淺談檔案信息化建設(shè)

淺談檔案信息化建設(shè)1

一、 概述
　　
　　隨著發(fā)展,人們對檔案治理有了更高的要求,檔案治理部分自身的治理水平、治理手段必須從手工方式向現(xiàn)代治理方式轉(zhuǎn)變,為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

淺談檔案信息化建設(shè)2

　　民政部門作為政府重要的行政職能部門，在保障人民群眾基本生活權(quán)益，維護(hù)社會穩(wěn)定，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展與社會和諧進(jìn)步等方面都發(fā)揮著重要作用。民政檔案管理是民政部門的基礎(chǔ)工作，也是整個民政行政業(yè)務(wù)工作的核心內(nèi)容之一。它包括民政文件資料的受理、錄入、整理、歸檔、管理、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)�？茖W(xué)規(guī)范的管理民政檔案，對運(yùn)用現(xiàn)代化手段維護(hù)民政工作文件資料的完整和安全，充分發(fā)揮民政行政職能，具有十分重要的意義。民政部門必須加快民政工作檔案管理、使用、創(chuàng)新，大力推進(jìn)民政檔案信息化建設(shè)，檔案信息化建設(shè)是國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的重要內(nèi)容，在新的形勢和機(jī)遇面前，我們必須運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)手段，全面提升民政檔案工作水平，以更好地適應(yīng)信息社會對民政檔案工作的需求。

　　從民政部門檔案信息化建設(shè)工作的現(xiàn)狀看，目前主要存在以下幾個方面的問題：一是對民政檔案信息化工作重要性認(rèn)識不到位。當(dāng)前，一些民政部門工作人員，甚至部分檔案工作人員對抓民政檔案信息化重視不夠，簡單地認(rèn)為民政工作信息化建設(shè)只要完成民政工作任務(wù)就可以了，對檔案主管部門的工作部署和檢查存在應(yīng)付心理，而民政部門檔案工作人員往往又身兼數(shù)職，承擔(dān)著繁重的民政工作任務(wù)，不能專心做好檔案工作，致使民政檔案管理工作是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，造成有的基層民政檔案管理工作做完了，卻沒有將文件材料及時歸檔，亂丟亂放，出現(xiàn)人走檔丟的現(xiàn)象。

　　二是檔案工作人員信息化管理水平不高。從目前基層民政檔案專業(yè)人員隊伍的整體狀況看，普遍存在專業(yè)素質(zhì)偏低、信息化管理水平不高等問題，與現(xiàn)時民政工作檔案信息化的發(fā)展要求存在較大差距。許多民政工作檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)工作經(jīng)驗上，信息化管理經(jīng)驗不足，思想觀念和管理水平跟不上時代發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

　　三是電子文件管理不健全。雖然當(dāng)前的電子文件應(yīng)用與管理越來越普遍，各級工作人員應(yīng)用計算機(jī)開展工作越來越廣泛，但是，由于當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)開發(fā)、推廣與使用上的制約，以及民政工作法律政策規(guī)定的要求，民政部門對民政工作文件的管理和利用仍然采用"雙軌制"，即文件電子版與紙質(zhì)文件實物載體同時并存，特別是針對電子文件修改、銷毀的隨意性的不確定性認(rèn)知，人們還是對紙質(zhì)文本的信任度較強(qiáng)，因此，電子文件的整理、歸檔并沒有被廣泛地重視起來，而且，有的部門的專門檔案室、檔案柜并未很好地建立起來或很好地使用，每個民政工作人員所使用的計算機(jī)里面都有電子文件，沒有按規(guī)定收集整理立卷歸檔，銷毀隨意性大，電子檔案管理很混亂。

　　四是民政檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不足。由于對民政檔案工作信息化經(jīng)費(fèi)投入的不足，民政檔案信息化管理軟硬件設(shè)施還相對缺乏，使得民政檔案信息化管理相對滯后，不能適應(yīng)民政工作信息化建設(shè)的需要，不能及時、迅速、準(zhǔn)確、全面地為民政工作科學(xué)化、規(guī)范化推進(jìn)提高提供有價值的信息資源。而且，目前部分民政文件資料仍然是人工歸檔、管理，計算機(jī)在檔案管理上的使用、保護(hù)水平較低，使民政工作檔案信息不能共享，查閱不方便。往往是要“沉入”檔案室的卷宗中，逐卷、逐頁尋找，不能適應(yīng)民政檔案信息化發(fā)展的要求。

