載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫。

3、檔案數(shù)字化的主要作用

①檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是現(xiàn)行電子文件歸檔與電子檔案管理。

②檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。⑴、代替原件使用，保護(hù)檔案原件。⑵、數(shù)字化副本異地保存，輸出磁盤、磁帶供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。⑶、恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

③檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享。⑵數(shù)字影像文件可以通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。⑶“時(shí)間”不再受限制，利用者可以隨時(shí)使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)利用檔案信息資源。 ④檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案館無疑是21世紀(jì)各級各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。

二、檔案數(shù)字化的實(shí)踐

1、檔案數(shù)字化工作回顧

為了加快實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，方便檢索和提供利用，我館多年來花大力氣致力于檔案信息庫建設(shè)和檔案的數(shù)字化工作。1993年，我館購置微機(jī)，獨(dú)立開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)，開始檔案數(shù)字化的工作，使得全局職工基本情況在電腦中一覽無遺，工資情況也能被系統(tǒng)所顯示。1998年開發(fā)文書檔案管理軟件，利用電腦管理文書檔案目錄。經(jīng)過這些年的努力工作，我們將館藏所有文書檔案、人事檔案全部錄入電腦，并實(shí)現(xiàn)了電腦查詢，極大方便了檔案管理。2002年，我館與市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)處合并，而產(chǎn)權(quán)處在1995年，開發(fā)出產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理軟件，房產(chǎn)交易辦證實(shí)現(xiàn)電腦化辦公，并在實(shí)踐中不斷完善程序，將絕大部分產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案錄入電腦，為全市房產(chǎn)發(fā)證加快了辦事流程，減少了出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率。

2、實(shí)施檔案數(shù)字化工程的必要性

首先，大力推進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化，以信息化帶動工業(yè)化，實(shí)現(xiàn)社會生產(chǎn)力的跨越式發(fā)展，是黨中央抓住信息化這一機(jī)遇，在黨的十五屆五中全會作出的戰(zhàn)略決策。為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，2002年11月25日，國家檔案局制定下發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，指出了“十五”期間檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、目標(biāo)與主要任務(wù)。

其次，隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展,老百姓購房辦證數(shù)量的激增,為保障盡可能縮短老百姓辦理權(quán)證時(shí)間，不出現(xiàn)發(fā)證錯(cuò)誤和重復(fù)發(fā)證，傳統(tǒng)管理根本不能滿足要求。

最后，2002年10月隨著市房地產(chǎn)檔案館與市產(chǎn)權(quán)監(jiān)督管理處的合并，檔案管理工作出現(xiàn)了新的局面。湘潭市產(chǎn)權(quán)監(jiān)督管理處開始建設(shè)湘潭市首個(gè)GIS系統(tǒng)——湘潭市房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)，該系統(tǒng)最基礎(chǔ)的工作也是最重要的工作是檔案數(shù)字化工作（或稱檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作），只有保證檔案數(shù)字化才能保障房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)的基礎(chǔ)的牢靠。

3、檔案數(shù)字化工程的定位

產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案數(shù)字化工程是湘潭市房產(chǎn)局房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)的子項(xiàng)目，旨在將海量產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案信息化、數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)底層數(shù)據(jù)的全數(shù)字化，并通過建立后的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)“以圖管房”，減少辦證錯(cuò)誤，提高辦證時(shí)效，并通過GIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，向各職能管理部門和政府宏觀調(diào)控部門提供數(shù)字化的檔案信息及較為精確的統(tǒng)計(jì)報(bào)告，更好地為城市建設(shè)和房地產(chǎn)市場管理服務(wù)。

4、檔案數(shù)字化工程需求分析 需處理量：A、產(chǎn)權(quán)檔案：館藏產(chǎn)權(quán)檔案共計(jì)35萬多卷。B、房產(chǎn)抵押、擔(dān)保、司法查封檔案：房產(chǎn)抵押檔案12900余卷，擔(dān)保檔案2050余卷，司法查封檔案1500余卷。C、正常業(yè)務(wù)：2003年9月1日之后的所有正常業(yè)務(wù)檔案。

處理措施：劃分時(shí)間線2003年9月1日，區(qū)分處理方式。時(shí)間線之前的檔案將其檔案實(shí)體整理與裝訂，各類檔案詳細(xì)錄入相關(guān)頁面數(shù)據(jù)，檔案原件通過數(shù)字照相技術(shù)掃描；時(shí)間線之后的檔案，按照新開發(fā)的正常辦證流程來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

5、檔案數(shù)字化工程的內(nèi)容

將所有各類檔案進(jìn)行規(guī)范整理，然后，分成檔案鑒定、檔案掃描、檔案導(dǎo)入三個(gè)大的環(huán)節(jié)，11個(gè)小環(huán)節(jié)分類錄入服務(wù)器數(shù)據(jù)庫。不僅僅將檔案原件掃描生成圖片存儲，并將檔案原件上記載的55項(xiàng)相關(guān)重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確的錄入數(shù)據(jù)庫。

6、檔案數(shù)字化工程實(shí)施情況

需求分析與設(shè)備考察階段：調(diào)查分析館藏情況，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，確定項(xiàng)目需求，根據(jù)需求考察當(dāng)前各種高速掃描系統(tǒng)的集成解決方案。在設(shè)備考察階段我們特別注意這么幾個(gè)問題：A、檔案數(shù)字化設(shè)備配置計(jì)劃的成套性。B、檔案數(shù)字化設(shè)備的配套性，也就是文檔掃描儀和數(shù)字照相機(jī)優(yōu)缺點(diǎn)對比，通過不斷的實(shí)踐，我們覺得數(shù)字照相機(jī)更加適應(yīng)我們的工作。C、檔案數(shù)字化項(xiàng)目硬件與軟件的集成性。D、檔案數(shù)字化方案與我館需求的適應(yīng)性。總之，考慮到檔案信息數(shù)字化要經(jīng)過一個(gè)較長的過程，因此我們從實(shí)際需要和長遠(yuǎn)打算出發(fā)，力求確保電腦、照相機(jī)、操作人員等設(shè)施人員數(shù)量的成龍配套，使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。

系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)階段：2002年底，項(xiàng)目開始立項(xiàng)。組織業(yè)務(wù)、技術(shù)骨干遠(yuǎn)赴深圳、上海、黑龍江佳木斯市等地實(shí)踐考察，2003年6月，正式成立房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)小組、數(shù)據(jù)導(dǎo)入小組，調(diào)集相關(guān)業(yè)務(wù)、技術(shù)精英加入團(tuán)隊(duì)，正式開始實(shí)驗(yàn)階段的工作，新購進(jìn)了12臺電腦微機(jī)，4臺佳能數(shù)碼相機(jī)，4臺EPSON激光打印機(jī)，一臺工作站服務(wù)器，設(shè)備安裝調(diào)試完畢。通過前期和軟件公司合作，共同開發(fā)我們所需要的軟件。探索檔案數(shù)字化工作在快速系統(tǒng)下，檔案前期整理、檔案掃描、質(zhì)量檢查、掃描文件管理、后期整理等全過程的協(xié)調(diào)配合問題，并探討在高速系統(tǒng)下如何解決某些技術(shù)問題。經(jīng)過近一年的測試，我們對整體系統(tǒng)流程和配套軟件、數(shù)據(jù)庫的性能有更進(jìn)一步的了解，在項(xiàng)目的運(yùn)作模式和系統(tǒng)管理等方面積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)，也鍛煉了一支技術(shù)過硬的隊(duì)伍，為系統(tǒng)的正式運(yùn)行打下了基礎(chǔ)。

項(xiàng)目實(shí)施階段：本項(xiàng)目是一個(gè)長期、流程化運(yùn)作的系統(tǒng)，從建立開始就必須確保能長期高速、穩(wěn)定運(yùn)行。在系統(tǒng)的開發(fā)與研究方面有一個(gè)時(shí)間周期，現(xiàn)把工作計(jì)劃分為以下幾個(gè)階段：

①、系統(tǒng)總體方案框架設(shè)計(jì)：

2002年12月—2003年6月，完成系統(tǒng)總體框架，生成詳細(xì)可行性分析報(bào)告，及相關(guān)配套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各類管理制度。 ②、系統(tǒng)建立：

2003年6月—2003年10月，系統(tǒng)建立，包括：硬件配置及軟件的開發(fā)。 ③、系統(tǒng)試運(yùn)行：

2003年10月—2004年2月。 ④、系統(tǒng)正式運(yùn)行：

2004年2月起，系統(tǒng)正式運(yùn)行，同學(xué)校簽訂合作框架協(xié)議，調(diào)集員工和學(xué)生共100多人，經(jīng)過一段時(shí)間的業(yè)務(wù)及技能培訓(xùn)，參與系統(tǒng)的正式運(yùn)行，在運(yùn)行中不斷完善升級。

三、對檔案數(shù)字化的思考

1、提高認(rèn)識，統(tǒng)籌規(guī)劃

首先必須在思想上充分認(rèn)識檔案信息資源的重要意義，在當(dāng)今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對象將逐步擴(kuò)大。在這個(gè)信息時(shí)代，只有當(dāng)檔案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來。

其次，作好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案數(shù)字化，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化實(shí)施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點(diǎn)，分步進(jìn)行”的原則，對館藏重點(diǎn)和利用率高的檔案先行數(shù)字化，早日滿足大多數(shù)利用者的需求。

最后，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)較長的工程，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。

2、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，認(rèn)真做好檔案數(shù)字化

①、檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。我們應(yīng)該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些檔案原件中哪些頁不需要數(shù)字化。

②、做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。我們在選擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。

③、做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：A、數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。B、數(shù)字化中的人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。數(shù)字化工作是需要人來完成的，人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不過關(guān)，直接導(dǎo)致返工，間接導(dǎo)致成本的增加，時(shí)間段的延長。C、數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。錄入后的檔案信息要做到非常高的正確率，掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯(cuò)掃、漏掃，對文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描。

3、開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時(shí)解決數(shù)字化進(jìn)程中的疑難問題。

檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲的關(guān)鍵技術(shù)問題；業(yè)務(wù)形態(tài)于現(xiàn)有技術(shù)手段相抵觸；數(shù)字化檔案信息安全、保密技術(shù)問題；數(shù)字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數(shù)字化檔案信息知識產(chǎn)權(quán)問題；數(shù)字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新情況、新問題，應(yīng)在抓檔案原件數(shù)字化工作的同時(shí)，組織力量開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時(shí)解決工作中的一些業(yè)務(wù)問題和相關(guān)技術(shù)性問題，同時(shí)澄清和統(tǒng)一思想認(rèn)識，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。 另外，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案信息管理人才的培養(yǎng)。只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識的人無法勝任此項(xiàng)工作，所以應(yīng)加強(qiáng)這方面技術(shù)人員的培養(yǎng)。

第16屆國際檔案大會剛剛閉幕，此次會議的主題是：“檔案、管理與發(fā)展：描述未來社會”。我們應(yīng)不斷學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理模式，不斷走出去看看，開拓眼界，才能跟上時(shí)代發(fā)展的主旋律。

國土房管檔案館檔案影像管理系統(tǒng)

