常用辦公軟件技巧大全

　　辦公軟件的應用范圍很廣，大到社會統(tǒng)計，小到會議記錄，數(shù)字化的辦公，離不開辦公軟件的鼎力協(xié)助。下面小編整理了常用辦公軟件技巧大全，希望對大家有幫助!

　　常用辦公軟件技巧1

　　Word2003：重復打印多頁表格標題

　　在日常辦公中，我們經(jīng)常要用word制作一些具有相同標題的多張同樣表格，如果在每頁都制作一個相同標題，就會大大降低辦公效率。

　　首先選中表格的標題行，選擇“表格”菜單下的“標題行重復”命令，這樣，當你預覽或打印文件時，就會發(fā)現(xiàn)每一頁的表格都有了相同的標題。使用這個技巧的前提是表格必須是自動分頁的。

　　Word2003：撤消自動套用的格式

　　在寫文章時，會經(jīng)常出現(xiàn)一些自動套用格式的現(xiàn)象，如自動編號、自動縮進等。如果快速撤消這些自動套用的格式呢?使用快捷鍵是一個較快的辦法，操作如下：

　　1、將光標定位在段落的末尾，按下快捷鍵Ctrl+Q，可以去除段落的附加樣式;

　　2、回車后自動套用了格式，按下快捷鍵Ctrl+Z，可以即時撤消套用的格式。

　　word2007：快速輸入中文省略號

　　許多人都以為在word中，只能切換到英文輸入法狀態(tài)下才可輸入省略號。如果點擊鍵盤上的“.”鍵，只能輸入中文標點符號中的句號而非中文的省略號。其實在中文輸入法狀態(tài)下只要同時按“Ctrl+Alt+.”組合鍵，即可快速輸入省略號。

　　Excel2003：批量轉(zhuǎn)換全/全角

　　在輸入大量數(shù)據(jù)時，如果不小心出現(xiàn)了全、半角混雜的情況怎么辦?有個簡單的方法可以快速修改，操作如下：先將Excel中數(shù)據(jù)復制到一個word文檔中，然后單擊“格式-更改大小寫”，在彈出的對話框中選擇“半角”，再單擊“確定”按鈕。接著再把word文檔中的數(shù)據(jù)復制到Excel后，單擊“編輯-選擇性粘貼”，在彈出的對話框中，選擇“文本”，單擊“確定”按鈕，原來全、半角混雜的數(shù)據(jù)就已經(jīng)都變成了半角。需要注意的是，在Excel中進行選擇性粘貼時，一定要選擇文本方式，否則粘貼的數(shù)據(jù)將以科學計數(shù)方法顯示。

　　EXCEL2007：“凍結(jié)窗口”填寫表格

　　在填寫大型表格時，往往需要填寫好幾個面頁，一個屏幕顯示不了全部內(nèi)容。但是在填寫單元格數(shù)據(jù)的時候，我們經(jīng)常需要對照首行或首列來填內(nèi)容，用滾動條上下或左右查看很不方便。這時，我們可以使用“凍結(jié)窗口”這一功能來固定首行或首列，這樣首行或首列的內(nèi)容就一直顯示在屏幕上。具體操作如下：在EXCEL2007的“視圖”中點擊“凍結(jié)窗口”，選擇“凍結(jié)首行”或“凍結(jié)首列”即可。

　　PPT2007：去掉自動預覽

　　為了讓演示效果更好，人們會在制作幻燈片的時候添加一些效果，例如為某一段文字或圖片添加進入、強調(diào)、退出等等效果后，Powerpoint2007會自動預覽效果。但是對經(jīng)常使用powerpoint2007的朋友來說，這個功能會降低工作效率。怎么關閉這個功能呢?

　　首先單擊“動畫”選項卡，找到“動畫”功能組，單擊“自定義動畫”按鈕，這時在工作區(qū)域的右側(cè)將會出現(xiàn)“自定義動畫”窗格，在此窗格最下方，有一個“自動預覽”復選框，去掉“自動預覽”前面的鉤，powerpoint2007就不會自動預覽了。

　　PPT2007：在寬屏上完全顯示

　　由于寬屏液晶顯示器的普及，購買的人也越來越多，在寬屏上用PPT的時候，演示文稿會在寬屏顯示器中呈現(xiàn)收縮狀態(tài)，兩側(cè)各自暴露無遺出一塊黑邊，這樣就相當難看。