　　針對民政部門檔案信息化管理工作中存在的上述問題，結(jié)合檔案信息化工作實際，要實現(xiàn)民政檔案規(guī)范化管理，應(yīng)從以下幾個方面采取對策：首先，要加強(qiáng)民政檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。一方面各級民政部門應(yīng)充分認(rèn)識到做好民政檔案信息化工作的重要意義，適應(yīng)民政工作信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入民政信息化建設(shè)的總體發(fā)展格局中，以促進(jìn)民政檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為民政事業(yè)發(fā)展服務(wù)。另一方面，要提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。把檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等列入民政檔案工作人員知識更新和繼續(xù)教育工作計劃;采取請進(jìn)來與走出去相結(jié)合、專家授課與個人自學(xué)相結(jié)合等培訓(xùn)方式，加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，不斷拓寬民政檔案管理人員的知識面，準(zhǔn)確掌握《檔案法》、民政部關(guān)于文書檔案工作的有關(guān)規(guī)定和要求，促進(jìn)基層民政檔案信息化管理水平的不斷提高。并且，民政檔案工作人員要堅持在工作中學(xué)習(xí)和掌握民政工作信息化的有關(guān)知識，努力自主提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)當(dāng)前和今后一個時期的工作需要。

　　其次，要加強(qiáng)民政檔案信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。一是要加強(qiáng)電子文件歸檔管理。民政部門要根據(jù)民政工作檔案管理的要求，加強(qiáng)對本部門電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。及時總結(jié)、推廣經(jīng)驗，引導(dǎo)、規(guī)范機(jī)關(guān)電子文件的歸檔管理。二是要盡快實現(xiàn)民政檔案的信息化與民政工作的信息化同步。民政檔案必須適應(yīng)民政工作信息化要求，把電子文件妥善保管起來。民政工作信息化的迫切要求及快速發(fā)展，對民政檔案管理提出了更高的要求。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的成熟、數(shù)據(jù)安全問題的解決，電子文件將不斷增加，紙質(zhì)載體的文件數(shù)量將不斷萎縮，電子文檔的應(yīng)用是檔案發(fā)展的必然。民政工作電子文件不止是日常工作形成的方案、總結(jié)之類的文稿，更多的會是越來越多的每個工作日里形成的婚姻登記文書檔案、正式的文件，低保救助、五保管理、民間組織等申報審批形成的數(shù)據(jù)資料，地名管理、勘界協(xié)議、退役士兵安置等工作中形成的文件資料及各類電子版的影像檔案，都要越來越多地作為電子檔案保存、應(yīng)用，使民政檔案現(xiàn)代化與民政工作信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

　　再次，要加強(qiáng)民政檔案信息安全體系建設(shè)。按照《檔案法》和民政工作的相關(guān)法律法規(guī)的要求，在上級檔案工作主管部門的指導(dǎo)下，民政部門要建立健全與檔案法律法規(guī)及民政工作相關(guān)法律法規(guī)相配套的一系列內(nèi)部管理制度，建立民政檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，進(jìn)一步規(guī)范民政工作電子文件檔案管理工作，加強(qiáng)對計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全;加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。

　　信息化條件下，文檔一體化已經(jīng)成為普遍共識，電子文件管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實、完整、長期可讀，推進(jìn)民政工作檔案信息化建設(shè)是檔案工作的必然選擇。民政工作檔案是民政工作的記載，是工作中形成的文件材料的歸宿，以民政檔案信息化建設(shè)作為推進(jìn)民政工作，推進(jìn)民政檔案事業(yè)發(fā)展的杠桿，以此推動民政工作及民政檔案工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，為構(gòu)建社會主義和諧社會服務(wù)。

淺談檔案信息化建設(shè)3

　　人事檔案作為個人成長過程中最重要的載體，無論是對人才的開發(fā)還是利用均有著無可替代的重要作用，尤其在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，人們除了需在時間、空間等概念方面發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變外，也應(yīng)該加強(qiáng)對人事檔案重要性的認(rèn)知。當(dāng)前的社會形勢，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式儼然已無法滿足時代發(fā)展的要求，必須進(jìn)行變革及更新。本文從新時期人事檔案管理實踐出發(fā)，就其信息化建設(shè)開展研究與探討。