一、需求分析

----國土房管檔案影像管理系統(tǒng)，其核心是完成紙面檔案的影像化管理工作，將傳統(tǒng)的紙面文檔管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷τ跋裎臋n的管理，將傳統(tǒng)的對紙面文檔的數(shù)據(jù)索引方式轉(zhuǎn)變?yōu)槊鎸τ跋裎臋n進(jìn)行索引的方式，從而為業(yè)務(wù)的開展提供足夠的、快速的信息保障，進(jìn)而為提高工作效率打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

----系統(tǒng)要求：分別成立專職的掃描工作點(diǎn)、索引工作點(diǎn)、查詢工作點(diǎn)。掃描工作點(diǎn)主要進(jìn)行集中的掃描工作，開展索引前紙面文件的預(yù)處理；索引工作點(diǎn)主要完成索引數(shù)據(jù)的錄入，數(shù)據(jù)入庫、生成相關(guān)業(yè)務(wù)報(bào)表、建立影像文檔庫等工作；查詢工作點(diǎn)可以是本單位內(nèi)局域網(wǎng)上的任意多個(gè)工作站。

----以下對已掌握的需求要點(diǎn)分別進(jìn)行分析，以及提出解決建議：

1、檔案科目分類

需求：檔案業(yè)務(wù)單式種類較多、分類查詢方式也較多樣 系統(tǒng)要求：軟件在分類、錄入上應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)簡便、快捷。

2、檔案規(guī)格、尺寸

需求：雖然檔案的尺寸、規(guī)格基本相同，但考慮到可能要涉及到的附件紙張規(guī)格有不同規(guī)格和紙張質(zhì)量（薄厚），這對掃描儀應(yīng)當(dāng)有著較高的要求。 系統(tǒng)要求：采用能夠?qū)崿F(xiàn)多種規(guī)格尺寸的檔案、檔案可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)掃描的設(shè)備，不必對規(guī)格、尺寸做任何限制和要求。

3、檔案處理手續(xù)

在處理電子文檔過程中，所有的檔案都要按照類別、順序號排列，但是如有缺漏要立即發(fā)驗(yàn)，保證文檔的完整。原始檔案和影印件要準(zhǔn)確無誤的保存起來。

系統(tǒng)要求：系統(tǒng)工作流程定義時(shí)，避免流程的逆轉(zhuǎn)，要求圖像掃描和處理時(shí)要準(zhǔn)確無誤，不能存在糾偏變形、遺失檔案和要素等問題。

4、檔案、檔案要素

需求：檔案的數(shù)量和格式不具有絕對固定性，不定期的會增加一些檔案，檔案的格式也存在變更的可能性。

系統(tǒng)要求：軟件可根據(jù)檔案數(shù)量、種類和要素的變化，可以自定義檔案和要素。

5、檔案紙張

需求：檔案的紙張的質(zhì)量差別雖然不是很大，但要保證原始檔案的完整性；另外，有的手寫體和印刷體字跡不很清晰。

系統(tǒng)要求：不能撕壞紙張；必須能夠?qū)ψ舟E進(jìn)行增強(qiáng)；掃描是能夠自動識別紙張的薄厚，對于一部分年久的紙面文檔，應(yīng)采用平板掃描的方式進(jìn)行處理。

6、檔案的信息處理：

系統(tǒng)要求：歷史檔案處理，需要采用兩臺高端的掃描儀、2臺中端自動進(jìn)紙掃描儀，5臺平板掃描，多臺數(shù)碼照相機(jī)，掃描時(shí)需人手做前期整理工作，以及后期的檔案歸檔工作。 完成所有的歷史檔案的處理需要準(zhǔn)備不低于1.3T的存貯空間。

7、掃描方式

需求：檔案的掃描不進(jìn)行分散掃描，分散掃描會造成各口工作人員的工作效率的極大下降，并且掃描后的文檔較為混亂，不利于后續(xù)的索引工作。

系統(tǒng)要求：在減少硬件投入的情況下，有利于提高工作效率，減少掃描的工作環(huán)節(jié)和更有效地進(jìn)行質(zhì)量控制，掃描之前應(yīng)對被掃描的檔案進(jìn)行歸類整理，以方便掃描，掃描過后由QA進(jìn)行質(zhì)量檢查。

8、正確索引

需求：要求寫入數(shù)據(jù)庫的索引數(shù)據(jù)要確保正確。

系統(tǒng)要求：為了確保索引相關(guān)信息被正確入庫，可靈活采用一次錄入，二次較對，或操作人員兩次錄入的工作方式，系統(tǒng)自動校對。

9、影像文檔及數(shù)據(jù)安全

需求：檔案管理部門所涉及的檔案，對安全性及其保密性有很高的要求。 系統(tǒng)要求：可對影像化的檔案資料進(jìn)行加密。

10、影像文檔的查詢

需求：按一定的權(quán)限要求進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，完成查詢的需求。

系統(tǒng)要求：采用安裝客戶端的方式，按一定的權(quán)限要求進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，完成查詢的需求。

11、備份歸檔

需求：國土房管檔案影像管理系統(tǒng)要求提供可靠的數(shù)據(jù)存儲與備份。

系統(tǒng)要求：按現(xiàn)有的數(shù)據(jù)量以及計(jì)劃中的投資，可以采取大容量存儲設(shè)備磁盤陣列和磁帶機(jī)作近線備份的方式保存數(shù)據(jù)。

12、查詢響應(yīng)速度

需求：系統(tǒng)查詢速度需要考慮多用戶、多數(shù)據(jù)時(shí)系統(tǒng)要能達(dá)到較佳的響應(yīng)速度。

系統(tǒng)要求：影響系統(tǒng)查詢速度的因素主要有三個(gè)：網(wǎng)絡(luò)帶寬、影像文件大小及并發(fā)用戶的數(shù)量。所以影像文件的調(diào)閱速度基本上由周邊網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)決定。

二、解決方案

1、目標(biāo)

----國土房管檔案影像管理系統(tǒng)擔(dān)負(fù)著檔案的管理的任務(wù)，是一個(gè)專職處理檔案的職能部門，通過為國土房管檔案影像管理系統(tǒng)建立檔案影像管理系統(tǒng)，引入新一代的文件管理技術(shù)，為國土房管檔案影像管理系統(tǒng)建立原始檔案的影像檔案庫，以達(dá)到加強(qiáng)原始檔案的管理、提高管理效率、降低管理成本、實(shí)現(xiàn)資料的快速查詢及共享的目的。

2、概述

----信息行業(yè)作為知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心產(chǎn)業(yè)之一，近年來一直以驚人的速度在不斷發(fā)展，而以紙面文件作為媒介的各種信息資料也呈爆炸性增長。如何有效管理這些信息資料，不斷提高信息的使用效率，已經(jīng)成為一個(gè)重要課題。

3、現(xiàn)狀

----國土房管檔案影像管理系統(tǒng)的在日常業(yè)務(wù)中，會產(chǎn)生大量檔案，檔案多以紙面文檔的方式產(chǎn)生，以傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式進(jìn)行處理，紙面檔案每天都在大量地產(chǎn)生，再加上歷史遺留文檔，數(shù)量是非常驚人的，其中所涉及的信息數(shù)量也非常龐大。對于這些檔案及信息，如何進(jìn)行分類、保存和歸檔，錄入、高效的查詢，一直是一件非常棘手的事情。在傳統(tǒng)模式下，總是被以下幾個(gè)難題所困擾：

● 檢索、查詢和日常管理麻煩，工作效率不高； ● 紙面文檔不好保存，很容易被損壞或弄污； ● 管理效率低下，管理成本居高不下； ● 檔案調(diào)閱及信息利用效率較低；

● 工作低效率、高成本；

----從以上的介紹，不難看僅僅用手工進(jìn)行紙面檔案的管理有很大局限性，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，也越來越不合時(shí)宜了。如何利用最新科技，完成紙面檔案的電子化管理工作已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。

4、影像技術(shù)簡介

電子影像是指各類文檔的電子照片。

----影像技術(shù)是指將各種文檔制作成電子照片，使這些文檔的采集、分發(fā)、使用、管理、存儲完全電子化的相關(guān)技術(shù)，而傳統(tǒng)的電子化技術(shù)是把文檔上的信息制作成電子數(shù)據(jù)，把文檔的流轉(zhuǎn)和處理轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)和處理。

----影像系統(tǒng)是指對經(jīng)影像化處理的文檔完成數(shù)據(jù)錄入、查詢、調(diào)閱、批改、存儲等功能的一整套解決方案，通過方案的實(shí)施能有效的解決傳統(tǒng)手工紙面文檔管理所無法解決的難題，具體有以下幾方面：

● 原始文檔電子影像化備份； ● 可靠安全的數(shù)據(jù)管理；

● 文檔“影像原件”的高效查詢；

● 在減少工作難度的同時(shí)，進(jìn)一步推進(jìn)管理工作的規(guī)范化。

----文檔影像化作為一種先進(jìn)的信息管理手段，一經(jīng)采用，必將大大提高紙面文檔及數(shù)據(jù)的管理效率，降低成本，改進(jìn)服務(wù)，提高信息利用率。 影像技術(shù)應(yīng)用的可以分不同階段開展 ● 初級階段：影像化存檔： 完成文檔影像化工作及影像文件查詢 不涉及工作流技術(shù)

不涉及業(yè)務(wù)過程

● 深化階段：影像化業(yè)務(wù)處理： 工作流技術(shù)與影像技術(shù)結(jié)合 融入業(yè)務(wù)處理過程 從后臺走向前臺

三、詳細(xì)的技術(shù)方案設(shè)計(jì)

1、工作流程設(shè)計(jì)

注：當(dāng)有以下情況發(fā)生時(shí)，工作流程按以下的規(guī)定進(jìn)行：

A． 掃描QA時(shí)發(fā)現(xiàn)漏掃、誤掃、掃描質(zhì)量太差：重新掃描。 B． 索引時(shí)發(fā)現(xiàn)漏掃、誤掃、掃描質(zhì)量太差：重新掃描。

C． 自動校對時(shí)發(fā)現(xiàn)有誤：取有誤的輸入數(shù)據(jù)對照文件重新修改，計(jì)入日志，生成相應(yīng)報(bào)表。

接收檔案

對所接收的紙質(zhì)文件，根據(jù)一定的規(guī)則按類別、按份數(shù)完成文檔的第一次整理工作。 確立批次

以加入標(biāo)識紙的方式，對每一份檔案進(jìn)行分隔；以一定的份數(shù)為一批，系統(tǒng)將自動生成批次號（注：也可以采用條碼自動識別的方式進(jìn)行分頁及生成流水號，但采用條碼方式需要加大軟、硬件的投入。）

2、掃描 中高速掃描

系統(tǒng)采用PANASONIC 高速掃描儀KV-SS905CCN 2臺、中速掃描儀KV-S7065CCN 2臺，以每個(gè)批次為單位，放入掃描儀的自動進(jìn)紙進(jìn)行掃描。掃描時(shí)，自動生成檔案的分類、分頁。

3、影像處理

掃描質(zhì)檢

檢查掃描的電子影像文件是否有漏掃、誤掃和掃描質(zhì)量欠佳等,以保證掃描輸出高質(zhì)量的電子影像文件。

進(jìn)行掃描質(zhì)檢時(shí)可以采取掃描完后，在掃描工作站上進(jìn)行掃描的電子影像文件進(jìn)行質(zhì)檢。 掃描補(bǔ)漏

對于有質(zhì)量問題的影像文件建議全批重掃以減少操作復(fù)雜性，個(gè)別情況下可以用平板掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)對那些漏掃、誤掃和掃描質(zhì)量欠佳的文件進(jìn)行追加掃描。

