會計電算化的規(guī)章制度
會計電算化的規(guī)章制度
在學習、工作、生活中,我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系,制度是維護公平、公正的有效手段,是我們做事的底線要求。那么相關的制度到底是怎么制定的呢?下面是小編為大家收集的會計電算化的規(guī)章制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
會計電算化的規(guī)章制度1
一、財務機房管理
為了確保機房安全高效持久運行,特制定本制度。
1、只有財會室內(nèi)部工作人員才有資格擔任機房的系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員。
2、所有機房操作人員必須持證上崗,無證及非機房工作人員不得隨意動用機房設備和上機操作;專職工作人員不得隨意在計算機上干私活或未經(jīng)領導批準的業(yè)務。
3、運行會計軟件的計算機必須放置在財會室。
4、機房工作人員負責機房各種計算機設備的保管和定期維護,機房應設置禁火、禁煙、禁水等標志,以保證機器有良好的工作環(huán)境,防止意外事故的發(fā)生。
5、為保證會計數(shù)據(jù)的安全保密,無關人員不得進人機房。
6、嚴格執(zhí)行會計數(shù)據(jù)的管理規(guī)定,保證會計數(shù)據(jù)的完整性,預防計算機病毒,及時將有關存檔的數(shù)據(jù)進行打印或者備份,對磁性介質存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份,并交檔案室歸檔。
二、計算機管理
。ㄒ唬、操作權限控制
操作權限是指系統(tǒng)的種類操作人員所能進行操作的'權限。操作權限控制包括以下內(nèi)容:
1、系統(tǒng)管理員一般具有最高的權限。
2、操作人員應嚴格按照憑證輸入數(shù)據(jù),不得擅自修改憑證數(shù)據(jù),如發(fā)現(xiàn)差錯,應在輸入計算機前及時映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員;已輸入計算機的會計數(shù)據(jù),在記賬前發(fā)現(xiàn)差錯,可按憑證數(shù)據(jù)進行修正;如在記賬之后發(fā)現(xiàn)差錯,必須另做憑證,采用補充登記法或紅字沖銷法,錄入計算機。
3、審核員只具有審核權。
4、系統(tǒng)維護人員必須按有關的維護規(guī)定進行操作,除了系統(tǒng)維護員外,其他人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作,不允許隨意增刪、修改數(shù)據(jù)、源程序和數(shù)據(jù)庫文件的結構。
5、出納人員、會計軟件開發(fā)人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。
。ǘ⒉僮饕(guī)程控制。
操作規(guī)程控制主要指操作中應注意的事項,是保證計算機會計系統(tǒng)正確、安全運行,防止各種差錯的有力措施。主要包括以下內(nèi)容:
1、操作人員在上機操作前后,應進行上機操作登記,填寫姓名、上機時間、操作內(nèi)容,供系統(tǒng)管理員核實;
2、操作人員的`操作口令應注意保密,不能隨意泄露;操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權和擅自上機操作或從事與工作無關的操作;
3、每次上機完畢,應及時做好所需的各項備份工作,以防發(fā)生意外事故;
4、嚴禁使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作,以防計算機病毒的侵入;
5、操作人員離開機房前,應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。
三、軟、硬件管理
計算機系統(tǒng)都是建立在相應的軟、硬件基礎之上,加強軟、硬件的管理是保障整個計算機系統(tǒng)安全、有效、正常運行的重要基礎工作之一。
(一)、軟件管理
計算機會計系統(tǒng)的軟件主要是指會計軟件,會計軟件是由發(fā)人員根據(jù)具體會計工作,利用一種或多種計算機語言編制的軟件。它用于配合計算機完成記賬、算賬、報賬以及部分會計管理和會計輔助決策等工作。廣義上的軟件還包括計算機所使用的操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等應用程序。
1、必須購買和使用取得許可或授權的正版軟件;其中所使用的會計軟件必須符合《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》的規(guī)定,必須達到《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。