　　人事檔案；信息化建設(shè)；人力資源管理

　　傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，其最主要的任務(wù)莫過于管理各項與人相關(guān)的信息資源。而現(xiàn)如今，隨著時代以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其不僅讓我國的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)生了巨大變化，也讓人事檔案管理工作的內(nèi)涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設(shè)，是我國迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展需要，也是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。

　　一、加強(qiáng)信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想

　　在信息化技術(shù)愈漸發(fā)達(dá)的今天，人們對信息化建設(shè)也越來越重視，而信息化于各行各業(yè)中的廣泛運(yùn)用，基于信息化本身所具備的動態(tài)性、及時性以及快捷性等特征，故也極大促進(jìn)了各行業(yè)的發(fā)展。對此，要想切實加強(qiáng)對人事檔案的管理，除了人事檔案管理人員本身需具備良好的管理意識外，有關(guān)信息化技術(shù)的引進(jìn)亦當(dāng)引起相關(guān)管理者的足夠重視。當(dāng)然，有關(guān)人事檔案管理的信息化建設(shè)，同樣也意味著人事檔案管理人員需具備更高的信息素養(yǎng)，對此，作為人事檔案管理人員，其在實際的管理過程中，需務(wù)必做到以下幾點(diǎn)：首先，人事檔案管理人員，其本身必要具備不斷進(jìn)取的良好學(xué)習(xí)態(tài)度，如此方能積極投入到對信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)過程中，繼而確保對先進(jìn)信息化技術(shù)的合理利用。其次，身為人事檔案管理人員，其本身須始終具備良好的管理意識，并在實際的管理過程中，堅持“以人為本”的管理原則，如此方能讓人事檔案管理與其他管理工作相契合，繼而激發(fā)人事檔案管理人員的工作責(zé)任心與積極性。最后，作為人事檔案管理人員，其在實際的管理過程中應(yīng)務(wù)必意識到人事檔案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵從實際，并積極聯(lián)系信息化、自動化的管理思想，切實促進(jìn)傳統(tǒng)人事檔案管理工作逐步往現(xiàn)代化的方向發(fā)展，繼而在提升人事檔案管理工作效率的同時確保理想的管理質(zhì)量與成效。

　　二、加大對人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)力度

　　要想促使人事檔案管理逐步往信息化的方向發(fā)展，必須建立一個信息化的操作平臺，否則任何事項都無異于一紙空談。對此，無論是政務(wù)的人事檔案管理人員或科研人員，其在實際的工作中，都應(yīng)務(wù)必致力于人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)，并基于當(dāng)前所使用的各類操作系統(tǒng)予以更新和升級，建立出一套相對更為科學(xué)且完善的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以滿足當(dāng)代社會對政務(wù)人事檔案管理工作的要求。當(dāng)然，有關(guān)人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立，其除了需具備管理、維護(hù)、增、刪、查、改等基本功能外，尚需實現(xiàn)與政務(wù)其他資源之間的溝通與共享，以人事檔案向社會提供服務(wù)為重心，強(qiáng)化服務(wù)意識，不斷提高管理效率和服務(wù)水平，為上級領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供真實可靠的人事信息。

　　三、采用一體化管理規(guī)范人事檔案信息化建設(shè)

　　現(xiàn)階段我國的人事檔案管理大多是紙質(zhì)材料和電子文檔，總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，有關(guān)人事檔案管理信息化管理系統(tǒng)的建立，既要以網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)為支撐，也應(yīng)囊括人事檔案管理的方方面面，包括信息資源的查詢與傳遞、檔案的分類建立與保管等。采取一體化的管理體系，要將科學(xué)技術(shù)與人事檔案管理工作相結(jié)合，從人事檔案管理工作的實際情況出發(fā)，堅持循序漸進(jìn)的原則，做好兩者的協(xié)調(diào)工作，實現(xiàn)由初級到高級的有效轉(zhuǎn)變，并成立綜合性人事檔案管理資源庫和分級化人事檔案管理資料庫，以此來共同形成信息化人事檔案管理平臺，有效提高人事檔案管理工作的效率和水平。同時，在統(tǒng)一、科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)上，利用計算機(jī)技術(shù)將原始的檔案信息與檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，從而更為完善地建立起一個現(xiàn)代化、專業(yè)化的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，方便資源的傳遞與共享。堅持計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用效率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”，建立一個現(xiàn)代化的人事檔案數(shù)據(jù)庫，最終實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化，便于信息的共享。這樣就能夠使管理工作中的檔案的建立、接收、派發(fā)、保存、使用、查詢等實現(xiàn)一體化，從而讓檔案管理工作更加高效便捷。

