電子檔案的概念范文第1篇

關(guān)鍵詞：電子文件 元數(shù)據(jù) 綜述

“元數(shù)據(jù)”一詞，由來已久，其最早出現(xiàn)于計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域。自1996年美國著名電子文件專家戴爾·比爾曼在第十三屆國際檔案大會上提出“元數(shù)據(jù)”以來，元數(shù)據(jù)開始進(jìn)入檔案學(xué)界研究人員的視野，并逐漸發(fā)展成為檔案學(xué)界新的研究熱點(diǎn)，尤其是對電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究。筆者試圖通過文獻(xiàn)分析法，對2000——2023年我國電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究情況進(jìn)行歸納和總結(jié)。

1．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

筆者選取了中國期刊全文數(shù)據(jù)庫、中國期刊全文數(shù)據(jù)庫-世紀(jì)期刊、中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫及中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫，使用高級檢索，在“題名”檢索項(xiàng)中填入檢索詞“元數(shù)據(jù)”，同時(shí)在邏輯“且”條件中選擇“關(guān)鍵詞”檢索項(xiàng)并填入檢索詞“電子文件”，選擇2000至2023作為檢索時(shí)間，最終共獲取有關(guān)電子文件管理元數(shù)據(jù)的論文134篇，其中中國期刊原文數(shù)據(jù)庫搜索出132篇，中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫2篇。

通過對年度的統(tǒng)計(jì)分析，可以了解電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究進(jìn)展情況。依據(jù)本文所使用的檢索方法獲取的134篇論文，其年度分布情況如表1所示。

由表1可知，從2000年到2023年，有關(guān)電子文件管理元數(shù)據(jù)的論文數(shù)量明顯呈上升趨勢，并且自2002年開始，論文數(shù)量一直保持在比較穩(wěn)定的水平，這說明現(xiàn)階段，電子文件管理元數(shù)據(jù)問題仍是我國檔案學(xué)者普遍關(guān)注的問題，有關(guān)此問題的研究也仍在持續(xù)進(jìn)行中。

2．電子文件管理元數(shù)據(jù)研究的主要內(nèi)容

2.1電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念與功能研究

2.1.1電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念

元數(shù)據(jù)最早出現(xiàn)于計(jì)算機(jī)技術(shù)領(lǐng)域，此后被廣泛應(yīng)用于多個領(lǐng)域。自戴維·比爾曼將其引入電子文件管理領(lǐng)域以來，檔案學(xué)者開始對其進(jìn)行研究，而有關(guān)元數(shù)據(jù)概念的研究自然首當(dāng)其沖。目前為止，我國檔案學(xué)者對電子文件領(lǐng)域內(nèi)元數(shù)據(jù)的概念研究大致可分成三個階段：初始定義階段、著錄元數(shù)據(jù)階段以及電子文件管理元數(shù)據(jù)階段。①

初始定義階段，即直接引入計(jì)算機(jī)領(lǐng)域元數(shù)據(jù)的定義：元數(shù)據(jù)即關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)（data about data）。但這一概念過于寬泛，可以適用于各種不同領(lǐng)域，并不專門針對電子文件，無法作為電子文件領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語或概念，不具備專指性和唯一性。同時(shí)這個概念也過于抽象，檔案工作人員無法正確的認(rèn)識和理解它，更不知道在實(shí)踐工作中如何具體的運(yùn)用它。因此，檔案學(xué)界繼續(xù)對元數(shù)據(jù)的概念進(jìn)行探索，進(jìn)而進(jìn)入元數(shù)據(jù)概念研究的第二階段：著錄元數(shù)據(jù)階段。

著錄元數(shù)據(jù)階段。所謂著錄元數(shù)據(jù)，即元數(shù)據(jù)是關(guān)于單一電子文件和文件組合的背景及相互關(guān)系的結(jié)構(gòu)化著錄數(shù)據(jù)。②其實(shí)這里的著錄元數(shù)據(jù)也就是指著錄信息，這一階段支持這一觀點(diǎn)的代表性學(xué)者有董永昌、何嘉蓀、劉越男等。董永昌、何嘉蓀就明確提出“元數(shù)據(jù)是著錄信息”。著錄元數(shù)據(jù)概念的提出賦予了元數(shù)據(jù)有關(guān)檔案學(xué)的特定意義，同時(shí)由于著錄這一概念對廣大的檔案工作者而言并不陌生，因而也大大提高了整個檔案界對元數(shù)據(jù)的認(rèn)識，有利于在實(shí)踐工作中更好的操作和運(yùn)用元數(shù)據(jù)。但這一觀點(diǎn)也受到不少研究者的質(zhì)疑，一些檔案學(xué)者認(rèn)為，元數(shù)據(jù)與著錄信息在作用、獲取方式、穩(wěn)定性等方面都有所不同，因此不能單純的將元數(shù)據(jù)定義為著錄信息。為此，劉越男提出“在電子環(huán)境中可以將文件管理元數(shù)據(jù)理解為著錄信息”③的論點(diǎn)，并從現(xiàn)代著錄定義的拓展、國際元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)聯(lián)以及電子環(huán)境中兩者的本質(zhì)等方面對這一論點(diǎn)進(jìn)行了論證。