2、計算機軟件應作為會計檔案進行管理。檔案管理員應建立相應的軟件使用記錄,并保證軟件安全性和完整性,對于磁性介質存儲的軟件要定期進行檢查,出現(xiàn)問題及時上報處理,以備在必要時能及時提供。
3、正確使用各種軟件,軟件的使用必須報財務主管,經(jīng)同意后登記使用,使用者必須是財會室系統(tǒng)管理員或者具有一定計算機水平的操作人員,一般不得外借使用。
4、指定專業(yè)人員對軟件進行正確性、適應性和完善性維護。在條件不能滿足的情況下,與所有軟件商建立聯(lián)系,及時獲取軟件商對軟件修改、升級的情況,對擁有軟件進行相應的修改和升級,出現(xiàn)問題及時向供應商映,征求解決辦法。
。ǘ、硬件管理
硬件包括計算機系統(tǒng)使用的所有機器設備,對硬件的管理和維護是系統(tǒng)整個生命周期中最重要、最費時的工作,貫穿于系統(tǒng)的整個生命周期,不斷重復出現(xiàn),直到系統(tǒng)過時和報廢為止。主要由具有一定計算機水平的系統(tǒng)管理員執(zhí)行。
1、妥善保管所有機器設備,實行責任制管理,使用者負責所操作設備的保管和清潔等基本工作。
2、系統(tǒng)管理員定期進行硬件的檢查工作,并做好檢查記錄。
3、在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)問題及時向系統(tǒng)管理員報告,進行故障分析和排除,建立設備問題處理記錄。
4、在設備更新、擴充、修復時,由系統(tǒng)管理與維護人員共同決定,并報告財務主管同意后,再由系統(tǒng)維護人員實施安裝和調(diào)試。
5、按照正常使用需要,要購買必需的工具書、工具,儲備一定的零件、耗材,以備用。
會計電算化的規(guī)章制度2
第一章總則
第一條為加強本公司財務會計管理、規(guī)范會計工作,促進公司經(jīng)營業(yè)務的發(fā)展,提高公司的經(jīng)濟效益,會計管理制度。根據(jù)《中華人民共和國會計法》、國家有關財務會計管理法規(guī)個公司章程的有關規(guī)定,結合本公司的實際情況,特制定本財務會計管理制度。
第二條本制度主要包括崗位責任制度、預算管理制度、實物資產(chǎn)管理制度、原始記錄管理制度、財產(chǎn)清查制度、計量驗收制度、財務收支審批制度、成本核算制度、內(nèi)部牽制制度、稽核制度、會計檔案管理制度。
第二章崗位責任制度
第一條會計人員崗位責任制度,根據(jù)《規(guī)范》和公司的工作特點分為:財務總監(jiān)、會計主管、出納、審計。請認真執(zhí)行。
第二條財務總監(jiān)崗位責任制度(散文閱讀:)
(一)在董事長和總經(jīng)理領導下,總管公司會計、審計、預算工作。
(二)負責制定公司利潤計劃、資本投資、財務規(guī)劃、銷售前景、開支預算或成本標準。
(三)制定和管理稅收政策方案及程序。
(四)建立健全公司內(nèi)部核算的組織、指導和數(shù)據(jù)管理體系,以及核算和財務管理的規(guī)章制度。
(五)組織公司有關部門部門開展經(jīng)濟活動分析,組織編制公司財務計劃、成本計劃、努力降低成本、增收節(jié)支、提高效益。
(六)監(jiān)督公司遵守國家財經(jīng)法令、紀律,以及董事會決議。
第三條會計主管崗位責任制度
(一)負責組織企業(yè)經(jīng)濟核算,對各項財務會計工作定期研究,布置、檢查、總結,及時饋經(jīng)濟運行動態(tài),為企業(yè)經(jīng)營決策提供重要信息。
(二)認真貫徹執(zhí)行財經(jīng)法規(guī),嚴格遵守財經(jīng)紀律和各項規(guī)章制度,做到依法經(jīng)營,照章納稅。協(xié)調(diào)好與銀行、稅務和有關單位、部門的工作關系。
(三)制定本單位的財務會計制度,并不斷地修訂、完善、督促執(zhí)行。
(四)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的發(fā)展和增收節(jié)支要求,組織有關人員合理核定流動資金定額,加強對流動資金和固定資產(chǎn)的管理。負責組織財會人員協(xié)同有關部門人員做好資金回收工作,確保計劃內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營資金的供應,提高資金使用效果。
(五)加強內(nèi)部經(jīng)濟核算,搞好財務管理,做到財務清晰、賬實、賬證、賬表、賬賬相符。各核算環(huán)節(jié)不出漏洞。按規(guī)定組織編制財務決算報表,編報財務狀況說明書和稅務申報表。
(六)定期進行經(jīng)濟分析,充分運用會計資料,分析成本計劃、資金計劃和利潤計劃完成情況,提供可靠信息。預測經(jīng)濟前景,為領導決策當好參謀助手。
(七)參加生產(chǎn)經(jīng)營會議,參與重要經(jīng)濟合同、協(xié)議及其他經(jīng)濟文件擬定,加強事前監(jiān)督,減少經(jīng)濟損失。