　　四、加大資金投入保證人事檔案信息化建設(shè)

　　人事檔案管理的信息化建設(shè)，在實際的管理過程中，應(yīng)務(wù)必保證在人事檔案管理信息化建設(shè)方面的資金投入力度。人事管理者需對相關(guān)資源的配置是否合理予以充分考量，盡可能節(jié)省人事檔案管理信息化建設(shè)開支，并確保人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)性與有效性。同時，加大投入以提高檔案管理人員的基本素質(zhì)、執(zhí)行能力、技術(shù)設(shè)備操作水平，備份相關(guān)的人事檔案信息，設(shè)置數(shù)據(jù)信息、設(shè)備數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，從而多方位確保人事信息檔案的安全�？傊�，隨著時代的不斷發(fā)展，如今，人事檔案管理的信息化建設(shè)已然成為社會發(fā)展的必然要求。作為人事檔案管理人員，在實際的管理過程中，應(yīng)務(wù)必聯(lián)系現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷強(qiáng)化自身的信息化水平及能力，提高人事檔案管理工作效率，更好地為人事工作和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供全方位、更準(zhǔn)確、更快捷服務(wù)的現(xiàn)實需要。

　　

　　[1]徐輝。關(guān)于新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探析[J]。辦公室業(yè)務(wù)，20xx（1）：28。

　　[2]張麗娜。大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策[J]。山西檔案，20xx（2）：71—73。

淺談檔案信息化建設(shè)4

　　1 檔案信息化建設(shè)的重要性

　　所謂檔案信息化，是指由國家檔案管理部門負(fù)責(zé)，在其統(tǒng)一規(guī)劃和組織管理下，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并完成檔案信息資源的管理、處置以及利用的過程。一般而言，檔案信息化建設(shè)主要包括信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)以及檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)四方面內(nèi)容。

　　《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)[20xx]15號）以及《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》（魯辦發(fā)[20xx]40號）兩個重要文件都強(qiáng)調(diào)了檔案信息化建設(shè)的重要性，提出檔案管理信息資源的數(shù)字化、管理一體化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化等特點(diǎn)，明確了推動檔案管理現(xiàn)代化這一檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，通過科學(xué)整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會價值，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用，從而為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

　　具體而言，檔案信息化建設(shè)具有以下重要價值：一是提升檔案管理人員的工作效率。一直以來，我國檔案管理采用的是以檔案實體管理為重點(diǎn)的模式，工作人員都是通過手工進(jìn)行檔案的收集、整編、管理、提供利用的，這種模式不僅工作量大，而且工作人員的效率很低；而檔案管理實現(xiàn)信息化以后，檔案管理工作變得數(shù)字化、自動化、一體化、共享化，檔案管理工作變得省時省力，只需一次錄入檔案信息就可以多次利用，極大提升了檔案管理工作人員的效率。例如，對于高職院校檔案管理而言，實現(xiàn)檔案管理信息化后，學(xué)校各部門就可以根據(jù)特定權(quán)限，通過校園網(wǎng)直接查詢一些人員的信息，從而可以為高職院校的科學(xué)決策提供便捷、準(zhǔn)確的依據(jù)。二是保護(hù)檔案紙質(zhì)載體。對于檔案管理而言，紙質(zhì)載體是非常重要的原始證據(jù)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式需要反復(fù)查閱紙質(zhì)載體，不僅費(fèi)時費(fèi)力，而且經(jīng)過反復(fù)翻閱、反復(fù)拆裝后，紙質(zhì)載體很容易受損；而檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員只需從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相關(guān)信息，極大減少了對紙質(zhì)檔案資料的接觸，從而保護(hù)了紙質(zhì)檔案管理載體。三是推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，在實現(xiàn)檔案信息共享的同時，可以為我國檔案管理體系創(chuàng)新和完善提供動力，并使我國檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規(guī)范，從而推動我國盡快建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。