4、原始檔案裝訂入庫

在對掃描后的電子影像文件檢查無誤，將原始檔案采用常用的檔案管理方式裝訂及入庫。

5、索引

在索引時(shí)可采用一人兩次錄入，系統(tǒng)自動較對，對系統(tǒng)較對不一致的數(shù)據(jù)，進(jìn)行校驗(yàn)及錄入。

6、數(shù)據(jù)歸檔 接收數(shù)據(jù)及相應(yīng)的報(bào)表，數(shù)據(jù)分別供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫使用及影像文檔庫使用。

7、歸檔備份

本系統(tǒng)采用一臺服務(wù)器、一個(gè)專用磁盤陣列對索引文件、影像文件進(jìn)行備份；在進(jìn)行索引文件備份可以采用定時(shí)備份或定容量備份，還可以采用不定時(shí)備份，這樣影像文件服務(wù)器遭到災(zāi)難性破壞，可以直接將所備份的索引文件恢復(fù)。

8、檢索、查詢、管理影像文件

在對影像文件進(jìn)行查詢時(shí)，基于本系統(tǒng)的在局域網(wǎng)里的查詢，采用安裝工作站軟件的方式，生成查詢?nèi)罩尽?5系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及配置

四、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖所示：

系統(tǒng)功能

我們設(shè)計(jì)的解決方案，由以下幾個(gè)子系統(tǒng)功能組成： 高速掃描

由高速掃描軟件提供高速掃描圖像資料的功能，把客戶的原始資料轉(zhuǎn)換為電子影像資料。由高速掃描員使用。把保存的數(shù)據(jù)送到質(zhì)量檢驗(yàn)工序。 質(zhì)量檢驗(yàn)及數(shù)據(jù)錄入

影像質(zhì)量檢驗(yàn)與部分索引錄入是把影像質(zhì)量有問題和數(shù)據(jù)不正確的影像資料找出來，由質(zhì)檢員使用。索引的資料將會分別放在影像庫中及數(shù)據(jù)庫之中。 系統(tǒng)管理

本系統(tǒng)提供的維護(hù)和生產(chǎn)情況查詢功能，由系統(tǒng)管理員使用。

安全管理

本系統(tǒng)分系統(tǒng)管理員、高速掃描員、質(zhì)檢員和查詢客戶。其中系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的管理，擁有系統(tǒng)的所有權(quán)限。高速掃描員、質(zhì)檢員有相對應(yīng)的工序使用權(quán)。而查詢客戶只擁有影像資料的查詢權(quán)。

生產(chǎn)日志查詢

可統(tǒng)計(jì)和查詢在各工序間的未處理資料情況； 可統(tǒng)計(jì)和查詢資料保存到影像數(shù)據(jù)庫的情況。 出錯(cuò)處理

如果在使用過程中發(fā)現(xiàn)索引信息有誤，系統(tǒng)管理員可以刪除錯(cuò)誤紀(jì)錄，調(diào)出相應(yīng)存放地中的資料重新掃描并建立索引。

影像查詢

本系統(tǒng)提供資料影像查詢功能，使業(yè)務(wù)人員可以通過EZDOC影像管理系統(tǒng)隨時(shí)查找需要的影像數(shù)據(jù)，查詢相應(yīng)的影像文件；影像文件在查看時(shí)可以有放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、打印的功能；記錄查詢?nèi)罩尽?校驗(yàn)功能

系統(tǒng)可以與其它系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)接，可以自動與業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供之?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行對比。 數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)備份分為兩個(gè)部分：影像文件索引信息數(shù)據(jù)庫備份、影像文件備份。 對于影像文件索引信息數(shù)據(jù)庫的備份，電子檔案管理系統(tǒng)不再另外提供備份功能，而是直接使用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的備份、恢復(fù)功能，保證數(shù)據(jù)庫的完整性、有效性、可恢復(fù)性。

有關(guān)影像文件的備份：電子檔案影像索引之后，首先存儲于影像文件服務(wù)器，然后，系統(tǒng)自動完成備分機(jī)的備份任務(wù)。 5.3.2系統(tǒng)特點(diǎn)

無業(yè)務(wù)流程的逆轉(zhuǎn)

國土房管檔案影像管理系統(tǒng)要求：“準(zhǔn)確”、“迅速”、“安全”、“方便”。自然，在業(yè)務(wù)流程中盡可能避免業(yè)務(wù)流程逆轉(zhuǎn)，也就是說：在影像掃描的過程中盡可能避免檔案重新掃描、檔案漏掃等問題。流程的逆轉(zhuǎn)會增加數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的可能，流程逆轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)越多錯(cuò)誤可能性越大。 用戶可以自定義檔案分類

檔案種類繁雜，而且檔案種類、檔案要素并不固定，而且可能發(fā)生變化，如果系統(tǒng)將檔案類別做成固定方式，則無法適合業(yè)務(wù)的發(fā)展。于是，我們在系統(tǒng)中為用戶提供了一個(gè)開放式接口，可以讓客戶按照自己的方式增加、修改一些檔案分類和檔案要素。——不用編程，全部通過鼠標(biāo)即可完成。

用戶可選擇當(dāng)前掃描、輸入的文檔類型

雖然，每天處理的檔案的種類和數(shù)量較大，但并不是每種檔案都有——通常數(shù)量大的主要分布在大業(yè)務(wù)上，有些檔案通常幾天出現(xiàn)一次。如果每天都要建立所有的分類，這將消耗不必要的存儲空間。因此，我們提供了對當(dāng)前要掃描檔案類別的選擇功能，客戶可以根據(jù)當(dāng)前業(yè)務(wù)情況進(jìn)行選擇。

用戶可以自己確定檔案的要素

據(jù)上所述，我們的檔案類別差異很大，而且不定期在發(fā)生著變化，那么，檔案的數(shù)據(jù)要素也在發(fā)生著變化，為了讓客戶更好的適應(yīng)這種變化，我們提供一個(gè)開放式檔案要素設(shè)定�？梢愿鶕�(jù)具體的檔案設(shè)置、更改某些要素。 多種安全保護(hù)模式

軟件登錄是采用密碼方式。

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及影像文件也做了加密工作，防止他人修改影像數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)。

質(zhì)量控制

在掃描過程中若出現(xiàn)漏掃、誤掃或影像質(zhì)量不好的問題，通過有效的工作日志的管理，解決以上問題。

檔案數(shù)字化方案研究

課題組

《檔案數(shù)字化方案研究》項(xiàng)目對檔案數(shù)字化優(yōu)化策略與原則、技術(shù)路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟進(jìn)行了全面的研究，達(dá)到了檔案數(shù)字化全過程優(yōu)化和管理系統(tǒng)整體優(yōu)化的目的，形成了完整的檔案數(shù)字化方案和成功的實(shí)踐案例。國家檔案局組織的專家鑒定委員會結(jié)論是:“該項(xiàng)目基于長春市檔案館以檔案利用為導(dǎo)向、漸進(jìn)性的檔案數(shù)字化實(shí)踐，提出了檔案數(shù)字化工作的指導(dǎo)思想、優(yōu)化原則和優(yōu)化策略，符合國情，符合現(xiàn)代管理理念，對全國各檔案館的相關(guān)工作具有較大的參考價(jià)值；注重檔案數(shù)字化工作與檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的有機(jī)銜接，提出了系統(tǒng)優(yōu)化的技術(shù)路線，規(guī)劃設(shè)計(jì)了檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步、多種檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步的流程，并成功地付諸實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用的低成本、高效率、高效益。同時(shí)，運(yùn)用CA認(rèn)證、數(shù)字水印、電子簽章等技術(shù)，為網(wǎng)上檔案信息資源安全、準(zhǔn)確利用提供了技術(shù)保證，也為檔案管理部門提供了很好的實(shí)踐模式”。該項(xiàng)目獲國家檔案局2006年優(yōu)秀科技成果二等獎的同時(shí)，長春市檔案館被國務(wù)院信息化工作辦公室和國家檔案局確定為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化試點(diǎn)單位。 一．檔案數(shù)字化的指導(dǎo)思想

以優(yōu)化理論為指導(dǎo)，以用戶需求為導(dǎo)向，以利用檔案為目的，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，兼顧保護(hù)檔案原件的要求，保證數(shù)字化檔案的真實(shí)可靠，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

二、檔案數(shù)字化的優(yōu)化原則

實(shí)用性原則：針對館藏檔案具備重復(fù)利用和緊急利用兩大特點(diǎn)，急用、常用檔案優(yōu)先數(shù)字化是檔案數(shù)字化的首選。 開放性原則：互聯(lián)網(wǎng)給檔案信息資源共享提供了超越時(shí)空的條件，國家民主政治建設(shè)和政府信息公開催促檔案解密和開放，開放檔案及時(shí)數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)其社會共享的前提。 價(jià)值性原則：重要檔案優(yōu)先數(shù)字化具有檔案利用和檔案保護(hù)雙重意義，是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代更好實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的客觀需要。 搶救性原則：計(jì)算機(jī)存儲給檔案搶救開辟了了新的途徑，檔案數(shù)字化是保護(hù)瀕危檔案原件最經(jīng)濟(jì)和便捷的方法。

時(shí)效性原則：檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實(shí)現(xiàn)，是充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好、更快地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化效益的最佳途徑。

三、檔案數(shù)字化的優(yōu)化策略

需求導(dǎo)向策略：社會需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”。匯集多年檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，把利用頻繁檔案的進(jìn)行綜合分析，科學(xué)地圈定優(yōu)先檔案數(shù)字化的范圍。并建立快速反應(yīng)機(jī)制，執(zhí)行常用檔案繼續(xù)做與急用檔案突擊做的計(jì)劃，達(dá)到數(shù)字化檔案利用即時(shí)見效的目的。

本級為主策略：地方檔案館保存的本級永久檔案是數(shù)字化的重點(diǎn)。進(jìn)入信息時(shí)代，館際間重復(fù)的上級檔案文件，與其分頭進(jìn)行數(shù)字化及開放鑒定，不如發(fā)揮中國特色檔案管理體制的優(yōu)勢，由上級檔案行政管理部門組織，向館際共建、共享數(shù)字化、開放鑒定成果的方向發(fā)展，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動。

分步實(shí)施策略：館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且隨著時(shí)間的推移，檔案室進(jìn)館范圍的檔案將陸續(xù)移交到檔案館，這些檔案采取館室共建、共贏、共享的數(shù)字化策略非常有意義。 剔除無用策略：館藏現(xiàn)行檔案是否進(jìn)館往往由立卷人員決定，加之保管期限表比較籠統(tǒng)，館藏不該歸檔、不該進(jìn)館、重復(fù)檔案頗多。特別是建國超過50年以后，市以下檔案館長期保管的檔案逐年超過保管期的上限。因此，開展檔案價(jià)值鑒定，剔除無用，以免再造數(shù)字化垃圾，避免資源浪費(fèi)應(yīng)是長久的策略。

四、技術(shù)路線的優(yōu)化選擇 檔案鑒定與數(shù)字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資源共享的主要瓶頸---檔案開放鑒定問題是當(dāng)務(wù)之急；從成本上講，檔案價(jià)值鑒定是避免失效檔案數(shù)字化的最佳方法。只有這樣，才能控制檔案數(shù)字化投入與產(chǎn)出比例失調(diào)、數(shù)量很大共享很少的問題。