(八)負責向財務總監(jiān)報告財務狀況和經(jīng)營成果,審查對外提供的會計資料。
(九)建立財務會計例會制度,總結布置財務工作。制定考核辦法,定期對會計人員進行考核。重視會計人員的專業(yè)學習,提高會計人員的綜合素質,并為會計人員職稱考試創(chuàng)造條件。
(十)完成財務總監(jiān)安排的其他工作。
第四條出納員崗位責任制度
(一)負責辦理現(xiàn)金出納和銀行結算業(yè)務
嚴格按照國家有關現(xiàn)金管理和銀行結算制度的規(guī)定,根據(jù)會計人員制作,并經(jīng)過復核的收付款憑證上簽章,并加蓋“收訖”“付訖”戳記。沒有會計憑證不得收付款。
庫存現(xiàn)金(下班時),不得超過銀行核定的限額,超過部分要及時送存銀行。不得以“白條”抵充庫存現(xiàn)金,不準挪用現(xiàn)金,嚴禁簽發(fā)現(xiàn)金空白支票。
嚴格控制簽發(fā)空白轉帳支票,如因情況確實特殊,必須簽發(fā)不填寫金額的轉帳支票時,必須在支票上寫明收款單位,款項用途,簽發(fā)日期,規(guī)定限額,并由領用支票人在專設的登記簿上簽章。逾期未用的空白轉帳支票,要及時收回注銷。不得將空白轉帳支票交給其他單位或個人簽發(fā)。對于填寫錯誤的支票,必須加蓋“作廢”戳記,與存根一并保存。支票遺失時,要立即向開戶行辦理掛失,如果造成經(jīng)濟損失,全部由負責人自負。
領用空白轉帳支票時,必須持有經(jīng)公司主管領導批準的支票領用單,一般一次只發(fā)一張,情況確實特殊,一次最多不得超過三張,并限十日內(nèi)報銷。凡是領用空白支票尚未報銷(交回)完者,不得而知再發(fā)給空白轉帳支票。
(二)登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬
根據(jù)已辦完的收付款憑證,要每日逐筆順序登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬,并結出余額,F(xiàn)金的帳面余額要同實際庫存現(xiàn)金核對相符。銀行存款的帳面余額要及時與銀行對賬單核對。月末要編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”,使帳面余額與對賬單余額調(diào)節(jié)相符,對未達賬款,要及時查詢清理。
要隨時掌握銀行存款實際余額,不準簽發(fā)空頭支票。不準簽法遠期支票。不準將銀行帳戶出租,出借給任何單位或個人辦理結算。
(三)保管有關印章和空白支票
出納人員所管的印章必須妥善保管,嚴格按照規(guī)定用途使用。但簽發(fā)支票所使用的財務專用公章和有關人員私章要分開保管,不得一人兼管。
空白支票和空白票據(jù)必須嚴格管理,專設登記簿登記,領用或交接時要認真按規(guī)定辦理手續(xù)。
(四)負責編制報送資金收支日報表。完成領導交辦的其他工作。
(五)認真執(zhí)行財經(jīng)紀律和各項規(guī)章制度。協(xié)調(diào)好同銀行的工作關系。
第四條審計員崗位責任制度
(一)在處長領導下,認真積極的開展學校財務收支審計工作,向處領導負責并報告工作。
(二)熟悉有關財經(jīng)和審計工作的法律、法規(guī)和學校規(guī)章制度。
(三)嚴守審計紀律,恪守審計職業(yè)道德。
(四)掌握會計、審計及其相關專業(yè)知識。
(五)負責處內(nèi)辦公室檔案管理等日常事務工作。
(六)具體實施財務收支審計和審計專項調(diào)查。
(七)負責招標采購日常事務、收費立項、經(jīng)濟合同管理及所有審計資料的收集等工作。
(八)認真學習會計、審計業(yè)務知識,不斷提高自身業(yè)務水平。
(九)完成處領導臨時交辦的任務。
第三章預算管理制度
第一條財務預算的原則:統(tǒng)籌兼顧,全面安排的原則;實事求是,綜合平衡的原則;指標分解,責任到人的原則;提高效益,增收節(jié)支的原則。
第二條財務預算的依據(jù):
(一)依據(jù)國家方針,政策和市場發(fā)展變化情況。
(二)依據(jù)董事局確定的總體經(jīng)營目標,經(jīng)營策略和經(jīng)營發(fā)展規(guī)劃。
(三)依據(jù)公司確定的本年度的預算中的變化因素。(公司設備設施改變或擴,經(jīng)營規(guī)模調(diào)整、面積增減,經(jīng)營品種增減變化,人員素質的提高和增減變化,員工的積極性。)
第三條財務預算的權限:
(一)各經(jīng)營單位按照公司年度預算的編制要求,認真編制財務預算,由綜合業(yè)務部統(tǒng)一匯總報董事局批準。
(二)經(jīng)批準的財務預算,各部門在實施過程中應遵照公司的審批預算執(zhí)行。
(三)各部門如超預算開支,必須經(jīng)董事會批準后方可追加預算。
第四條財務預算的范圍:經(jīng)營預算;費用支出預算;利潤預算;資本性支出預算;現(xiàn)金流量預算。
第五條財務預算的基本方法
(一)財務預算的基本方法:
1、平均先進法:先求出該指標的平均數(shù),再用公式:(先進數(shù)+平均數(shù))/2,這類指標即于平均數(shù),又小于先進數(shù),較為適用。
2、定率法:即用費用率指標控制經(jīng)營單位變動費用支出的方法。
3、定額法:即用費用預算定額控制經(jīng)營單位、管理部室費用支出的方法。
(二)財務預算指標的編制方法
各項指標的預算,要以經(jīng)營計劃為基礎,費用支出本著勤儉節(jié)約的原則進行編制,采勸自下而上,再自上而下”的方式,復測算綜合平衡。
1、營業(yè)收入:在上年預計營業(yè)總額的基礎上,結合當年國家政策市場形勢變化,參照公司總體方案及本部門經(jīng)營目標制定。
2、毛利率:依據(jù)上年本部門毛利率實現(xiàn)水平,參照市場變化以及國家確定的物價指數(shù)和公司總體方案確定的收益水平。
3、費用率:依據(jù)上年本部門費用率實際水平,參照公司總體確定的費用水平制定。
4、稅金:依據(jù)上年本部門實際納稅情況,結合預算年度經(jīng)營預計變化制定。
5、利潤:依據(jù)上年本部門實現(xiàn)利潤情況,結合預算年度各項預算指標變化和實際情況制定。
6、人數(shù):按上年平均人數(shù)結合本年任務所需人數(shù)計算。
7、人均勞效:用含稅營業(yè)收入額除以平均人數(shù)。
8、人均利稅:用利潤加增值稅、營業(yè)稅、消費稅除以平均人數(shù)。
9、資金定額:由財務部根據(jù)各經(jīng)營單位的任務,從實際出發(fā)給予核定,報總經(jīng)理批準。
(三)財務部要設專人負責對財務預算的控制及檢查。
第六條財務預算編制程序
(一)財務預算從當年10月份開始編制,每年10月份由公司財務部提出下一年度財務預算編制方案,統(tǒng)一布置上報的各種表格。
(二)各經(jīng)營單位會計部根據(jù)財務部統(tǒng)一的布置和要求,組織本部門編制各項預算,11月中旬,將預算草案(費用預算細目草案)上報。
(三) 11月30日前財務部匯總平衡,寫出編制預算的文字說明,報公司高層審定。
(四)12月份上旬正式將預算安排情況及實現(xiàn)預算的措施報集團董事局批準,管理制度《會計管理制度》。
(五) 12月中旬前財務部將董事局批準的預算下達到各經(jīng)營單位,將年度預算指標分解成月指標落實到最小核算單位,上報財務部,同時落實到班組或個人。
第七條財務預算的執(zhí)行
(一)各經(jīng)營單位要高度重視財務預算工作,要根據(jù)總體經(jīng)營目標和本部門的實際情況,編制各項預算指標,制定實現(xiàn)目標的計劃及措施,并在執(zhí)行中加強監(jiān)督和管理。
(二)財務預算一經(jīng)批準,各經(jīng)營單位都要嚴格遵照執(zhí)行,不得隨意超支,對超支預算的項目,需寫追加預算報告,說明超支原因,報董事會批準后,財務部方可予以調(diào)整預算。
(三)各經(jīng)營單位的各項費用要嚴格按《財務預算管理制度》的標準執(zhí)行。
第八條財務預算的檢查
(一)月審核,費用會計要對各項支出進行審核。不僅審核其合理性,還要審核是否在預算范圍內(nèi),對超預算開支一律不得報賬。根據(jù)各經(jīng)營單位的經(jīng)營成果及費用對照檢查預算執(zhí)行情況,找出本月超支原因,制定改進措施,上報公司財務部。
(二)季分析,每季度對財務預算執(zhí)行情況進行重點、簡要、全面地分析,或做專題分析。
(三)年度終了,要對銷售收入、毛利率、費用支出等情況進行詳細分析。
第四章實物資產(chǎn)管理制度
第一條財產(chǎn)清查制度
(一)財產(chǎn)清查是根據(jù)賬簿記錄,通過對公司的各項實物、現(xiàn)金的實地盤點,對銀行存款、往來款項的核對,確定各種財產(chǎn)、貨幣資金、往來款項的實有數(shù),并查明賬存數(shù)與實物數(shù)是否相符。財產(chǎn)清查一般包括:每年對財產(chǎn)物資進行的全面清查;對銀行存款、未達賬項,每月同銀行的核對;各種債權、債務,每年年末進行定期核對;實物、現(xiàn)金保管人員辦理移交時,進行的清查;財產(chǎn)物資發(fā)生非常損失時,進行的清查;上級主管部門、審計機關、司法部門、注冊會計師根據(jù)國家有關規(guī)定,對公司進行的財產(chǎn)清查。
財產(chǎn)清查開始前,要建立財產(chǎn)清查領導小組,制定清查工作計劃,明確清查范圍,規(guī)定清查工作時間,確定具體工作人員的分工和職責,組織有關人員學習和掌握財產(chǎn)清查的政策、制度、內(nèi)容和方法等
(二)財產(chǎn)清查的內(nèi)容和要求
1、貨幣資金的清查
庫存現(xiàn)金的清查。通過實地盤點的`方法,確定庫存現(xiàn)金的實存數(shù),再與現(xiàn)金日記賬的賬面余額進行核對,以查明余缺情況。除查明帳實是否相符外,還要查明有無違現(xiàn)金管理制度規(guī)定,盤點結束后,應根據(jù)盤點結果,及時填制庫存現(xiàn)金盤點報告表,并由檢查人員和出納人員簽名或蓋章。對長款、短款情況,要進行分析,明確經(jīng)濟責任。