　　2 新形勢下檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

　　2.1 思想認(rèn)識不到位

　　伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展和普遍應(yīng)用，我國檔案信息化建設(shè)取得了一定成績；但是，受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)識，沒有認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性，所以在檔案信息化建設(shè)中表現(xiàn)出懈怠、不配合等消極情緒，這嚴(yán)重阻礙了我國檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

　　2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

　　檔案信息化建設(shè)由于發(fā)展時間較短，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不夠完善。由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，一些地區(qū)的檔案信息化建設(shè)水平較低。檔案信息化建設(shè)中，對于基礎(chǔ)設(shè)施的要求比較高，既要有外部硬件設(shè)施同時還應(yīng)具備內(nèi)部的軟件設(shè)施，如專業(yè)化檔案管理軟件。

　　2.3 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低

　　新形勢下，檔案信息化管理要求更高，但是對于實施的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)卻缺乏統(tǒng)一，各地在檔案信息化管理方面多是各自實施，標(biāo)準(zhǔn)不一。建立檔案管理的規(guī)劃化標(biāo)準(zhǔn)，有利于實現(xiàn)檔案之間的有效銜接，減少檔案管理的難度，因此標(biāo)準(zhǔn)化較低的現(xiàn)狀急需得到有效的轉(zhuǎn)變。

　　2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

　　檔案信息化建設(shè)的深入實施，對于管理人才的專業(yè)性也提出了更高的要求。由于過去對于檔案的管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員應(yīng)該具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練的操作信息化設(shè)備及軟件來處理檔案管理工作，因此，專業(yè)人才的缺乏對檔案管理信息化造成了很大的阻礙，不利于檔案管理信息化建設(shè)水平的有效提升。

　　3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對策

　　3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

　　檔案管理信息化已經(jīng)成為未來的趨勢，因此檔案管理相關(guān)部門及人員應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想認(rèn)識觀念，提高對于檔案信息化建設(shè)的重視程度。為不斷加強(qiáng)檔案管理人員對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，可以通過舉辦培訓(xùn)活動來實施。人員培訓(xùn)工作應(yīng)該重視對檔案管理重要性、檔案管理未來趨勢以及未來檔案管理工作提出的新要求等內(nèi)容的詳細(xì)講解與培訓(xùn)，幫助管理人員成功轉(zhuǎn)變管理思維與管理理念，真正重視信息化建設(shè)對于檔案管理工作的重要意義，能夠積極主動的學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識，加深理解，從而更好的適應(yīng)新型管理工作的要求。

　　3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　基礎(chǔ)施設(shè)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的'基礎(chǔ)和重要保障，因此，加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)十分必要。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，檔案管理部門一方面應(yīng)該努力購進(jìn)專業(yè)的檔案信息處理軟件及硬件設(shè)備，確保信息化處理工作能夠順利進(jìn)行；另一方面檔案管理人員應(yīng)該圍繞自身檔案管理工作的實際情況，綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容，努力開發(fā)特色管理功能，體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時，檔案管理還應(yīng)努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系，努力實現(xiàn)檔案信息的全民共享，可以通過建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來整合相關(guān)的檔案信息資源，并充分運(yùn)用信息化處理技術(shù)推進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。

　　3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

　　檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系不僅能夠為檔案管理信息化提供有力的依據(jù)，同時還能夠有效克服因為標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而帶來的一些的工作阻礙。比如說，在檔案的錄入、掃描以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實現(xiàn)無差錯的轉(zhuǎn)變，這樣就給后續(xù)的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設(shè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系過程中，既要從整個行業(yè)領(lǐng)域去規(guī)范檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，同時還應(yīng)該具體到檔案管理信息化的每一個環(huán)節(jié)當(dāng)中。比如說，對于檔案信息的存儲格式做出明確的規(guī)定、掃描的清晰度有一個準(zhǔn)確的界定等等。

　　3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)

　　人才隊伍建設(shè)工作的有效推進(jìn)，能夠在很大程度上保障檔案管理信息化工作的效果取得。各級檔案管理部門應(yīng)該建立科學(xué)的用人理念，對于檔案管理人員來講，應(yīng)該明確提出對其工作的要求，多招聘一些具備現(xiàn)代化信息處理能力的高水平管理人才，提升自身人才隊伍建設(shè)的水平。一方面，檔案管理部門應(yīng)加大外部優(yōu)秀人才的引進(jìn)，借助一些人才招聘渠道引進(jìn)一批能力水平較高的檔案管理人員；另一方面，檔案管理部門應(yīng)該加大對內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)提升與培訓(xùn)，通過開設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程幫助現(xiàn)有管理人員提升管理技能，增強(qiáng)管理能力。