多種檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步：一是首先建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫。滿足一次檢索需要，建好文件級目錄數(shù)據(jù)庫。目前，絕大多數(shù)檔案館，因沒實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級目錄機(jī)檢，查檔不快、不準(zhǔn)、不全的問題不可避免。所以，把文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為基礎(chǔ)性工作，是提高檔案查全率、查準(zhǔn)率必經(jīng)之路。二是適時(shí)建立專題數(shù)據(jù)庫。隨著社會發(fā)展，對某一專題檔案集中需求時(shí)有發(fā)生，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，滿足社會需求是發(fā)揮檔案作用的最佳時(shí)機(jī)。三是優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。滿足檔案信息資源開發(fā)利用需要，優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數(shù)字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力達(dá)到80%的效果），同步開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。 檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步：檔案數(shù)字化的根本目的是充分發(fā)揮其作用。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與局域網(wǎng)上利用同步，開放檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)上利用同步。 五．重組和再造的優(yōu)化流程 為發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，重組和再造優(yōu)化流程的實(shí)質(zhì)，就是對檔案數(shù)字化整個(gè)工作流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，不但要打破原有業(yè)務(wù)規(guī)程，還要改變行政管理分工，進(jìn)行全方位的變革。檔案數(shù)字化的任何一個(gè)細(xì)節(jié)都會對整體產(chǎn)生影響，輕者降低效率，重者決定成敗。長春市檔案館高度重視每一個(gè)細(xì)節(jié)，再造和優(yōu)化了上百個(gè)流程和內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，保證優(yōu)化技術(shù)路線的順利執(zhí)行。 六．檔案數(shù)字化示范案例----長春模式

從2004年開始，長春市檔案館以科研課題為先導(dǎo)，以項(xiàng)目管理為手段，以效益實(shí)現(xiàn)為檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，組建并成功運(yùn)行檔案數(shù)字化工作組織架構(gòu)、資源配置、數(shù)字化加工、上網(wǎng)利用“一站式”流水作業(yè)線，探索檔案數(shù)字化和網(wǎng)上利用服務(wù)工程優(yōu)化模式，終于闖出一條獨(dú)特的檔案數(shù)字化之路。

(一)實(shí)施三個(gè)工程，建立一個(gè)團(tuán)隊(duì)

長春市檔案館把信息化帶動作為首位戰(zhàn)略，視為一把手工程、班子工程、全員工程突出抓，并創(chuàng)新管理機(jī)制，打破行政分工，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，建立了行政領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)專家（技術(shù)業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)）、專業(yè)人員、外聘技工20人的長期流程團(tuán)隊(duì)，并與現(xiàn)有計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備進(jìn)行合理搭配。該團(tuán)隊(duì)由局（館）黨組直接領(lǐng)導(dǎo)，館技術(shù)部門提供支持，管理部門提供檔案，專家提供指導(dǎo)，創(chuàng)立了高效的組織體系，搭建了投入小產(chǎn)出大機(jī)制框架。

（二）集中四個(gè)環(huán)節(jié)，堅(jiān)持流水作業(yè)

文件級目錄數(shù)據(jù)錄入是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，檔案鑒定是檔案信息資源共享的前提，全文數(shù)字化是提升檔案服務(wù)水平的途徑，整理是檔案文件實(shí)體管理主要環(huán)節(jié)，把上述四個(gè)環(huán)節(jié)集中，是提高工作效率和質(zhì)量的最佳選擇。長春市檔案館四集中流水線上，目錄數(shù)據(jù)錄入崗位安排業(yè)務(wù)和技工7名、檔案鑒定崗位安排5人、檔案數(shù)字化加工4人、檔案實(shí)體整理4人，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)行集中辦公和流水作業(yè)。

（三）數(shù)字化成本降低，數(shù)字化速度加快

由于采用高效的組織體系和優(yōu)化的技術(shù)路線，已有20萬件檔案走下流水線。

低成本主要體現(xiàn)在：20萬件檔案緩銷剔出占24.7%，留存檔案占75.3%；留存的75.3%檔案，全文數(shù)字化占25.6%，現(xiàn)用現(xiàn)掃占49.7%，比全部掃描節(jié)省費(fèi)用40%以上。同時(shí)，三年時(shí)間建成數(shù)據(jù)庫50個(gè)，文件級數(shù)據(jù)庫120萬條（包括20萬件全文）；專題數(shù)據(jù)庫120萬條；照片數(shù)據(jù)庫2000張；資料數(shù)據(jù)庫5000條，案卷級目錄數(shù)據(jù)庫23萬條；現(xiàn)行文件和政府公開信息1萬余件（條）。局域網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)260萬余條，20萬件全文；互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)120萬條,8萬件全文。完成這樣規(guī)模的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，全部人工費(fèi)只有58.4萬元（包括流程團(tuán)隊(duì)檔案干部的工資），經(jīng)濟(jì)成本很低，時(shí)間成本很少。

高效率主要體現(xiàn)在：價(jià)值鑒定、開放鑒定、數(shù)字化篩選、原件掃描、實(shí)體整理同步完成，比各項(xiàng)分步做效率高數(shù)倍，同時(shí)有現(xiàn)用現(xiàn)掃的方法配套，投入少量設(shè)備，相當(dāng)于將20萬件（200萬頁）檔案全部掃描的效果。

（四）利用方式變革，社會效益顯著

為充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，長春市檔案館采取了直接與間接相結(jié)合的方法提供利用。

1、直接提供利用：對數(shù)字化檔案全文，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員利用網(wǎng)絡(luò)檢索后直接打印，為用戶提供數(shù)字化檔案打印件。在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案全文下載、打印服務(wù)。并通過CA認(rèn)證、電子簽名等安全技術(shù)，對特定的用戶直接提供加蓋電子簽章的數(shù)字化檔案打印件，已有案例。

2．間接提供利用：對目錄數(shù)字化檔案，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員機(jī)檢到檔案后通知檔案庫管人員，檔案庫管人員調(diào)出原件全文掃描后，通過網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)直接傳輸打印件，由接待人員提供給用戶。

目前，長春市檔案館基本實(shí)現(xiàn)了三個(gè)替代：網(wǎng)絡(luò)檢索替代手工目錄檢索，查看數(shù)字化檔案替代查看紙質(zhì)檔案，網(wǎng)絡(luò)打印替代手工復(fù)印。

高效益體現(xiàn)在：檔案全文數(shù)字化占館藏檔案的10%，提供數(shù)字化檔案占利用率的70%。為上萬人提供了檔案證明，公眾成為檔案數(shù)字化的最大受益者。檔案數(shù)字化成果得到社會公眾，上級檔案和信息化部門，當(dāng)?shù)攸h委、政府，國內(nèi)外同行的普遍贊譽(yù)，數(shù)以百計(jì)的留言、錦旗、感謝信、獎勵證書、媒體報(bào)道就是最好的證明。

檔案數(shù)字化解決方案

檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。 公司裝備多種掃描設(shè)備：高速掃描儀、零邊距掃描儀、寬幅掃描儀、書刊掃描儀，可處理各類紙質(zhì)文檔。可根據(jù)不同文檔的材質(zhì)、幅面大小及內(nèi)容，提供不同的電子化掃描及索引（著錄）解決方案，并可根據(jù)客戶需求量身制定掃描加工方案。

經(jīng)驗(yàn)豐富的實(shí)施生產(chǎn)隊(duì)伍

自2002年開展數(shù)字化掃描加工業(yè)務(wù)以來，掌握了較全面的專業(yè)知識及積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。

成熟的管理機(jī)制、有效的管理控制手段。

嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁|(zhì)量控制手段，可實(shí)現(xiàn)掃描加工過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和自動化的量化記錄，可確保掃描加工的影像、索引的正確性。

嚴(yán)格的客戶財(cái)產(chǎn)保全制度及控制手段�？纱_�？蛻粑臋n資料、數(shù)據(jù)在掃描加工服務(wù)中的安全性、保密性。

先進(jìn)、靈活的掃描加工生產(chǎn)系統(tǒng)

公司自主研發(fā)的掃描加工生產(chǎn)軟件系統(tǒng)，基于工作流的任務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)流水線式的生產(chǎn)模式，可根據(jù)客戶的需求靈活的配置、調(diào)整，以適應(yīng)不同客戶、不同類型文檔的加工任務(wù)。 包括：文件、檔案、文獻(xiàn)、資料、報(bào)紙、書刊、雜志、合釘本、匯編 掃描模式：黑白二值、灰度、彩色 掃描分辨率：150DPI～2400 DPI 保存格式：TIFF、JPG、CEB、PDF等。

掃描加工生產(chǎn)軟件系統(tǒng)針對文件、檔案管理工作的特點(diǎn)，通過集合圖像處理、OCR等多項(xiàng)自動化智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)處理掃描圖像自動糾偏、除黑邊、去污等處理，實(shí)現(xiàn)掃描文件自動命名與裝訂，生成多頁TIF文件，通過OCR識別技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件元數(shù)據(jù)半自動獲取，在大幅度提高掃描加工的工作效率的同時(shí)，可以完成電子文件元數(shù)據(jù)的獲取工作，并在保證掃描圖像文件質(zhì)量前提下，以最低的容量存儲文件。 主要功能介紹

①自動掃描與目錄圖象屬性加工設(shè)置；

②自動傾斜校正/去黑邊/去白頁/加粗/A3切割為A4； ③前置處理設(shè)置：去斑、亮度/對比度、顏色通道設(shè)置； ④自動文件命名；

⑤自動裝訂（將多個(gè)單頁TIF文件合并為1個(gè)多頁TIF文件）,支持固定頁分割、白頁分割、標(biāo)志按鈕分割；

⑥自動JPG輸出質(zhì)量設(shè)置；

⑦自動掃描頁計(jì)數(shù)（見主界面掃描計(jì)數(shù)器），目錄中文件與頁數(shù)自動統(tǒng)計(jì)。

根據(jù)各檔案館（室）在處理歷史檔案問題的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我公司圖像處理技術(shù)上的優(yōu)勢，特提出了檔案數(shù)字化制作流程及相應(yīng)的技術(shù)參考。

1、檔案分類整理

檔案分類整理是指將案卷按掃描要求進(jìn)行分解整理，包括原件的拆卷、起釘、粘貼頁撕開。并按掃描后的電子文件組織形成進(jìn)行分類，以便掃描時(shí)的批次處理。

2、檔案交接

分類整理后的檔案按時(shí)間先后或其他分類項(xiàng)順序提出，并按實(shí)際卷（頁）數(shù)填寫詳細(xì)的檔案交接清單，并由雙方管理人員簽字。

3、標(biāo)引著錄

標(biāo)引著錄為了方便查閱與管理，打印制作檔案目錄及檔案封面，對文字錄入的準(zhǔn)確性要求較高，但著錄的文本域并不是完全統(tǒng)一的在某一頁面上，一些文本域要在多個(gè)文件中選擇，所以錄入時(shí)需要相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，制作相應(yīng)的《文字錄入工作說明書》，確保文本域錄入的準(zhǔn)確率。