銀行存款的清查采用核對法,即將開戶銀行對賬單與本單位的銀行存款日記賬逐筆進行核對,以查明帳實是否相符,在清查過程中,查找雙方未達賬項的余額,并據(jù)以編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,清除未達款項影響,以便檢查雙方有無差錯,并確定銀行存款實存數(shù)。
其他貨幣資金的清查,與銀行存款的清查相同。
2、存貨的清查
存貨的清查是指對庫存材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、低值易耗品、包裝物等的清查,清查方法主要采用實地盤點方法,首先將材料物資賬簿上的數(shù)量、金額填在存貨清查表上,然后根據(jù)賬存數(shù)對材料物資進行實地盤點,帳實差額作為盤盈、盤虧,對盤盈、盤虧金額要分析產(chǎn)生的'原因,做出單說明。
3、固定資產(chǎn)的清查
固定資產(chǎn)的清查,采用實地盤點的方法,將固定資產(chǎn)明細賬的記錄情況與固定資產(chǎn)實物一一核對,包括明細賬上所列固定資產(chǎn)的類別、名稱、編號等,在清查中發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)盤盈或毀損,還要查明該項固定資產(chǎn)的原值、己提折舊額等;如發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)盤盈,要對其估價,以確定盤盈固定資產(chǎn)的重置價值、估計折舊等,據(jù)以編制固定資產(chǎn)盤虧、盤盈報告單。
4、應收、應付款項的清查
應收、應付款項的清查,包括應收賬款、其他應收款、應付賬款和其他應付款的清查,清查一般采用同對方核對賬目的方法。
清查時,首先將各項應收、應付的往來款項正確完整地登記入賬,由財務部向往來單位發(fā)函證,如對方單位核對無誤,應在函證上蓋章后退發(fā)出單位;如對方發(fā)現(xiàn)數(shù)字不符,應在函證證明不符原因處簽章并注明金額后退回發(fā)出單位,或者另抄對賬單退回,作為進一步核對的依據(jù)。發(fā)出單位收到對方的回單后,對錯誤的賬目應及時查明原因,并按規(guī)定方法加以更正,最后根據(jù)清查結果編制“往來款項清查報告表”。
(三)財產(chǎn)清查的方法
在財產(chǎn)清查過程中,主要清查方法有以下幾種:實地盤點法,抽樣盤存法,核對帳目法,就是對債權、債務通過信函詢證或派人調(diào)查進行核對的方法,質量檢查,就是根據(jù)各種財產(chǎn)的技術、范圍對財產(chǎn)物資進行檢查的方法。
(四)財產(chǎn)清查結果的處理
1、認真分析財產(chǎn)清查發(fā)生問題的原因,并確定處理辦法
財產(chǎn)清查出現(xiàn)帳實不符的主要原因有:
(1)財產(chǎn)物資在保管過程中發(fā)生的自然損益;
(2)量、計算、檢驗不準而發(fā)生的差錯;
(3)計算登記賬簿時的錯誤;
(4)由于管理不善或工作人員失職而造成財產(chǎn)物資的損壞、變質或短缺.以及貨幣資金往來款項的差錯;
(5)盜竊、營私舞弊造成的損失;
(6)自然災害造成的非常損失;
(7)未達賬項引起的賬賬、賬實不符;
(8)雖然賬實相符,由于質量等問題引起的不能按正常財產(chǎn)物資使用的毀損。對于定額內(nèi)的損耗,多屬自然原因,非人為因素,一般可根據(jù)制度規(guī)定進行處理。對于超定額損耗,應詳細分析產(chǎn)生原因并行處理。由于工作失職,個人造成的損失,應區(qū)分不同情況,嚴肅處理、如果屬于玩忽職守或*盜竊的則應由過失人賠償,直至追究法律責任。
2、要積極處理多余物資和清理長期不清的債權
在財產(chǎn)清查過程中所發(fā)現(xiàn)的超儲積壓物資、呆滯和不需用物資,應積極組織調(diào)劑或改裝,做到物盡其用,并積極向外推銷或報請有關部門組織調(diào)撥。對于長期不清的結算賬款,應指定專人,主動與對方單位研究解決。
根據(jù)領導批準調(diào)整帳簿記錄,做到帳實相符。
要建立和健全財產(chǎn)物資管理制度。
第二條低值易耗品管理制度
(一)低值易耗品實行定額管理、定期核銷、科室核算的原則。
(二)低值易耗品入庫前,必須及時認真組織驗收,辦理入庫手續(xù)。驗收時必須注意質量的檢查;驗收中發(fā)現(xiàn)問題應立即根據(jù)有關規(guī)定向供貨或運輸單位提出,及時辦理退換或賠補手續(xù)。
(三)庫房低值易耗品的管理應科學化,做到存放有序、零整分開、賬物對號、固定存放,便于收發(fā)和檢查,嚴防損壞、變質、丟失。
第四條材料管理制度
(一)材料驗收入庫
1、對入庫材料的品種、規(guī)格、型號、質量、數(shù)量、包裝等認真驗收核對。按照采購不同和有關標準嚴格驗收,做到準確無誤。