　　在新形勢下，檔案工作信息化也變得越來越被重視，充分體現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)的必要性、重要性和緊迫性。因此，需從各方面深化檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息化技術(shù)支撐體系，努力提高檔案工作信息化的新水平，提升創(chuàng)新能力，為檔案工作的改革和創(chuàng)新提供堅實的技術(shù)支撐。

淺談檔案信息化建設(shè)5

　　摘要：利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和管理，可確保檔案信息的時效性，實現(xiàn)檔案信息資源共享。在利用算機(jī)技術(shù)開展檔案信息化建設(shè)時，應(yīng)樹立檔案信息化意識，提高檔案信息化技術(shù)水平，不斷提高檔案信息管理水平，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性。在利用計算機(jī)技術(shù)開展檔案信息管理時，要通過計算機(jī)創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保障檔案信息安全，研發(fā)檔案信息相關(guān)軟件，提高檔案信息的利用率，促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);信息管理;計算機(jī)技術(shù)

　　檔案信息化是以室藏檔案為基礎(chǔ)，在保持原來檔案信息不變的前提下，改變檔案自身內(nèi)容的存在形式，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享，滿足經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需求。應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和管理，可以節(jié)約時間，提高工作效率；可以節(jié)約成本，依規(guī)做好檔案信息保密工作。所以，應(yīng)合理利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理。

　　1檔案信息化建設(shè)和管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)

　　1.1確保時效性

　　定期人工整理后的紙質(zhì)檔案要分放到各檔案室，保存的檔案信息一般具有一定的滯后性。而應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)完成檔案掃描輸入、加工整理后，可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸直接傳送給檔案室，確保查詢得到的是最新、最及時的檔案信息，確保了檔案信息的時效性。

　　1.2實現(xiàn)資源共享

　　運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)可錄入檔案信息，創(chuàng)建自己的信息庫，相關(guān)部門可通過網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)取經(jīng)過加工的檔案信息，可節(jié)約時間、空間，提高工作效率，共享電子檔案信息資源。要提高檔案信息共享能力，細(xì)分電子檔案類別為操作目錄、系統(tǒng)環(huán)境、卷內(nèi)目錄、檔案密級等，來進(jìn)行科學(xué)管理。

　　2計算機(jī)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

　　2.1樹立信息化意識

　　檔案管理人員要樹立社會檔案意識，這可推動檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的主力軍，其能動性直接影響檔案信息化建設(shè)的成敗，應(yīng)予以充分重視。這要求檔案管理人員要樹立檔案信息化觀念并認(rèn)清其重要性，主動參與并認(rèn)真做好檔案信息化建設(shè)工作，促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。

　　2.2提高檔案信息化技術(shù)水平

　　(1)配備硬件設(shè)備。要開發(fā)、運(yùn)用和不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)，通過培訓(xùn)并推廣統(tǒng)一的計算機(jī)軟件系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ);(2)檔案目錄中心和全文數(shù)字化。在此項工作中，輸入數(shù)據(jù)時應(yīng)統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)使用者要求邊整理邊輸入檔案資料，同時保存紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案，避免重復(fù)勞動，加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程;(3)界定并保證信息密級及其安全。首先要制定公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密等密級標(biāo)準(zhǔn)。為確保軟件系統(tǒng)安全性，要合理設(shè)定檔案信息使用者查詢權(quán)限，通過在網(wǎng)上驗證使用者身份來保證檔案密級安全。

　　2.3提高檔案信息管理水平

　　(1)加強(qiáng)檔案信息化管理軟件和制度建設(shè)。要根據(jù)本單位實際選擇合適的檔案信息化管理軟件，根據(jù)國家法律法規(guī)制定并不斷完善管理規(guī)章制度和規(guī)范，加強(qiáng)信息交換并提高共享水平，創(chuàng)造出更為有利的、方便公眾的優(yōu)越條件;(2)檔案管理人員必須學(xué)習(xí)和掌握計算機(jī)、信息化管理知識和管理軟件，不斷開發(fā)利用軟件，使系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)良好;(3)檔案信息化管理成敗的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)質(zhì)量，要嚴(yán)格把守數(shù)據(jù)關(guān)，輸入完整準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，保證信息的客觀性。要建立數(shù)據(jù)審核制度，輸入前和輸入后應(yīng)詳細(xì)審核和校對數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　3計算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