4、檔案的掃描

原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。掃描圖像使用先進(jìn)的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對系統(tǒng)進(jìn)行定義，如傾斜校正、去污等批處理功能。在由系統(tǒng)自動處理功能的同時(shí)，掃描人員根據(jù)原件的實(shí)際情況做相應(yīng)的調(diào)整，如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時(shí)可根據(jù)不同原件的情況，調(diào)整圖像的分辨率、明暗度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無損。圖像的分辨率正常情況下為150dpi ，如遇字間距和行間距過密、原件本身是復(fù)印件等字跡不清楚的情況，可適當(dāng)增加掃描的分辨率，但要保證圖像清晰的同時(shí)，又不影響遠(yuǎn)程查詢和瀏覽的速度。

5、圖像處理

檔案數(shù)字化制作模塊中的圖像處理采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保圖像質(zhì)量的完美。通過對圖像進(jìn)行校對，確保圖像順序正確，在校對時(shí)，發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時(shí)返回前一工序進(jìn)行改正。

1）污漬、黑白、偏斜處理 2）全文字面的掃描密度 3）粘帖頁與表格 4）插頁

5）照片頁的處理

6）存儲格式與面頁空間 分辨率：100－300dpi 圖像格式：TIF、JPG、PDF、CEB 儲存空間：A4，黑白二值，40-50KB/頁

6、質(zhì)量檢驗(yàn)

對掃描處理完成后的圖像頁進(jìn)行檢驗(yàn)，對檔案拆分、掃描、修正、去污、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配等質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)。對文本域錄入與文本錄入域的標(biāo)引、文件的頁號及頁數(shù)進(jìn)行對比，對掃描前圖像頁的標(biāo)引與掃描后的圖像頁的編號與頁數(shù)進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。

7、掛接

文本域錄入和掃描處理檢驗(yàn)后的圖像成品，由系統(tǒng)自動進(jìn)行文字圖像與系統(tǒng)的匹配掛接。掛接到檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中后，進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收。

8、案卷整理

檔案整理工作嚴(yán)格按照國家檔案局規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本單位實(shí)際情況進(jìn)行有序的整理，安排專人負(fù)責(zé)案卷合并與整理。

9、入庫交接

裝訂還原后的檔案按時(shí)間先后或其他分類項(xiàng)順序入庫，并按實(shí)際卷（頁）數(shù)填寫詳細(xì)的檔案交接清單，并由雙方管理人員簽字。

檔案資料是歷史的見證、社會的財(cái)富，無論在國內(nèi)還是國外都對其價(jià)值與重要性給予了高度的重視。但是，由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，保管時(shí)易損壞，如紙張易黃、易粘、易脆，而且查閱、利用非常不便；雖然目前有部分單位使用計(jì)算機(jī)管理，但其多數(shù)是基于目錄級的管理，文檔資料本身仍以紙張形式存在，其管理、查詢與利用仍需要在庫房中進(jìn)行，因此并沒有解決傳統(tǒng)純粹紙張化文檔資料管理所固有的成本高、效率低、原件容易損毀等問題。

如何安全、有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求？建立一套完整的、自動化的、擴(kuò)展性強(qiáng)的文檔信息管理系統(tǒng)已勢在必行。

一、目前現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫中分類信息復(fù)雜，需靠手工查詢紙張?jiān)�件，響�?yīng)速度慢。

2.由于檔案量巨大，當(dāng)需要查詢檔案時(shí)，需花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)甚至一天的時(shí)間在檔案室查找。耗時(shí)、耗力。

3.由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投

入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。

4.由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。

5.在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文

檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。

二、解決方案

高速文檔掃描儀：富士通掃描儀 E-DOCscan 文檔自動掃描軟件

MaxAttach NAS 4000存儲器

服務(wù)器：自選

數(shù)據(jù)庫：SQL或Oracle 大型數(shù)據(jù)庫軟件

軟件：數(shù)字化檔案管理軟件

操作系統(tǒng)： 服務(wù)器端 Windows2000Server＋I(xiàn)IS5.0 以上

客戶端 Windows9X＋I(xiàn)E5.0 以上

其它設(shè)備：打印機(jī)、條碼打印機(jī)等

檔案數(shù)字化方案制定與實(shí)施

長春市檔案局 梁 偉 李學(xué)廣

館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的問題，許多地方檔案館進(jìn)行了實(shí)踐，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，對全國檔案數(shù)字化建設(shè)起到了推動作用。但是，總結(jié)以前我國檔案數(shù)字化建設(shè)的不足和失誤，往往不是信息技術(shù)支持不夠，而是絕大多數(shù)都知道搞數(shù)字化，但檔案數(shù)字化目的是利用的主題不突出，忽略檔案開放鑒定與數(shù)字化檔案利用的邏輯關(guān)系，對先剔除無用檔案后開展數(shù)字化的思路不明確，沒很好研究檔案數(shù)字化的整體效果就大張旗鼓地做起來了。進(jìn)而出現(xiàn)數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)不對應(yīng)、找不著或不好用等問題不少，檔案數(shù)字化的量雖多，但能上網(wǎng)利用或者說能上互聯(lián)網(wǎng)利用的很少，數(shù)字化返工的現(xiàn)象比較突出,使有限的資金投入并沒有體現(xiàn)在數(shù)字化檔案的利用效益上，這一點(diǎn)已引起檔案系統(tǒng)管理和技術(shù)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，許多實(shí)踐工作者已開始進(jìn)行有益的探索。

面對網(wǎng)絡(luò)時(shí)代公眾迫切需要遠(yuǎn)程、公開、快捷的檔案信息，面對館藏浩瀚如海的案卷，面對當(dāng)前我國檔案數(shù)字化需要解決的一系列問題，長春市檔案館與中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院共同承擔(dān)了國家檔案局科技項(xiàng)目《檔案數(shù)字化方案研究》。該項(xiàng)目經(jīng)過課題研究人員的共同努力，已取得初步研究成果。通過課題研究，對檔案數(shù)字化方案的研究提出了一些觀點(diǎn)和看法，大家交流和討論。

一、確定檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則

檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)館藏檔案原件完好，保證數(shù)字化檔案真實(shí)準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

檔案數(shù)字化原則是：遵循重要檔案數(shù)字化的價(jià)值性原則、常用檔案數(shù)字化的實(shí)用性原則、開放檔案數(shù)字化的開放性原則、褪跡檔案數(shù)字化的搶救性原則，解密檔案數(shù)字化的及時(shí)性原則，目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時(shí)效性原則，檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。

二、明確檔案數(shù)字化策略

（一）需求導(dǎo)向,急用先上策略

1．需求導(dǎo)向策略

社會需求對檔案利用的影響應(yīng)該是檔案工作者特別關(guān)注的問題。我們用統(tǒng)計(jì)數(shù)字加以分析。

（1）隨著編史修志工作納入各地工作規(guī)劃，1986年全國�。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的69%。隨著編史修志階段性高潮過去，2003年全國�。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的28%。下降41個(gè)百分點(diǎn)。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計(jì)年) （2）隨著社會保障制度的建立和國有企業(yè)改革的深入，長春市檔案館查閱工人調(diào)配檔案卷數(shù)占利用總卷數(shù)的百分比，由2002年的1%增加到2004年的占利用總卷數(shù)的68%。(此數(shù)據(jù)來自長春市檔案館利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫) 由此看出，國家、地方新政策的出臺和工作部署對檔案利用的影響程度。從宏觀上講，檔案利用已實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)轉(zhuǎn)變，服務(wù)重點(diǎn)由政治領(lǐng)域轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)領(lǐng)域，服務(wù)對象由機(jī)關(guān)干部擴(kuò)展到公眾百姓，特別是為百姓提供憑證案例急劇上升。用動態(tài)觀念研究當(dāng)前與長遠(yuǎn)社會對檔案的需求，并指導(dǎo)檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程實(shí)踐應(yīng)該是檔案部門的必然選擇。

2.急用先上策略

地方檔案館館藏檔案數(shù)量眾多。但并不是所有檔案都在現(xiàn)實(shí)中利用，有相當(dāng)大一部分多年不用。2004年全國�。▍^(qū)、市）綜合檔案館檔案平均利用率僅為1.6%。雖然檔案館眾多全宗中當(dāng)?shù)攸h委、政府全宗利用率高是一般規(guī)律，但其他全宗利用情況往往和政策、時(shí)間的變化而變化，影響更大。所以，各級地方檔案館按照近期利用統(tǒng)計(jì)情況和發(fā)展趨勢確定數(shù)字化的先后順序是科學(xué)的選擇，利用優(yōu)化理論進(jìn)行檔案數(shù)字化篩選，快速反應(yīng),突擊完成急用檔案數(shù)字化任務(wù)，能夠達(dá)到更好地發(fā)揮檔案作用的目的,實(shí)現(xiàn)即時(shí)投入使用的預(yù)期。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)) (二)本級為主,分步實(shí)施策略

（1）本級為主策略

根據(jù)檔案館職能分工和檔案來源原則,各級地方檔案館永久檔案絕大多數(shù)是本級機(jī)關(guān)形成的，一般都占50%以上，這部分檔案自然是當(dāng)?shù)貦n案館數(shù)字化的重點(diǎn)。同時(shí)，地方檔案館都保管著大量的上級檔案文件，館際之間上級檔案文件重復(fù)是必要的，這些紙質(zhì)文件來源一般都是上級機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的。進(jìn)入信息時(shí)代，地方檔案館都面臨著保管的上級檔案文件全文數(shù)字化問題，特別是上級檔案文件的開放鑒定審查問題，與其各地分頭審查上級檔案文件開放和進(jìn)行數(shù)字化，不如國家檔案局著手進(jìn)行檔案全文數(shù)字化和開放鑒定分工、協(xié)作，向館際共建、共享已有鑒定和數(shù)字化成果的方向發(fā)展。地方檔案館堅(jiān)持本級為主的原則，根據(jù)需要和可能適時(shí)、適量地進(jìn)行利用頻繁政策性上級檔案文件的全文數(shù)字化，以滿足當(dāng)前工作的急需，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動。

（2）分步實(shí)施策略

館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且檔案室進(jìn)館范圍檔案陸續(xù)進(jìn)館，進(jìn)館范圍檔案實(shí)施檔案數(shù)字化館室共建、共贏、共享的策略非常重要。在具體實(shí)施過程中，文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是最基礎(chǔ)性的工作，是第一位需要建全的，但并一定是文件級目錄數(shù)據(jù)庫建成后再建其它數(shù)據(jù)庫。專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)是根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要而適時(shí)建立。全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)是滿足信息檢索需要而必須加快建設(shè)的數(shù)據(jù)庫。

(三)剔除無用，避免浪費(fèi)策略

1.剔除無用策略

地方檔案館館藏現(xiàn)行檔案主要來自于機(jī)關(guān)各個(gè)立檔單位，其檔案文件進(jìn)館的決定權(quán)掌握在立檔單位文檔人員手里，加之國家檔案保管期限表幾經(jīng)修改和許多條款至今還比較籠統(tǒng)，所以，不該歸檔的、不該進(jìn)館的、文件重復(fù)的檔案進(jìn)館頗多。特別是建國超過50年以后，半數(shù)左右長期保管的檔案逐年超過保管期的最上限，這些檔案實(shí)際上絕大多數(shù)已失去保存和利用的價(jià)值，但它們?nèi)哉紦?jù)著檔案管理的各種資源。