電子文件管理元數(shù)據(jù)階段。這一階段我國檔案研究者們引入了國際檔案界提出的“電子文件管理元數(shù)據(jù)”概念，即“在對電子文件及其與文件創(chuàng)建和管理有關(guān)的人、過程和系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)以及為其提供憑證和背景信息的過程中，有關(guān)文件的管理、利用和文件可理解性的元數(shù)據(jù)�！� 電子文件管理元數(shù)據(jù)是專門設(shè)計(jì)用于滿足電子文件管理需求，有關(guān)保證文件的真實(shí)性、可靠性、穩(wěn)定性、安全性、完整性、可理解性與可利用性的數(shù)據(jù)�？梢钥闯觯�這兩個元數(shù)據(jù)的概念是從作用的角度對電子文件領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)加以定義的，體現(xiàn)了元數(shù)據(jù)在電子文件管理中的作用。同時(shí)通過賦予電子元數(shù)據(jù)不同的作用和用途，將電子文件管理元數(shù)據(jù)與其他領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)區(qū)分開來，使其具備檔案學(xué)的專業(yè)內(nèi)涵。

2.1.2電子文件管理元數(shù)據(jù)的功能

我國檔案學(xué)界對電子文件管理元數(shù)據(jù)的功能進(jìn)行研究的學(xué)者較多。目前主要有四種代表性觀點(diǎn)：

（1）用系統(tǒng)論觀點(diǎn)，將元數(shù)據(jù)的功能分為總體功能和局部功能。代表人物為徐維，他指出“元數(shù)據(jù)的功能就是指元數(shù)據(jù)系統(tǒng)在電子文件管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中所能發(fā)揮的作用和能力。電子文件管理的目的就是通過元數(shù)據(jù)的功能來實(shí)現(xiàn)的。元數(shù)據(jù)的功能可以分為總體功能與局部功能�！雹芡瑫r(shí)系統(tǒng)的闡述了元數(shù)據(jù)功能在文件階段的不同體現(xiàn)以及總體功能與局部功能的關(guān)系。

（2）用比較研究法，建立新的元數(shù)據(jù)功能認(rèn)識模型和聯(lián)系模型。檔案學(xué)者張正強(qiáng)通過對國際檔案學(xué)者、國際標(biāo)準(zhǔn)化組織、國際元數(shù)據(jù)項(xiàng)目以及國際標(biāo)準(zhǔn)等提出的元數(shù)據(jù)功能系統(tǒng)進(jìn)行比較分析，并從行為、能力和功效這三個方面對這些功能加以重新認(rèn)識和理解，最終建立起基于行為功能、能力功能和功效功能的元數(shù)據(jù)功能模型及其聯(lián)系模型。

電子檔案的概念范文第2篇

本世紀(jì)以來，為回應(yīng)數(shù)字時(shí)代的挑戰(zhàn)，我國多個地方檔案局（館）先后建立電子文件中心的機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目，針對某行政區(qū)劃內(nèi)的機(jī)關(guān)電子文件，開展各種集中管理的實(shí)踐，迅速吸引業(yè)內(nèi)外人士的注意力，也引發(fā)了研究的聚焦，可以說電子文件中心的實(shí)踐和研究高度互動、平行發(fā)展，形成了一個頗有特色和影響的領(lǐng)域。筆者于2023年4月7日選取中國期刊全文數(shù)據(jù)庫（），以“電子文件中心”或“數(shù)字文件中心”為檢索詞，以主題為檢索字段開展精確檢索，共檢索出174篇文獻(xiàn)，其中“電子文件中心”命中文獻(xiàn)168篇，“數(shù)字文件中心”命中文獻(xiàn)6篇。電子文件中心是個固定的名詞稱謂，各地對其功能定位卻并不一致，電子文件集中管理內(nèi)容也有很大差異，或在查閱利用，或在長久保存，或在臨時(shí)代管，或在系統(tǒng)建設(shè)，或在信息備份，形成一名多實(shí)的局面。在未有定論的情況下，電子文件中心實(shí)踐仍在向縱深方向發(fā)展，以地方名稱命名的各種電子文件中心“模式”紛紛出現(xiàn)并得以宣傳推廣。2023年，國家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“電子文件中心系統(tǒng)功能規(guī)范”正式立項(xiàng)，是時(shí)候統(tǒng)一電子文件中心的定位了。揭示我國電子文件中心問題背后的實(shí)質(zhì)，而不是簡單肯定或否定某一種模式，可以為相關(guān)問題的解決提供基礎(chǔ)。