2、入庫材料驗收應及時準確,不能拖拉,盡快驗收完畢。如有問題及時提出驗收記錄,向主管采購人員映,以便得到解決。
3、材料驗收合格后,應及時辦理入庫驗收單,同時核對發(fā)票、運單、明細表、裝箱單及產(chǎn)品合格證,核對無誤后入庫簽字,并及時登帳。
(二)材料出庫
1、材料出庫應本著先進先出的原則,及時審核發(fā)料單上的內(nèi)容是否符合要求,核對庫存材料是否準確,做好材料儲備工作。
2、準確按發(fā)料單的品種、規(guī)格、數(shù)量進行備料、復查、以免發(fā)生差錯,做到賬實相符。
3、按照材料保存期限,對于快要過期失效或變質的材料應在規(guī)定期限內(nèi)發(fā)放,對能回收利用的材料盡可能利用,剩余材料及時回收利用,非正常手續(xù)不得出庫。
(三)材料保養(yǎng)保管
1、根據(jù)庫存材料的性能和特點進行合理儲存和保管,做到保質、保量、保安全。
2、合理碼放。對不同的品種、規(guī)格、質量、等級的材料都分開,按先后順序碼放,以便先進先出。
3、材料碼放要整齊,怕潮濕物品要上蓋下墊,注意防火、防潮、防濕,易燃材料要單存放,所有材料要明碼標識,搞好庫區(qū)環(huán)境衛(wèi)生,經(jīng)常保持清潔。
4、對于溫、濕度要求高的材料,做好溫度、濕度的調(diào)節(jié)控制工作,高溫季節(jié)要防暑降溫;梅雨季節(jié)要防潮、防霉;寒冷季節(jié)要防凍保溫。
5、要經(jīng)常檢查、隨時掌握和發(fā)現(xiàn)材料的變質情況,并積極采取補救措施。
6、對機械設備、配件定期進行涂油或密封處理,避免因油脂干脫造成性能受到影響。
(四)定期盤庫,達到三清
1、定期盤庫清點,達到數(shù)量清、質量清、帳表清。
2、清理半成品、在產(chǎn)品和產(chǎn)成品,做到半成品的再利用。
(五)機械的模具管理措施
1、為了工廠工作的正常進行,模具一般情況下不做借出之用,以免影響正常工作。
2、非一般情況下(特殊情況)如需模具借出,要有主管領導(董事長、經(jīng)理)批示,方可借出使用。
(六)成品、半成品的管理制度
1、成品商品需有專職人員管理和發(fā)放,發(fā)放時需辦理領用手續(xù)。
2、半成品材料要妥善保管,以便再利用。
3、對已經(jīng)領出待用的原材料,也應由專人保管,以免發(fā)生丟失、混料及浪費現(xiàn)象。
第六條固定資產(chǎn)管理制度
(一)目的:為加強固定資產(chǎn)的保管及使用管理,特制定本規(guī)定。
(二)范圍:本規(guī)則所稱固定資產(chǎn)包括土地、房屋及建筑物、機械設備、運輸設備、馬達儀表、工具等。
(三)會計科目列帳原則:前項固定資產(chǎn),耐用年數(shù)在二年以下,不具生產(chǎn)性,未超過一定金額者(各公司自訂)應以費用科目列帳,而不得以固定資產(chǎn)科目列帳。
(四)管理部門:固定資產(chǎn)按下列類別,由各公司指定部門負責管理,其管理及保養(yǎng)細則由各公司管理部門會同使用部門自行制定之。
土地、房屋及建筑物、運輸設備由總部門負責管理。
機械設備由工務部門負責管理,但得視實際需要歸由性質相關部門管理。
工具由資材倉庫負責管理。
(五)編號:固定資產(chǎn)取得后,即歸管理部門管理,并會同會計部門依其類別及會計科目統(tǒng)馭關系,予以分類編號并粘貼樣簽。
(六)移交:人員移交時,對于固定資產(chǎn)應依人事管理規(guī)則第十一條的規(guī)定詳細列清辦理移交。
(七)增減報告:會計部門應于次月15日前就土地、房屋及建筑物、運輸設備、機械設備、機電性什項設備等項目編制"固定資產(chǎn)增置表"一式三聯(lián)送管理部門核對,并填列異常或更正內(nèi)容后,第一聯(lián)管理部門留存,第二聯(lián)送返會計部門自存,第三聯(lián)送使用部門留存,采用電腦處理報表代替之。
(八)盤點:固定資產(chǎn)管理部門應會同會計部門每年盤點一次(不含工具、馬達、儀表)。另外應于每季就固定資產(chǎn)的項目中根據(jù)登記卡冊,每一類別至少抽點十項,盤點后應填造"盤存單"一式三份注明盈虧原因,一份自存,二份呈報(總)經(jīng)理核決后一份送會計部門,一份送管理處總經(jīng)理室備查。管理部門對于盤盈或盤虧,除應專案敘明原因呈核外,并應依增置或減損的規(guī)定辦理手續(xù)。
(九)增置、營造、修繕處理:固定資產(chǎn)的增置、營造、修繕應分別依照"材料管理辦法"、"工程修造發(fā)包事務處理規(guī)則"及"營建工程管理辦法"等有關規(guī)定辦理。
土地、房屋及建筑物、運輸設備、機械設備、機電性什項設備等固定資產(chǎn)于增置驗收后,使用部門(土地、房屋及建筑物由總務部門)應即填寫"固定資產(chǎn)增加單"一式三聯(lián)經(jīng)會管理部門簽章后,送會計部門填注購置金額、耐用年限、月折舊額,第一聯(lián)送管理部門轉記入"固定資產(chǎn)登記卡",第二聯(lián)由會計部門自存轉記入"固定資產(chǎn)登記卡",第三聯(lián)送使用部門留存。會計部門應每月與管理部門核對"固定資產(chǎn)登記卡"的記載事項,如有缺漏事項應即通知補正。