　　其實office2007組件中的Powerpoint就提供了對16：9寬屏的支持，這個功能就可以充分利用寬屏顯示器的縱橫比特性，更逼真地顯示并排的素材，更生動地呈現(xiàn)圖形和圖像，從而真正發(fā)揮寬屏顯示器的優(yōu)點。

　　首先切換到“設計”選項卡，點擊“頁面設置”打開對話框，在“幻燈片大小”下拉列表框中選擇“全屏顯示(16：9)”或“全屏顯示(16：10)”，后者是寬屏筆記本常見的縱橫比，選擇完成后單擊“確定”按鈕即可生效。

　　Word2007：好用的“格式刷”快捷鍵

　　“格式刷”是一個很有用的功能，單擊可以復制一次格式，雙擊則可以無限次復制格式，從而免去了重復設置格式的煩惱。Word2007為“格式刷”自動分配的快捷鍵是“ctrl+shift+C”。

　　使用時首先選中帶有格式的文字，按下快捷鍵“ctrl+shift+C”復制格式到剪貼板，接下來再選中需要應用此格式的文字，再次按下“ctrl+shift+V”粘貼格式，然后就可以生效了，與我們熟悉的.ctrl+C、Ctrl+V相比較，就只是增加了一個“shift”鍵而已。

　　EXCEL2003：在同一單元格內(nèi)應用不同格式

　　在編輯excel時，可能需要將同一個單元格內(nèi)的不同部分應用不同的格式，但是一般情況下只能應用一種格式。對于這種情況，可以采取下列方法：首先確定單元格中內(nèi)容是不是“文本”型，如果不是則右擊單元格，選擇右鍵菜單中的“設置單元格格式”命令中的“數(shù)值”選項卡，將此單元格設置為“文本”型。然后選定單元格中需要修改格式的部分內(nèi)容，按下“ctrl+1”組合鍵，即可彈出“單元格格式”對話框，就可以任意設置選定內(nèi)容的字體、顏色等格式了。

　　EXCEL2007：篩選后的復制粘貼

　　在excel2007中，有時需要把篩選后的數(shù)據(jù)復制粘貼到另一個表中，但是粘貼時發(fā)現(xiàn)結(jié)果并不是篩選出來的數(shù)據(jù)，而是所有的數(shù)據(jù)。這個問題可以用下面三個方法來解決。

　　方法1：進行兩次以上的篩選操作，篩選操作可以是同一列或不同列。只進行一次篩選操作，表面上選擇的是篩選后的數(shù)據(jù)，其實包括了未篩選的全部數(shù)據(jù)。所以我們在篩選后進行復制粘貼時，有時是篩選后的可見數(shù)據(jù)，有時是全部數(shù)據(jù)。

　　其實是可以判斷復制后的數(shù)據(jù)是篩選后的還是全部的：如果復制后許多行都有閃動的波紋線，就是篩選后的數(shù)據(jù)，如果只在所選數(shù)據(jù)的四周出現(xiàn)閃動的波紋線，就是全部數(shù)據(jù)的。

　　方法2：篩選后選擇需要復制的區(qū)域，選擇“開始→查找和選擇→定位條件→可見單元格”，再進行復制粘貼，就是篩選后的內(nèi)容了。

　　方法3：篩選后選擇需要復制的區(qū)域，同時按下“alt”和分號鍵，再復制粘貼即可。

　　Word2003：快速刪除頁眉橫線

　　在編輯word文檔時，常需要在文檔中添加頁眉頁腳，但此時word會自動在文字下方加一橫線。我們想去掉這根橫線，有兩種方法可快速刪除頁眉橫線。

　　方法一：雙擊頁眉區(qū)域，出現(xiàn)頁眉編輯虛線框，在菜單“編輯→清除”下找到“格式”項，單擊，則頁眉中的橫線消失，只留下文字信息。想要恢復橫線，點擊“編輯”菜單的撤銷鍵入即可。

　　方法二：雙擊頁眉區(qū)域后，點擊“格式→邊框和底紋”，在“邊框”標簽頁中的左側(cè)的邊框“設置”中點擊“無”，在右邊找到“應用于”組合框，選擇“段落”，點擊“確定”命令按鈕，則頁眉中的橫線消失。

　　Word2003：隱藏試卷答案

　　很多老師都在制作試卷的同時會附上答案，如果不小心泄露出去，會引起教學事故。有三個解決辦法能將答案隱藏起來。

　　方法1：選中答案，然后從“格式”菜單下打開“字體”對話框，在“效果”小節(jié)下勾選“隱藏文字”復選項即可。

　　方法2：選中需要隱藏的文字，按下“ctrl+shift+H”組合鍵即可迅速隱藏文字。

　　方法3：從“工具”菜單下打開“自定義”對話框，在“命令”選項頁中的“類別”中選擇“格式”項，然后在右側(cè)對應的“命令”中找到“隱藏”命令，將之拖到工具欄任意位置處，以后需要使用時只要用鼠標直接點擊就可以了。