2.避免浪費(fèi)策略

面對數(shù)字化方法的選擇，剔除無用，避免浪費(fèi)應(yīng)該是一種長久策略，把大量失去保存價(jià)值的檔案先剔除，避免把無用檔案數(shù)字化，再造數(shù)字化垃圾。

三、優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線

檔案數(shù)字化建設(shè)周期長，信息技術(shù)又處在快速發(fā)展之中，各個(gè)檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)和條件不同。從本館實(shí)際出發(fā)，優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線特別重要。

（一）計(jì)算機(jī)新技術(shù)與檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合

信息技術(shù)的發(fā)展給檔案數(shù)字化效率和質(zhì)量的提高帶來深刻的影響，本著技術(shù)為需求服務(wù)的理念，無論是利用哪一種檔案管理系統(tǒng)，都要適應(yīng)檔案數(shù)字化流程重組和再造需要,適時(shí)進(jìn)行軟件升級,通過軟件升級固化技術(shù)與流程重組與創(chuàng)新，使檔案數(shù)字化的效果更好。同時(shí)，設(shè)計(jì)符合國家標(biāo)準(zhǔn)與適應(yīng)自身需要的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，使檔案數(shù)字化的過程優(yōu)化，數(shù)字化檔案的利用快捷。

（二）檔案鑒定與數(shù)字化同步

鑒定與數(shù)字化同步的目的是加快數(shù)字化檔案信息的利用。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下同步進(jìn)行檔案鑒定與數(shù)字化工作是發(fā)展趨勢。這種檔案鑒定是以剔除無用檔案為前提，以鑒定檔案開放為主，按需求篩選全文數(shù)字化檔案，為適時(shí)提供數(shù)字化檔案信息服務(wù)打基礎(chǔ)的過程。

(三)檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步

數(shù)字化檔案分開放與不開放兩種。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，在確定檔案開放與不開放的同時(shí)，開放檔案即上互聯(lián)網(wǎng)。開放與不開放檔案數(shù)據(jù)在局域網(wǎng)中即時(shí)使用。

案字及理程組可

檔數(shù)化管流重不能

一次到位，它一個(gè)管理思想不斷地變化的過程，適時(shí)把新技術(shù)和新理念納入進(jìn)去是非常重要的。

四、細(xì)化檔案數(shù)字化操作方法

實(shí)踐證明，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案數(shù)字化和利用服務(wù)工程以建立流水作業(yè)線，提高工作效率和效益為最佳方式。

(一)優(yōu)化配置各種資源

檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入,特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運(yùn)行成本。地方檔案館在具備一定檔案數(shù)字化條件的基礎(chǔ)上，要按照成本效益最大化理論，根據(jù)不同的情況，進(jìn)行檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技工人員、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的合理搭配，優(yōu)化檔案數(shù)字化各種資源配置，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的投入產(chǎn)出比，構(gòu)建檔案數(shù)字化投入小產(chǎn)

是出大的新模式。

1．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程流水線資源配置案例

（二）首先建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫

滿足一般檢索和管理的需要，建好檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫。目前，絕大多數(shù)綜合檔案館，由于沒有實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級目錄機(jī)檢，查找檔案不快、不準(zhǔn)、不全的問題普遍存在。另外，檔案的統(tǒng)計(jì)單位主要是卷和延長米，而檔案的最小單位是文件的件數(shù)，以件為單位的底數(shù)不清是普遍存在的問題。所以，把文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率的同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案以件數(shù)為基本單位的管理是非常必要的。

1．高度重視文件級目錄數(shù)據(jù)錄入的前期處理。檔案館的案卷來自各個(gè)立檔單位，案卷是由文檔人員在檔案局業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)下形成的。但是，由于文檔人員變動頻繁、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)面多線長，案卷質(zhì)量難以適應(yīng)計(jì)算機(jī)精確管理的需要，加之個(gè)別文件形成時(shí)的先天不足，給文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)帶來許多麻煩。實(shí)踐證明，進(jìn)行文件級目錄錄入的前期處理，拋開原有的文件目錄，按卷內(nèi)實(shí)有文件一一錄入，把題名不反映主題、目錄與實(shí)體不符等一系列問題一并處理是非常必要的。

2．科學(xué)合理地設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)包含三方面功能為最佳。一是符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際情況，文件題名、責(zé)任者等滿足文件檢索需要的字段。二是存毀、開放、掃描等數(shù)字化加工階段利用的字段。三是數(shù)據(jù)錄入、校對、鑒定、審查等標(biāo)明責(zé)任的字段。

3．?dāng)?shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)庫的生命。建立在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，以上網(wǎng)公開利用為根本目的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，與紙質(zhì)文件目錄有本質(zhì)的區(qū)別。紙質(zhì)文件目錄有問題只有檔案館內(nèi)部少數(shù)人知道，利用者并不清楚。但是，文件級目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，特別是向社會公開的部分，對數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量要求是相當(dāng)高的，數(shù)據(jù)質(zhì)量也是當(dāng)前制約許多數(shù)據(jù)上網(wǎng)利用的瓶頸之一。

（三）適時(shí)建立專題數(shù)據(jù)庫

滿足特殊檢索需要，適時(shí)建立檔案專題數(shù)據(jù)庫。館藏檔案僅靠文件級目錄數(shù)據(jù)庫是不可能解決全部檢索問題的。隨著客觀需要的變化，對某一專題檔案有集中利用的需求是經(jīng)常發(fā)生的，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，滿足社會需求，是檔案館與時(shí)俱進(jìn)的突破口，也是充分發(fā)揮檔案作用的最佳時(shí)機(jī)。主要把握三個(gè)方面：一是根據(jù)館藏檔案內(nèi)容確定專題數(shù)據(jù)庫的總體布局。二是按需求分期建立專題數(shù)據(jù)庫。三是根據(jù)文件內(nèi)容和檢索需要分別設(shè)立不同的專題數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。

（四）優(yōu)選建立全文數(shù)據(jù)庫

滿足信息檢索的需要，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的重點(diǎn)的、利用頻繁的檔案首先實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化的要求，按照“二八”定律，即以20%的努力達(dá)到80%的效果，通過多年檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析，優(yōu)先全文數(shù)字化檔案的全宗、年代。在網(wǎng)絡(luò)中、在文件級目錄的基礎(chǔ)上同步進(jìn)行檔案存毀、開放、數(shù)字化鑒定與篩選，進(jìn)而形成與文件級目錄一一對應(yīng)的全文數(shù)據(jù)庫，并確保數(shù)字化檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確。

（五）檔案數(shù)據(jù)庫的管理

為了檔案數(shù)字化與利用同步和數(shù)據(jù)安全管理的需要，檔案數(shù)據(jù)庫分在建數(shù)據(jù)庫和成果數(shù)據(jù)庫兩大類。

1．在建數(shù)據(jù)庫的設(shè)立。在建數(shù)據(jù)庫是為了數(shù)字化加工所設(shè)立的動態(tài)庫，是數(shù)據(jù)不斷變化的數(shù)據(jù)庫。例如，設(shè)立文件級目錄數(shù)據(jù)錄入庫，它是每個(gè)錄入人員都分配給操作權(quán)限的動態(tài)庫，屬于在建數(shù)據(jù)庫。而完成的文件級目錄數(shù)據(jù)庫則是成果庫。但是，在鑒定及全文數(shù)字化加工過程中它又成為全文數(shù)字化加工在建數(shù)據(jù)庫。

2．成果數(shù)據(jù)庫的使用。成果數(shù)據(jù)庫只分配使用權(quán)限，只有特殊需要時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)才分配數(shù)據(jù)改變的操作權(quán)限。

3．?dāng)?shù)據(jù)的管理與監(jiān)督

建立技術(shù)負(fù)責(zé)人、超級管理員、數(shù)據(jù)管理員連鎖責(zé)任制，實(shí)行審批者沒有數(shù)據(jù)操作權(quán)，超級管理員只允許分配權(quán)限不允許使用數(shù)據(jù)操作權(quán)，數(shù)據(jù)管理員只有需要時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)使用數(shù)據(jù)操作權(quán)，用后即刻收回。給予單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)中層干部全部數(shù)據(jù)的查看權(quán)，每天24小時(shí)可以時(shí)時(shí)對數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，形成數(shù)據(jù)管理監(jiān)督新機(jī)制。

（六）數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程

數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程是以搞活數(shù)字化檔案利用的目的，以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺，通過建立數(shù)據(jù)安全管理制度、網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行制度和具有法律責(zé)任的網(wǎng)管、數(shù)據(jù)管理員、數(shù)字化加工人員、提供利用人員連鎖責(zé)任制，環(huán)環(huán)相扣，從措施上保證數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確。通過防火墻、CA認(rèn)證、數(shù)字水印、電子簽章、權(quán)限控制等計(jì)算機(jī)新技術(shù)，從技術(shù)上保證數(shù)據(jù)的安全，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的法律效力，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程為利用者提供快捷、準(zhǔn)確數(shù)字化檔案的目標(biāo)。

1．在局域網(wǎng)上應(yīng)用

在局域網(wǎng)內(nèi)，檔案在建和成果數(shù)據(jù)庫所有接待人員都有檢索權(quán)限，對只進(jìn)行目錄數(shù)字化的檔案實(shí)行現(xiàn)用現(xiàn)掃描全文的方法使之達(dá)到已全文數(shù)字化的檔案一樣效果，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案利用替代檔案原件利用、計(jì)算機(jī)打印件替代復(fù)印機(jī)復(fù)印件、電子簽章替代手工蓋章、接待人員和利用者不接觸檔案原件的目標(biāo)。從而起到了運(yùn)用數(shù)字檔案高效利用、保護(hù)原件的作用。并積累了利用者憑加蓋電子簽章的數(shù)字檔案打印件辦理社會保險(xiǎn)的成功案例，其數(shù)字化檔案的法律效力得到認(rèn)可，為檔案館參與電子政務(wù)開辟了新途徑。

2．在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用

利用檔案網(wǎng)站，通過CA證書等安全手段，不但實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)上傳的審批，主要是開展開放檔案遠(yuǎn)程查詢、下載、打印。特別是把CA證書發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶遠(yuǎn)程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效力的體現(xiàn),減少異地現(xiàn)場查詢的不便，使檔案館參與電子政務(wù)成為現(xiàn)實(shí)。

五、加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的行政管理

檔案數(shù)字化涉及檔案館內(nèi)部許多部門,加強(qiáng)組織管理工作顯得十分重要,“三分技術(shù)七分管理”同樣適合檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程。各個(gè)檔案館涉及檔案數(shù)字化加工和利用的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不盡相同，但應(yīng)按照效率優(yōu)先的原則，在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，把數(shù)據(jù)錄入、鑒定、數(shù)字化加工、整理、數(shù)字化檔案利用形成一個(gè)流水線，打破內(nèi)部行政分工界限是發(fā)展趨勢。無論是采取那種組織形式，優(yōu)化人員組合重新分工在所難免，各個(gè)檔案館在組織實(shí)施方面有所不同是必然的。

1．加強(qiáng)計(jì)劃管理

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程, 針對實(shí)際的調(diào)研和論證，運(yùn)用科學(xué)方法預(yù)測，制定科學(xué)配置各種資源進(jìn)行檔案數(shù)字化的總體規(guī)劃和年度專項(xiàng)計(jì)劃，通過計(jì)劃謀求管理系統(tǒng)的外部環(huán)境、內(nèi)部條件、決策目標(biāo)三者在動態(tài)上的平衡，實(shí)現(xiàn)管理決策所制定的各項(xiàng)目標(biāo)。

