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上行文寫作方法

淺談上行文的寫作方法

摘要主要闡述了上報(bào)告、請(qǐng)示的寫作原則、寫作方法、注意事項(xiàng)及企業(yè)上報(bào)的上行文存在的主要問題。

關(guān)鍵詞上行文請(qǐng)示報(bào)告寫作

上行公文是指下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，包括下級(jí)業(yè)務(wù)部門向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的行文。文種主要有：報(bào)告、請(qǐng)示。

一、上行文的行文規(guī)則

一不得越級(jí)行文。

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》國發(fā)[2000]23號(hào)第九條九請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。第二十一條：請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。

《條例》規(guī)定：不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。

二只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。

《辦法》第二十一條規(guī)定：請(qǐng)示一般只寫一個(gè)抄送機(jī)關(guān)，需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。

三注意必要的抄送，不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。需要注意事項(xiàng)：文件在封發(fā)的過程中，為了做好保密工作，對(duì)上行文的封發(fā)要求是：只封發(fā)到文件內(nèi)容涉及到的部門領(lǐng)導(dǎo)、廠領(lǐng)導(dǎo)，不得向下封發(fā)。

二、請(qǐng)示的寫作方法

一請(qǐng)示的定議和分類

請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示按內(nèi)容和作用的不同，可分為三類：

1、請(qǐng)求指示的請(qǐng)示：

下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到了疑難問題，或是對(duì)上級(jí)的文件精神有不明了、不清楚的地方，可用請(qǐng)示向上級(jí)反映，要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予明確的指示或解釋，以便更好地貫徹上級(jí)的文件精神或開展某項(xiàng)工作。

2、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。

根據(jù)有關(guān)規(guī)定和管理權(quán)限，有些公文需要經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才能發(fā)布，由于本單位的情況特殊，難以執(zhí)行上級(jí)的統(tǒng)一規(guī)定，需要變通處理，但必須報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同意或認(rèn)可；有些問題，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才能辦理，如人事任免、機(jī)構(gòu)的增減等。

3、請(qǐng)求審批的請(qǐng)示。

下級(jí)機(jī)關(guān)在開展工作的過程中，在人、財(cái)、物方面遇到困難，自己無法解決，可報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審核、備案、批撥或調(diào)配使用等。如請(qǐng)求審批基建項(xiàng)目，請(qǐng)求貸款，請(qǐng)求增加人員編制等。

二請(qǐng)示正文的寫法。

一份完整的請(qǐng)示，結(jié)構(gòu)上包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款四部分。

請(qǐng)示的正文包括請(qǐng)示原因、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)束語三部分。

1、請(qǐng)示原因。

開頭先提出為什么要請(qǐng)示，請(qǐng)示的依據(jù)是什么。

請(qǐng)示的依據(jù)可分為理論依據(jù)和事實(shí)依據(jù)兩種。理論依據(jù)是指以上級(jí)的某一公文精神為依據(jù)，事實(shí)依據(jù)是指以實(shí)際工作中的具體情況為依據(jù)。必要時(shí)，二者可結(jié)合起來，共同組成請(qǐng)示原因。

請(qǐng)求的原因既要簡要扼要，使人一目了然，又要提供足夠的依據(jù)，令人信服。

注意事項(xiàng)：請(qǐng)示的理由一般包括兩個(gè)部分：一是需要，二是可能。比如：要請(qǐng)求列一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，就得說明對(duì)這個(gè)項(xiàng)目如何需要，甚至如何迫切需要，以及該項(xiàng)目建成后將會(huì)帶來怎樣的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等。另外，還要說明上這個(gè)項(xiàng)目的可能性，包括地理?xiàng)l件、資源條件、社會(huì)條件、資金來源等。當(dāng)然，有些簡單事項(xiàng)的請(qǐng)示，只說明需要就可以了。

2、請(qǐng)示事項(xiàng)

緊接請(qǐng)示原因之后，具體寫出請(qǐng)示的具體事項(xiàng)。

請(qǐng)求指示的請(qǐng)求事項(xiàng)主要寫遇到了什么問題，有哪幾種不同意，現(xiàn)狀如何，并要求上級(jí)機(jī)關(guān)在哪些方面或哪幾個(gè)具體問題上給予明確的指示。請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)求事項(xiàng)寫準(zhǔn)備干什么，如何干，請(qǐng)求上級(jí)在哪些環(huán)節(jié)上給予支持工幫助，或請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)承認(rèn)，或請(qǐng)求上級(jí)撥款、或請(qǐng)求上級(jí)調(diào)配相應(yīng)的人力、物力等。請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)求事項(xiàng)，按照新《辦法》的規(guī)定，應(yīng)用“意見”行文。