(十)受贈處理:固定資產(chǎn)因其他公司撥入,捐贈而取得者,應填明價格,如原價無法查得或根本無原價者,得由管理部門會同會計部門予以估列,并按第十條固定資產(chǎn)增置手續(xù)辦理。
(十一)登記:土地、房屋及建筑物等不動產(chǎn)取得所有權后,由總務部門統(tǒng)一辦理產(chǎn)權登記后,轉記入"房屋、土地登記卡",變更時亦同。
(十二)保險:固定資產(chǎn)應依"關系企業(yè)財物保險事務處理程序"的規(guī)定辦理保險。
(十三)資產(chǎn)轉移處理:土地、房屋及建筑物、運輸設備、機械設備、機電性什項設備等固定資產(chǎn)在公司內(nèi)相互撥轉時應由移出部門填寫"固定資產(chǎn)移轉單"一式四聯(lián)會管理部門簽章后,送移入部門簽認(管理部門不同時,要加印一聯(lián)會移入管理部門同時簽認),第一聯(lián)送管理部門(管理部門不同者,影印聯(lián)送移入管理部門轉記入"固定資產(chǎn)登記卡"),第二聯(lián)送會計部門,第三聯(lián)送移入部門,第四聯(lián)送移出部門。其出入廠區(qū)應另填"移轉交運單",一式六聯(lián)。第一聯(lián)托運部門自存,第二聯(lián)托運部門轉送會計部門暫存憑以核對第三聯(lián),第三聯(lián)至六聯(lián)出廠時經(jīng)守衛(wèi)簽注時間、車重后,第三聯(lián)由守衛(wèi)暫存,于翌晨轉送托運部門的會計部門,經(jīng)與第二聯(lián)核對無誤,于一日內(nèi)轉送收料部門的會計單位憑以核對收料;第四、五、六聯(lián)由承運商隨同物品出廠、入廠時經(jīng)守衛(wèi)簽注入廠時間、車重后入廠,經(jīng)點收后第四聯(lián)由收料部門存查,第五、六聯(lián)經(jīng)守衛(wèi)簽注出廠時間、車重后,第五聯(lián)由承運商暫存憑以申請運費,第六聯(lián)由守衛(wèi)暫存,于翌晨轉送收料部門的會計部門與第三聯(lián)核對。
(十四)資產(chǎn)送修處理:固定資產(chǎn)固故須送廠商修復時,應依照"工程修造發(fā)包事務處理規(guī)則"的有關規(guī)定辦理,于送修時由工務部門或管理部門開具"料品交運單"一式六聯(lián),第一聯(lián)經(jīng)辦部門自存,第二聯(lián)送會計部門,第三聯(lián)由守衛(wèi)室暫存于次日轉送會計部門,第四、五、六聯(lián)交承運商運同物品出廠,第四聯(lián)交收料廠商暫存供做物品回廠交貨的憑證,經(jīng)辦部門于驗收后轉交會計部門核銷,第五聯(lián)供申請運什費,第六聯(lián)由收料廠商簽收并送回經(jīng)辦部門。
(十五)出租或外借處理:固定資產(chǎn)出租或外借,管理部門應先會同會計部門后按序呈(總)經(jīng)理核準后始得辦理,并應制定契約,副本送會計部門以備核對,契約內(nèi)容應包括修繕保養(yǎng)及稅捐負擔、租金、運什費、歸還期限、保持原狀、附屬設備明細等,其出入廠區(qū)應另填"料品交運單"一式六聯(lián),并依第十五條流程的規(guī)定辦理。
(十六)減損處理:土地、房屋及建筑物、運輸設備、機械設備、機電性什項設備因減損擬報廢者,應由使用部門填具"固定資產(chǎn)減損單"一式四聯(lián),注明減損原因,送管理部門及會計部門簽注處理意見后呈報(總)經(jīng)理,經(jīng)核準后,第一聯(lián)送管理部門轉記入"固定資產(chǎn)登記卡",第二、三聯(lián)依處理意見辦理后連同該廢品送資材倉庫簽收(盤虧部分免辦繳庫),第二聯(lián)連同有關資料送會計部門據(jù)以向主管機關辦理報備,抵押權變更及解除保險等手續(xù),第三聯(lián)自存。該減損資產(chǎn)因體積巨必須就地處理或拆除時,則第四聯(lián)送托部門憑以辦理,惟減損資產(chǎn)于拆移前,或拆移后無法繳庫時,管理部門或使用部門應妥為保管,上項減損資產(chǎn)已繳庫者由資材倉庫保管處理,其無法繳庫而決定標售時,其處理流程依第十八條的規(guī)定辦理。
(十七)閑置固定資產(chǎn)處理
固定資產(chǎn)的管理部門至少每三個月應將經(jīng)營上認為無利用價值的閑置固定資產(chǎn)予以整理,填具"閑置固定資產(chǎn)明細表",擬定處理意見后呈報(總)經(jīng)理,經(jīng)核定標售者須按下列規(guī)定辦理:
1、管理部門應即按"閑置固定資產(chǎn)明細表"所列經(jīng)批示計售部分開具"固定資產(chǎn)讓售比價單"一式四聯(lián)由(總)經(jīng)理指派專人或由采購部門負責招商比價,并將比價結果轉記于"標售比價單"后,第三聯(lián)自存,第四聯(lián)送資管科,第一、二聯(lián)呈(總)經(jīng)理核決后,由經(jīng)辦人將第二聯(lián)送會計部門以核對,第一聯(lián)送管理部門以便發(fā)貨。