2．強(qiáng)化組織實(shí)施

實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜的活動過程，檔案數(shù)字化建設(shè)又是一項(xiàng)全新的工作，技術(shù)含量高，涉及到許多因素，在實(shí)施過程中會出現(xiàn)各種各樣的矛盾和困難，會遇到來自各方面的干擾，實(shí)施特別強(qiáng)調(diào)解決問題的及時(shí)性。通過創(chuàng)新行政管理與技術(shù)管理相互作用的新機(jī)制，實(shí)施有效的組織、指揮、協(xié)調(diào)、激勵工作，保證檔案數(shù)字化的計(jì)劃目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

3．增強(qiáng)管理的技術(shù)含量

檔案數(shù)字化的建設(shè)過程貴在控制，重在管理。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)字化，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開不真實(shí)、不準(zhǔn)確的檔案，將在世界范圍內(nèi)產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負(fù)責(zé),各道工序工作量的對等與匹配同樣重要，這必然要求行政、技術(shù)、質(zhì)量管理的網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)踐證明，建立數(shù)字化進(jìn)度數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫、檔案利用登記數(shù)據(jù)庫，給局館領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員分配使用權(quán)限，通過技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全程管理、適時(shí)控制，達(dá)到強(qiáng)化數(shù)字化檔案質(zhì)量保證體系的目的。 檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程是一項(xiàng)長期的任務(wù)，需要從理論上解決的問題很多，需要在實(shí)踐中探索的問題也不少，我們將繼續(xù)深化研究與實(shí)踐。

檔案數(shù)字化加工服務(wù)

提供紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工服務(wù)

所謂數(shù)字化（digitization）是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。

1、檔案數(shù)字化加工的基本原則

1） 確定數(shù)字化對象應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化加工。 2）符合國家法律法規(guī)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定。 3）價(jià)值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

2、數(shù)字化加工流程 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

3、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館（室）現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫（照片、音頻、視頻等），通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

4、數(shù)字化的意義

1）提高工作效率，降低檔案利用成本

數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會公眾（開放檔案）和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文（件）信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。 2）最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全

由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。 3）陽光政務(wù) 提升形象

庫存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，實(shí)施國家檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃的大事，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措；既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

廣州依貝盛軟件科技有限公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中心，擁有先進(jìn)的掃描加工設(shè)備和專業(yè)的掃描隊(duì)伍，面向全國用戶單位提供專業(yè)文檔影像解決方案和快速高效的加工服務(wù)。依靠在檔案資源數(shù)字化建設(shè)方面的獨(dú)特優(yōu)勢，以及在文檔數(shù)字化掃描方面積累的豐富的經(jīng)驗(yàn)，對于文檔資料的整理、掃描和提供利用等掃描加工的各個(gè)環(huán)節(jié)，均能夠提供給用戶優(yōu)質(zhì)與專業(yè)的方案和服務(wù)。

加工中心將遵照國家相關(guān)的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，按照用戶的需求，提供對紙質(zhì)文件資料的數(shù)據(jù)錄入、掃描、條目掛接、壓縮、光盤刻錄、生成查詢與瀏覽系統(tǒng)等業(yè)務(wù)。

5、服務(wù)范圍

廣州依貝盛科技檔案數(shù)字化工程事業(yè)部嚴(yán)格遵守?cái)?shù)字化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和保密規(guī)定，開展政府公文檔案、國土檔案、城建房地產(chǎn)檔案、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案、銀行金融檔案、企事人事檔案、聲像檔案等整理、掃描和數(shù)字化加工，涵蓋紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微膠片、多媒體聲像檔案等形式，為各級各類政府機(jī)關(guān)、檔案館、城建、學(xué)校、醫(yī)院、法院、金融、保險(xiǎn)、物流等單位提供高品質(zhì)的檔案數(shù)字化服務(wù)。

6、檔案數(shù)字化工程示意圖

淺論房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理——德陽市房地產(chǎn)管理處

淺論房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理

德陽市房地產(chǎn)管理處

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)檔案的組成部分。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)正在深入到房地產(chǎn)檔案管理之中，檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)手段正在發(fā)生變化，逐漸向采用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)手段過渡。通過網(wǎng)絡(luò)為支撐的計(jì)算機(jī)技術(shù)，極大地促進(jìn)了房地產(chǎn)檔案管理模式的重大改變，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化。檔案數(shù)字化，其手段就是對檔案實(shí)現(xiàn)全文存儲，它在檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進(jìn)行管理，把全文信息、圖像信息及其例覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索人口，從而實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索，具有查詢速度快、保存期限長、內(nèi)容全面完整，檔案利用不受時(shí)間、地點(diǎn)限制的優(yōu)點(diǎn)

數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的建立是對登記發(fā)證所產(chǎn)生的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息庫的重要完善，登記發(fā)證所產(chǎn)生的信息只是數(shù)字化權(quán)屬檔案庫的檢索條目，即電子目錄，通過該檢索條目，可以不接觸檔案而查閱各種原始資料，全面了解房屋的產(chǎn)權(quán)狀況。

一、建立數(shù)字化權(quán)屬檔案的條件已成熟

目前，國內(nèi)幾乎所有城市的房管部門都已采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行登記發(fā)證，并采用局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)對登記信息進(jìn)行管理，但真正全面實(shí)現(xiàn)了權(quán)屬檔案數(shù)字化的地方并不多，其原因除實(shí)現(xiàn)權(quán)屬檔案數(shù)字化還沒有一套完整的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范外，很重要的一點(diǎn)在于受當(dāng)時(shí)技術(shù)條件的限制，例如沒有成熟的大容量存儲技術(shù)、高速掃描技術(shù)、模糊識別技術(shù)等。隨著科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的條件已逐步成熟。換成以磁盤、光盤或磁帶為載體的檔案，首先要進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描和數(shù)字照相是最常用的技術(shù)。高速掃描技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)每分鐘上千頁的雙面掃描，是以前每分鐘只能掃描幾頁的單面掃描技術(shù)無法比擬的。數(shù)碼相機(jī)雖也可以實(shí)現(xiàn)檔案快速成像，但對操作人員的技術(shù)要求較高，且不易實(shí)現(xiàn)程序控制。因此，高速掃描儀的出現(xiàn)，為檔案數(shù)字化提供了最現(xiàn)實(shí)的手段。

圖像處理技術(shù)，要保證數(shù)字化檔案圖像清晰、又不能占用過多的存儲空間，以提高在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中的傳輸效率，必須對掃描圖像進(jìn)行分析，在不影響效果的前提下自動采用更高效的存儲、壓縮格式，還要實(shí)現(xiàn)對圖像的自動識別分類，提高建庫效率；對要求全文存儲。全文檢索的檔案資料，在掃描建庫時(shí)，還需用到漢字識別技術(shù)。

數(shù)字化檔案必須有大容量、高效率的存儲介質(zhì)，以前，由于技術(shù)的限制，硬盤存儲容量小、成本高，因而普遍采用容量大、成本低的光盤庫作為介質(zhì)。近年來，硬盤技術(shù)飛速發(fā)展，容量、可靠性均大幅提高，而成本卻下降了許多。目前，專用存儲克服了光盤庫檢索速度慢、機(jī)械故障高的缺點(diǎn)。

另外，通過十多年的信息化建設(shè)，各地房管部門都培養(yǎng)了一批信息技術(shù)方面的專業(yè)人才，工作人員的計(jì)算機(jī)使用技能也大幅提高，各級領(lǐng)導(dǎo)也對本單位信息化建設(shè)前所未有地重視，把它作為提高管理服務(wù)水平和效率的重要手段，投入了大量人力、物力進(jìn)行建設(shè)。

二、房地產(chǎn)數(shù)字化權(quán)屬檔案的內(nèi)容

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描（數(shù)碼攝像）、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運(yùn)用分級存儲管理技術(shù)將圖片、聲音、錄像等文件和索引字段存儲于磁盤、光盤、磁帶等大容量的存儲介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。

數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1、目錄管理

目錄管理是指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)對歸檔的房地產(chǎn)權(quán)屬文件材料進(jìn)行分類編目，劃分密級，編制檢索工具的工作。由于采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行登記發(fā)證，各地房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的目錄管理已基本實(shí)現(xiàn)了從簿式目錄、卡片式目錄向電子目錄的轉(zhuǎn)變，產(chǎn)權(quán)登記中的房屋所有權(quán)人、丘（地）號、房屋坐落（街道名稱、幢號、房號）、房屋平面圖號，他項(xiàng)權(quán)登記中的權(quán)利人，公、檢、法查封登記中的被執(zhí)行人、查封凍結(jié)標(biāo)的地址，合同備案登記的合同號、買受人、房屋坐落等條目均可自動生成電子目錄，作為查詢檢索條件，只要定義好電子目錄與圖象庫的數(shù)據(jù)庫記錄的連接條件，即可根據(jù)要求檢索到要求的資料。數(shù)字化檔案對目錄管理有特殊的要求：

首先，要提供強(qiáng)大的系統(tǒng)編目功能，工作人員可以根據(jù)應(yīng)用需要生成檔案目錄表，查詢某一件（宗）產(chǎn)權(quán)登記的資料，或查詢某一種類型檔案資料，通過編目，可以簡單快速查閱。其次，要便于系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置，在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中，電子目錄是檢索查閱檔案資料的唯一人口，根據(jù)服務(wù)對象的類型，電子目錄應(yīng)能判斷是否允許用戶進(jìn)入。另外，還要便于檔案統(tǒng)計(jì)，檔案統(tǒng)計(jì)是對所有檔案的不同類別的詳細(xì)情況做出報(bào)表。所有這些都有利于檔案管理人員對檔案管理做出及時(shí)有效的決策。

2、檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化過程即指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、整理和歸檔。根據(jù)《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》，屬于建檔范圍內(nèi)的文件材料主要有三類：第一類是房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等有關(guān)的證明和文件；第二類是房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖：房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等；第三類是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括房產(chǎn)登記申請書、收件收據(jù)存根。權(quán)屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房屋面積計(jì)算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請表。房地產(chǎn)稅費(fèi)收據(jù)存根等。這些文件材料頁面大小、紙張厚薄、紙質(zhì)均木一致，掃描建檔中應(yīng)有人工輔助過程，輔助工作融合到實(shí)物檔案的人工整理歸檔的過程中；對于超大頁面，可以采用工程掃描儀掃描，或低成本的數(shù)字照相方式；分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)制圖的，可以直接轉(zhuǎn)換為位圖格式存儲。如直接存儲矢量圖，查閱時(shí)還需要安裝專門的工具軟件，不利于檔案的方便利用，并且歸檔后的資料已不能修改，保留矢量圖已無必要。檔案掃描過程與目錄管理實(shí)現(xiàn)無縫連接，省去為文件取名、建立對應(yīng)關(guān)系等多余步驟，提高建檔效率。提高建檔效率在檔案數(shù)量龐大的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理部門具有特別重大的意義，即使每頁的掃描建檔時(shí)間只節(jié)約幾秒，最終對整個(gè)工作進(jìn)度的影響可能是幾個(gè)月，甚至上年。掃描圖像的存儲有兩種方式：文件方式和數(shù)據(jù)庫方式，文件方式雖然簡單易于實(shí)現(xiàn)，但在檢索效率和安全性方面都得不到保障，只適合于速度、安全性要求不高的小型檔案庫。即使采用數(shù)據(jù)庫方式，當(dāng)檔案數(shù)量大時(shí)，如幾十萬卷檔案的記錄數(shù)就有幾百萬，方案設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)注意選擇高性能、大容量的存儲系統(tǒng)。