　　3.1創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫

　　檔案信息管理的核心是利用計算機(jī)技術(shù)開發(fā)和建立數(shù)據(jù)庫以保存檔案數(shù)據(jù)信息。這一過程是檔案信息管理正規(guī)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的必要手段，是用戶獲取各種檔案信息的一種重要方式。在檔案管理過程中，要建立完善的數(shù)據(jù)庫和相關(guān)程序，準(zhǔn)確錄入檔案信息，通過不同方式來檢索、查詢和利用檔案信息，做到檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行和檔案信息的共享。

　　3.2規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　應(yīng)規(guī)范建設(shè)和科學(xué)管理檔案數(shù)據(jù)庫，尤其時應(yīng)注意泄密問題。要提高檔案管理的安全機(jī)制，防止信息泄露；要不斷擴(kuò)大發(fā)展檔案信息數(shù)據(jù)庫，順應(yīng)計算機(jī)發(fā)展建立新的管理軟件，滿足檔案信息管理需求。

　　3.3保障檔案信息安全

　　安全性是檔案信息管理中的重中之重，機(jī)密信息一旦泄露，不利于經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展。安全保障制度是保證信息管理安全的保證，但應(yīng)做到科學(xué)合理有效。要選用適合的或重新設(shè)計殺毒軟件，保證病毒不侵襲檔案信息；為有效抵制內(nèi)外攻擊，要將入侵檢測、漏洞掃描技術(shù)、二級防火墻作為檔案信息管理系統(tǒng)安全的核心內(nèi)容；為及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案信息管理系統(tǒng)安全問題，了解系統(tǒng)安全運(yùn)行情況，要實時記錄防火墻日志來監(jiān)控系統(tǒng)。必要時將系統(tǒng)劃分為隔離區(qū)、外網(wǎng)區(qū)和內(nèi)網(wǎng)區(qū)等不同使用權(quán)限的區(qū)域，以不同級別指令為依據(jù)，嚴(yán)格端口和服務(wù)限制。這樣，系統(tǒng)管理員可限制不同使用者的操作權(quán)限。防火墻可隔離移動網(wǎng)絡(luò)接入點(diǎn)，掃描所有進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部的信息。當(dāng)出現(xiàn)欺騙性攻擊時，技術(shù)人員可及時發(fā)現(xiàn)危險操作并根據(jù)情況的不同給予不同的處理，避免系統(tǒng)受到侵害。

　　3.4研發(fā)檔案信息相關(guān)軟件

　　在當(dāng)前已有的檔案管理軟件上，根據(jù)檔案信息的發(fā)展以及計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，可以根據(jù)實際重新設(shè)計軟件結(jié)構(gòu)、模塊、編程、調(diào)試和測試，開發(fā)新數(shù)據(jù)庫和管理軟件，研發(fā)出適合時代發(fā)展和順應(yīng)檔案信息利用者需求的檔案管理程序和相關(guān)軟件，確保檔案管理和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的有效性和準(zhǔn)確性。

　　3.5提高檔案信息利用率

　　利用現(xiàn)代信息技術(shù)整理和編研可進(jìn)一步系統(tǒng)化和優(yōu)化檔案信息，能提高信息密度和信息傳遞速度，方便快捷地為利用者提供必要的數(shù)字化檔案信息，有助于及時提供準(zhǔn)確的當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會發(fā)展決策信息。利用檔案信息管理系統(tǒng)可建立基于局域網(wǎng)用戶友好界面的查詢子系統(tǒng)，這樣利用者可以按權(quán)限瀏覽和快速索取網(wǎng)站所提供的豐富的檔案信息，可獲得較高的社會效益。根據(jù)用戶權(quán)限的不同，通過局域網(wǎng)以數(shù)字化形式為各部門傳輸必要、及時、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息，充分實現(xiàn)檔案信息共享，充分利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，切實提高檔案信息管理系統(tǒng)和檔案信息利用率。隨著計算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)和管理提供了有利條件，所創(chuàng)建的檔案管理平臺不但可以有效實施檔案信息化建設(shè)和管理，還可節(jié)省時間和成本，提高檔案管理效率、利用率和社會效益，不斷提高管理水平，確保檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息，可以促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。

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