3、結(jié)束語

請(qǐng)示的結(jié)束語一般在請(qǐng)示事項(xiàng)之后另起一行寫。常用的結(jié)束語有：“以上事項(xiàng)，請(qǐng)明示”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”、“特此報(bào)請(qǐng)核批”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)給予審核批準(zhǔn)”、“妥否，請(qǐng)批復(fù)”、“以上意見，如無不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”等等。

請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)在成文時(shí)期下一行處表明附注，注明聯(lián)系人的姓名和電話。

三、報(bào)告的寫作方法

一報(bào)告的適用范圍：

報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況以及回答上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或要求時(shí)所用的一種陳述性公文�！掇k法》規(guī)定：報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”。

二報(bào)告的分類

1、工作報(bào)告

工作報(bào)告又稱綜合報(bào)告，是用于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、匯報(bào)工作進(jìn)展情況或提出今后工作設(shè)想的一種報(bào)告。

2、情況報(bào)告

情況報(bào)告又稱專題報(bào)告，用來匯報(bào)工作中遇到的重大問題或特殊情況、接辦事項(xiàng)的處理情況等。情況報(bào)告?zhèn)戎赜趯懝ぷ髦心骋环矫娴那闆r或問題，把事情的經(jīng)過、原委、性質(zhì)和對(duì)它的基本看法寫清楚即可。

3、調(diào)查報(bào)告

調(diào)查報(bào)告，是用書面語言表達(dá)調(diào)查研究結(jié)果并報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作為決策參考的一種報(bào)告。調(diào)查報(bào)告是在對(duì)客觀事物進(jìn)行深入、周密的調(diào)查研究和分析綜合的基礎(chǔ)上寫出來的。三報(bào)告的擬寫

報(bào)告正文由報(bào)告導(dǎo)語、報(bào)告內(nèi)容、報(bào)告結(jié)束語三部分構(gòu)成。

報(bào)告導(dǎo)語。報(bào)告的開頭先要說明為什么要寫這份報(bào)告，概述什么時(shí)候接到上級(jí)的什么公文、什么指示或什么任務(wù)，本機(jī)關(guān)的執(zhí)行、辦理情況及結(jié)果如何，然后用“現(xiàn)將報(bào)告如下”或“現(xiàn)將匯報(bào)于后”之類的承啟用語轉(zhuǎn)入報(bào)告內(nèi)容。

報(bào)告內(nèi)容。這是報(bào)告正文的主干部分。工作報(bào)告要注意寫清開展某項(xiàng)工作的情況，包括主要過程、措施、結(jié)果、存在問題、今后打算等；情況報(bào)告要寫清事件發(fā)生的原因、經(jīng)過、性質(zhì)、看法和處理意見；答復(fù)報(bào)告必須緊緊圍繞上級(jí)的詢問，不能顧左右而言他。

報(bào)告結(jié)束語。寫在報(bào)告結(jié)尾處，另起一行，空兩格。常見的結(jié)束語多寫“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”、“以上報(bào)告，如有不妥之處，請(qǐng)指正”等。

四報(bào)告寫作的注意事項(xiàng)

1、材料要全面、可靠。

下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，其目的是讓上級(jí)機(jī)關(guān)掌握全面情況，以便做出正確的決策。下級(jí)報(bào)告中的材料往往是上級(jí)決策的重要依據(jù)，正因?yàn)榕_(tái)此，報(bào)告中的事實(shí)材料必須是真實(shí)的、可靠的。報(bào)告中不能用“據(jù)說”“傳聞”“估計(jì)”“可能”之類的材料，也不能用未經(jīng)核實(shí)的材料。

2、觀點(diǎn)要明確。

報(bào)告中不僅僅有材料，還要有根據(jù)材料概括出來的觀點(diǎn)。這一點(diǎn)很重要，即使是情況報(bào)告，也要有對(duì)有關(guān)情況的看法，不能模棱兩可，騎墻觀望。

四、我廠上報(bào)的上行文存在的主要問題

在以往年度我廠上報(bào)的上行文中，有些上行文存在著請(qǐng)示事項(xiàng)的內(nèi)容比較簡單，論據(jù)不是很充分。建設(shè)性項(xiàng)目的請(qǐng)示文件中，社會(huì)效益的表述不明確或是沒有說明，這樣會(huì)顯得上報(bào)文件的整體內(nèi)容看起來比較單薄。

今年上報(bào)的上行文，基本克服了以前的不足，使文件的內(nèi)容比較充實(shí)、論據(jù)充分、說服力比較強(qiáng)。在今后的工作中，將不斷提高公文的質(zhì)量，充分展示企業(yè)較高的管理水平和員工深厚的文化素養(yǎng)。

上行文寫作方法責(zé)任編輯：飛雪 閱讀：人次

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