　　如果需要查看被隱藏的內(nèi)容，只需要單擊工具欄上的“顯示/隱藏編輯標識”按鈕就可以了，這些內(nèi)容的底部會增加一條虛線的下劃線以示區(qū)別。此外，默認設置下隱藏的答案，預覽時不會被顯示，也不會被打印出來。如果需要將答案打印出來，按下“ctrl+P”組合鍵打開“打印”對話框，在“打印文檔的附加信息”小節(jié)下選中“隱藏文字”復選項即可。

　　word2007：一欄與二欄文字輕松混排

　　在辦公中，有時我們需要在同一篇文章里面設計一欄與二欄文字混排。首先在word中輸入一段文字，接著將插入點定位第二段，選擇“格式→分欄”菜單命令，在“分欄”對話框中選擇欄數(shù)“二欄”，然后在“應用于”處選擇“插入點之后”，并選中復選框“分隔線”，這樣就可以在欄與欄之間加分隔線，然后單擊“確定”按鈕即可。

　　EXCEL：怎樣取消宏

　　刪除宏的話，就看這個宏是自動處理宏還是手動操作的宏1、自動處理宏就是你不去執(zhí)行宏，只是觸發(fā)到自動處理宏的觸發(fā)條件，它又分為兩種宏A相對于工作表當輸入數(shù)值就在對應的單元格顯示出大寫的數(shù)值就執(zhí)行(不是函數(shù))B相對于工作薄或是關閉文件、改變當前工作表立即自動保存等等就自動去執(zhí)行相應的宏2、手動操作的宏就是你必須按工具->宏->宏->再選擇宏名點“執(zhí)行”才能執(zhí)行的宏。

　　刪除自動處理宏：

　　點菜單->宏->Visual Basic編輯器->在新出現(xiàn)在窗口點菜單->視圖->工程資源管理器->在窗口新出現(xiàn)的框中雙點工作表名稱或是THISWORKBOOK字樣就能發(fā)現(xiàn)代碼(大部分的宏病毒就是藏在這個位置)，選擇之后刪除就OK刪除手動操作宏：

　　工具->宏->宏->編輯

　　這樣就能打開Visual Basic窗口，找到相應的宏。刪除代碼就行。不過，刪除代碼之后手動操作宏還會遺留下一個“模塊”

　　刪除模塊

　　”視圖“菜單->工程資源管理器->雙擊在“工程VBAProject"工具欄里的模塊區(qū)，右鍵->移除模塊“XX模塊”->否(不保存模塊)刪除完畢。

　　常用辦公軟件技巧2

　　Word

　　1快速插入當前日期或時間

　　有時寫完一篇文章，覺得有必要在文章末尾插入系統(tǒng)的當前日期或時間，一般人是通過選擇菜單來實現(xiàn)的。其實我們可以按ALT+Shift+D鍵來插入系統(tǒng)日期，而按下ALT+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當前時間，很快！

　　2快速分頁

　　按CTRL+Enter，可以快速插入分頁符，新增一個空白頁。

　　3快速調(diào)整文字的大小

　　選中文字，按Ctrl+Shift+>組合鍵，加大文字字號

　　按Ctrl+Shift+<組合鍵，縮小文字字號

　　再也不用鼠標操作那么麻煩了~

　　4快速輸入上下標

　　輸入23，選中“3”，按Ctrl+Shift++。則3會變成上標。如果是Ctrl++，則變成下標。

　　Excel

　　1用斜線分割單個單元格

　　選中對象插入形狀（直線）ALT+鼠標快速定位單元格邊角F4重復動作，添加分割線插入文本框調(diào)整字體

　　2隱藏不需要顯示區(qū)域

　　選中對象Ctrl+1點擊自定義輸入；

　　3數(shù)據(jù)以萬為單位顯示

　　選中對象Ctrl+1點擊自定義輸入0!.0,"萬"

　　4對個案百分比排序

　　選中對象排序取消勾選數(shù)據(jù)包含標題選擇序列

　　5插入帶音調(diào)的拼音

　　標注帶音調(diào)的拼音插入-符號拉丁語擴充-B輸入帶音調(diào)的拼音（備注：動態(tài)圖中“們”應為第二聲。）