2、發(fā)貨時,由標售經(jīng)辦人填寫"料品交運單"一式六聯(lián)(承運商聯(lián)勿填)憑以入廠提貨,經(jīng)守衛(wèi)簽注出廠時間及過磅記錄后,送回標售經(jīng)辦人開具"繳款單"向出納解繳貨款,并于"料品交運單"備注欄填寫"固定資產(chǎn)讓售比價單"號碼、發(fā)票號碼,第一聯(lián)送資材部門,第四聯(lián)送承購商收執(zhí),第二、三聯(lián)送守衛(wèi)查對放行,于翌立轉會計部門復核。
3、提貨出廠后管理部門應即填具"固定資產(chǎn)減損單"一式四聯(lián)(資材倉庫聯(lián)免填),第一聯(lián)自存轉記入"固定資產(chǎn)登記卡",第二聯(lián)送會計部門,第三聯(lián)送使用部門留存。
(十八)抵押資產(chǎn)的減損出租、外借處理
提供抵押借款的固定資產(chǎn)如有發(fā)生減損、出租或外借時,會計部門應事先備函寫明抵押編號及資產(chǎn)名稱、數(shù)量,向總管理處財務部報備,由財務部向貸款及抵押權登記機械辦理標的物增減變更手續(xù)。
會計電算化的規(guī)章制度3
為提高企業(yè)財會效率,進而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益,嚴格執(zhí)行財政部頒發(fā)的《會計電算化管理辦法》,同時結合本單位的具體情況,特制定本制度。
一、有嚴格的操作管理制度
1、崗位責任制:
在系統(tǒng)運行前,必須確定會計電算化崗位及職責,根據(jù)會計業(yè)務量要求和會計數(shù)據(jù)處理方式不同,可設以下崗位:
A、會計主管:
(1)負責組織開展單位會計電算化工作,包括制訂會計電算化發(fā)展規(guī)劃、配合計算機人員研制相關的系統(tǒng)開發(fā)、會計軟件系統(tǒng)的日常應用、崗位監(jiān)督、會計檔案管理等。做為會計主管應具備會計和計算機知識。
(2)負責制訂會計崗位責任制,并協(xié)調(diào)管理各崗位員工的工作。
(3)制訂會計電算化的各項管理制度。
(4)負責整個系統(tǒng)正常運行、應用軟件資源的調(diào)配、系統(tǒng)故障及時處理。
B、系統(tǒng)操作員:
(1)負責會計核算所需數(shù)據(jù),如:記帳憑證、往來帳、銀行帳、報表、材料單、工資單等。
(2)打印輸出各種帳簿、報表等。
(3)做好數(shù)據(jù)備份工作。
C、憑證審核員:
(1)對手工計算編制的計帳憑證審核。
(2)負責計帳、結帳工作。
(3)負責報表的編制工作。
(4)做好數(shù)據(jù)的備份工作。
D、會計檔案:
(1)負責有關系統(tǒng)軟盤、數(shù)據(jù)軟盤的存檔,各種帳、證、表的保管。
2、操作管理制度:
(1)操作員應經(jīng)過系統(tǒng)培訓后才能上崗。
(2)應經(jīng)會計主管批準才能上崗,且只能在主管批準的`權限內(nèi)工作。
(3)嚴格按系統(tǒng)說明完成每一步工作。
(4)若出現(xiàn)故障情況,應報告領導一同分析原因;若出現(xiàn)系統(tǒng)引起的故障,應及時通知銷售商派人進行維護。
(5)應至少一個月備份一次數(shù)據(jù),以防數(shù)據(jù)丟失。
(6)外來軟盤不得在有會計軟件的機器上運行,以防感染病毒。
3、機房管理制度:
(1)未經(jīng)許可的無關人員不得隨意使用財會專用機。嚴禁在機器上玩游戲。
(2)不得帶電拔插頭,以免損壞機器、設備。
(3)嚴禁使用外來軟盤,必要時要先殺毒后再使用。
(4)嚴格按順序開啟機器,長時間離開應關閉機器,下班必須關閉電源。
(5)應保持計算機清潔。
(6)計算機出現(xiàn)故障,應由專人維修,未經(jīng)許可不得擅自拆開。
4、有嚴格的硬件、軟件維護制度:
若硬件出現(xiàn)故障,應及時通知銷售商派人維護,切勿自己拆開。
軟件維護包括:
(1)對會計軟件的日常維護,包括:科目的升級、常見錯誤排除、數(shù)據(jù)恢復、調(diào)整打印機參數(shù)等。
(2)維護人員不得擅自改變原有軟件的程序。
(3)財會人員因正常操作失誤而引起的錯誤,應由財會人員改正,不得由維護人員通過維護修改,如打開憑證庫、帳簿庫等文件進行修改。
(4)加強對硬件、軟件的維護,是提高效率的關鍵。
5、有會計檔案管理制度:
會計電算化的檔案管理,大部分內(nèi)容同手工一樣,應特別加強以下方面的管理:
(1)會計電算化軟件的文檔資料的保存。
(2)定期備份核算數(shù)據(jù)軟件的保管。
(3)帳簿中的日記帳、銀行帳每天打印,帳頁打印輸出裝訂成冊;總帳每月打印,年終裝訂成冊。
(4)全年會計年度結束,備份兩份完整軟盤分別保存。
(5)所有會計檔案必須造冊登記,以備查用。
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