3、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)化（包括局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)）應(yīng)用是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的利用的主要形式，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，才能真正體現(xiàn)檔案數(shù)字化的各種優(yōu)勢，及時(shí)為房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房地產(chǎn)交易、房地產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)等各項(xiàng)工作提供服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化解決了以前利用檔案的種種不便，可以使檔案利用不受時(shí)間和空間的限制，多人同時(shí)查詢檔案，不發(fā)生沖突。這些功能的實(shí)現(xiàn)，讓使用單位提高工作效率，提高檔案信息的共享程度，優(yōu)化社會資源的配置。

三、數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的原則

數(shù)字化檔案作為檔案的一種基本形式既有檔案的基本特征，具有普通檔案不具備的特點(diǎn)，如信息的非人工識別性、對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等，因此，數(shù)字化檔案的管理有其特殊原則。

l、全程管理是數(shù)字化權(quán)屬檔案管理的基礎(chǔ)

全程管理是指必須建立一個(gè)完整的管理體系，對數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理，這是基于信息技術(shù)而建立的數(shù)字化檔案管理理念，包括檔案管理的規(guī)則、方法、質(zhì)量要求，以及檔案從收集、整理、歸檔、利用各階段活動統(tǒng)籌兼顧，以實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)（軟、硬件及信息）資源的最大共享和最大效益。

2、真實(shí)性、完整性是數(shù)字化權(quán)屬檔案的根本

真實(shí)性是指數(shù)字化檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)在經(jīng)過建立、利用后保持不變，與原始狀態(tài)一樣，完整性要求記錄房地產(chǎn)權(quán)屬登記活動的檔案內(nèi)容要件齊全，內(nèi)容。結(jié)構(gòu)及背景信息沒有缺損。真實(shí)性、完整性既是一種觀念，又是這種觀念通過技術(shù)手段在管理中的體現(xiàn)，需要分別制定真實(shí)性、完整性的標(biāo)準(zhǔn)。

3、可讀性是數(shù)字化權(quán)屬檔案存在的意義

可讀性指檔案經(jīng)過存儲、傳統(tǒng)、壓縮。加密等處理后仍然能夠以可識讀、可理解的方式輸出，并保持真實(shí)性。如不能保證檔案的準(zhǔn)確檢索查閱利用，數(shù)字化檔案也就失去了存在的價(jià)值。保障檔案的可讀性措施應(yīng)貫穿于全部管理工作的始終，要統(tǒng)一數(shù)字檔案的存儲格式、軟件環(huán)境，準(zhǔn)確保存加密文件的加密、解密方式。

4、安全性是實(shí)施數(shù)字化權(quán)屬檔案的保障

安全性指的是系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為破壞的能力，也指防止房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的散失、泄密。安全性保障應(yīng)從制度著眼，技術(shù)手段著手，健全安全保密制度，合理設(shè)置用戶權(quán)限，堅(jiān)持定期數(shù)據(jù)備份。

四、對房產(chǎn)管理部門建立數(shù)字化權(quán)屬檔案的建議

權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理是房地產(chǎn)管理現(xiàn)代化的重要組成，當(dāng)前正處于起步階段，針對有關(guān)實(shí)際情況提出幾點(diǎn)建議：

l、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案局已就電子文件檔案制定了標(biāo)準(zhǔn)，為全國性電子文件管理提供了普通規(guī)范。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特性決定了其管理的獨(dú)特性，當(dāng)前已經(jīng)建立了權(quán)屬數(shù)字化檔案的地方由于各種原因，沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，有的在建設(shè)過程中還走了不少彎路，使用效果也不甚理想，因此，當(dāng)務(wù)之急是建立一套適合于房地產(chǎn)管理的數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范和指導(dǎo)各地的權(quán)屬檔案現(xiàn)代化工作。

2、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它不可能一蹴而就，必須在總體規(guī)劃的指導(dǎo)下，分階段有步驟地實(shí)施。數(shù)字化過程必須充分考慮到房地產(chǎn)檔案管理部門歷史上形成的數(shù)量龐大的存量檔案，以及每年數(shù)量急增的新增檔案，分別規(guī)劃設(shè)計(jì)合理的建檔流程。對存量檔案，可以考慮將利用率高、當(dāng)前有效的權(quán)屬登記資料先行建檔，以保證數(shù)字化檔案庫能在較短的時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生利用價(jià)值；新增檔案的數(shù)字化過程最關(guān)鍵的是不能影響日常正常的登記發(fā)證工作，建檔工作可安排在發(fā)證后，實(shí)物歸檔前進(jìn)行。

3、培養(yǎng)一批既懂房地產(chǎn)業(yè)務(wù)，又精通數(shù)字化檔案管理的人才。數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)跨學(xué)科、實(shí)踐性較強(qiáng)的工作，這種復(fù)合性人才是當(dāng)前檔案管理中迫切需要的，培養(yǎng)這種人才應(yīng)當(dāng)引起重視。

第3篇：檔案數(shù)字化建設(shè)方案

檔案數(shù)字化建設(shè)方案

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，檔案做為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神建設(shè)服務(wù)。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)、提高管理水平、提高效率、增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)水平、為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR文字識別、數(shù)字校對、數(shù)字質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫等環(huán)節(jié)。

業(yè)務(wù)流程

紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》 1.制訂批次計(jì)劃

為在數(shù)字化處理過程中對紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效管理以及對數(shù)字化處理進(jìn)行有效控制，需對館藏檔案的數(shù)字化處理分批次進(jìn)行。 2.檔案出庫交接

根據(jù)檔案數(shù)字化加工批次計(jì)劃進(jìn)行出庫，對出庫的檔案進(jìn)行完整性檢查。

對通過完整性檢查的檔案，進(jìn)行數(shù)量確認(rèn)，并詳細(xì)登記《資料出庫單》。

確保資料的交接過程中的數(shù)量正確性，完整性； 3.目錄著作

按照文件數(shù)據(jù)庫目錄結(jié)構(gòu)與目錄著錄要求以及《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范需要目錄補(bǔ)錄的檔案目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求等，規(guī)范案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等。 4.檔案整理

對出庫待加工的檔案進(jìn)行掃描前處理，使之成為能夠進(jìn)行掃描的形態(tài)。 拆除裝訂

影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。 資料及檔案內(nèi)的成冊資料嚴(yán)禁拆除。 區(qū)分掃描件和非掃描件

區(qū)分同一案卷（卷、件）中的掃描件和非掃描件。 頁面修整

對破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，先期進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件進(jìn)行相應(yīng)技術(shù)處理（壓平和燙平等）后再進(jìn)行掃描。確保較薄紙張（如信紙、便箋紙）、破損紙張、底灰較深（如草漿紙、油印紙）、字跡較淺（如鉛筆字跡）等紙張的狀況較較差的檔案掃描圖像清晰。 檔案整理登記

詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起止頁號和頁數(shù)等情況。 裝訂

掃描完成后，檔案按原檔案保管單位要求進(jìn)行重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變、案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。 5.檔案掃描

黑白掃描采用（300dpi）TIFF格式，彩色掃描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩為準(zhǔn)（600dpi）TIFF格式掃描。 保證掃描圖像效果原原件吻合。

大幅面檔案采用大幅面工程掃描儀或小幅面掃描后進(jìn)行圖像拼接處理。

需要進(jìn)行OCR文字識別的檔案，掃描分辨率≥300dpi。 對資料等成冊材料不宜拆卷的，采用不拆卷掃描儀掃描。 核對每件文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實(shí)際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致。

圖片命名時(shí)一定要正確，不能出現(xiàn)圖片顛倒、錯(cuò)亂等現(xiàn)象。 掃描時(shí)保證檔案原件不被損壞。 6.圖像處理 糾偏

偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理，傾斜不超過3度，方向不正確的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。 去污

圖像頁面中影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等進(jìn)行去污處理。 圖像拼接

大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的完整性。 栽邊處理

去除多余的白邊，縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。 深淺度調(diào)整

圖像深淺度不一致時(shí)進(jìn)行修復(fù)，保證圖像的深淺度一致。 7.OCR識別

運(yùn)用先進(jìn)的OCR識別軟件，對掃描的圖像進(jìn)行文字識別

8.圖像存儲

采用TIFF、JPG格式存儲，存儲時(shí)選擇的壓縮率在保證掃描的圖像清晰可讀的確前提下，盡量減小存儲容易為準(zhǔn)則。

供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，存儲為PDF文件格式，進(jìn)行過文字識別的，形成文件文字層。

紙質(zhì)檔案目錄數(shù)字庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件名。 多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)�圖像文件命名。 9.數(shù)據(jù)質(zhì)檢

關(guān)鍵項(xiàng)檢驗(yàn)和整理數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢。

抽檢工作由專為進(jìn)行操作，操作結(jié)果進(jìn)行記錄。 數(shù)據(jù)采用全檢方式，合格率要求達(dá)到95%以后確保質(zhì)量。 10.數(shù)據(jù)掛接

運(yùn)用批量掛接與單張掛接的方式，將目錄庫與圖像庫一一對應(yīng)起來，并生成索引文件。

匯總掛接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器終端匯總，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲為一份圖像文件，通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像文件的批量掛接。 11.數(shù)據(jù)自檢

建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測體系，對加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行自檢，自檢必須達(dá)到《檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》的，才能遞交進(jìn)行驗(yàn)收。 12.數(shù)據(jù)驗(yàn)收 目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

數(shù)據(jù)校對員進(jìn)校對過程不接觸任務(wù)紙質(zhì)檔案，根據(jù)掃描的圖像結(jié)果來進(jìn)行校對。

首批數(shù)據(jù)采用全檢方式

以后批次采用抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件、數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。 根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行檢查。

檔案實(shí)體驗(yàn)收必須逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進(jìn)行檢查。 13.數(shù)據(jù)備份

經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行備份。

同一份文件，不跨二片DVD片號

光盤表面標(biāo)示光盤片編號并注明光盤目錄索引信息

光盤片刻錄完成后，與影像系統(tǒng)檔案進(jìn)行比對一次，確保檔案資料無遺漏及正確性。 14.成果管理

加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的成果管理，確保安全、完整和長期可用。 15.檔案入庫

重新整理后的檔案按照順序返還，對檔案的完整性進(jìn)行檢查。拆除過裝訂物的檔案按原檔案保管單位重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變。

以上就是小編為大家整理有關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施方案，檔案數(shù)字化管理方案的相關(guān)內(nèi)容，如果您想要了解更多信息，可持續(xù)關(guān)注我們。

【檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施方案 檔案數(shù)字化管理方案】相關(guān)推薦文章:

數(shù)字化教學(xué)資源的管理與應(yīng)用心得體會

檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)心得體會2023 檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)心得體會范文三篇

關(guān)于檔案話百年征文怎么寫 有關(guān)2023年檔案話百年征文