2研究方法

鑒于研究的目的在于發(fā)現(xiàn)我國各種電子文件中心理論和實(shí)踐背后的規(guī)律性內(nèi)容，故而本文采用歷史回溯的方法。筆者以文獻(xiàn)調(diào)研為主，以實(shí)地調(diào)研為輔，對我國電子文件中心實(shí)踐和理論的發(fā)展過程進(jìn)行梳理，通過對發(fā)展動力、發(fā)展階段、研究過程的回溯，發(fā)現(xiàn)我國電子文件中心問題的實(shí)質(zhì)，是檔案界對于數(shù)字時(shí)代地方政府對檔案集中管理方式的積極探索，探索的結(jié)果在于堅(jiān)守和拓展，所謂堅(jiān)守，是對檔案永久保存職能的堅(jiān)守，所謂拓展，是對除永久保存之外檔案集中管理職能的嘗試。

3我國電子文件中心的發(fā)展階段

電子文件中心建設(shè)始于21世紀(jì)初，起初只是個別地方的探索性做法，經(jīng)國家行政管理部門的大力推廣和推動，短短十余年左右的時(shí)間，已在全國全面鋪開，大致經(jīng)歷了起步、高潮、全面發(fā)展三個發(fā)展階段。

3.1起步階段

該階段的時(shí)間跨度從21世紀(jì)初到2007年，標(biāo)志性事件是有關(guān)地方開始出現(xiàn)名為“電子文件中心”的建設(shè)項(xiàng)目。盡管同類的實(shí)踐項(xiàng)目早于2004年，比如2004年4月青島市數(shù)字文件中心建設(shè)完成并正式投入運(yùn)行，12月通過鑒定驗(yàn)收；[1]但是我國檔案學(xué)界習(xí)慣于將2004年底江蘇省常州市電子文件中心的啟動視作我國電子文件中心建設(shè)的起點(diǎn)，隨后帶動了全國電子文件中心的快速發(fā)展。[2]2005年10月，第一個省級電子文件中心———安徽電子文件中心啟動，[3]標(biāo)志著電子文件中心建設(shè)范圍由市及省。

3.2高潮階段

該階段的時(shí)間跨度從2007年到2009年，標(biāo)志性事件是全國各地大規(guī)模涌現(xiàn)“電子文件中心”建設(shè)項(xiàng)目。2007年4月26日至27日，國家檔案局在江蘇、安徽兩省召開了全國電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會。此次會議經(jīng)中共中央辦公廳批準(zhǔn)召開，重點(diǎn)研究全國電子文件中心建設(shè)情況。與會代表實(shí)地考察了江蘇省常州市、張家港市、江陰市和安徽省開展電子文件中心建設(shè)的情況，聽取了天津、上海、江蘇、安徽、山東、廣東、四川、陜西等八個省、市檔案部門開展電子文件中心建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和做法。[4]參會的各地方檔案部門回到當(dāng)?shù)刂�后，貫徹落�?shí)會議精神，開展本地電子文件中心建設(shè)。

3.3全面發(fā)展階段

該階段的時(shí)間跨度從2023年至今。2009年底，國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案館工作會議的講話中明確指出：“努力把各級國家檔案館建設(shè)成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心‘五位一體’的公共檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案館事業(yè)的跨越式發(fā)展�！盵5]自此，電子文件中心建設(shè)已經(jīng)成為各級綜合檔案館的基本任務(wù)。

4電子文件中心的發(fā)展動力

是什么原因讓一個新生事物在功能定位不統(tǒng)一的情況下，便以較大力度全面推開？我們認(rèn)為有必要分析電子文件中心的發(fā)展動力。電子文件中心是我國特殊文件、檔案管理背景下的產(chǎn)物，其誕生有三大動因：

4.1公開現(xiàn)行文件的需求

1998年深圳市檔案館以“文檔資料中心”的設(shè)置首開現(xiàn)行文件服務(wù)，為檔案部門擔(dān)此職責(zé)積累了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。[6]在政務(wù)信息公開的巨大推動力下，2004年底，全國千余家檔案館都已開展了此項(xiàng)服務(wù)。[7]信息時(shí)代，政府文件大多以電子形式產(chǎn)生、處理和。檔案部門如果要成為政務(wù)信息公開的統(tǒng)一窗口，那么統(tǒng)一收集、管理政府機(jī)關(guān)的電子文件可以為之提供堅(jiān)實(shí)的前提。

4.2集約化管理電子文件的需求

“IT黑洞”以鮮明、形象化的比喻告訴人們：信息化投入將是一個持續(xù)不斷的過程，而如何提高產(chǎn)出將是隱匿在信息化華麗外衣下的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。小而全的機(jī)關(guān)檔案室，即便只是管理著紙質(zhì)文檔，人員、場所、經(jīng)費(fèi)等方面的投入，已經(jīng)顯現(xiàn)出與機(jī)構(gòu)精簡、政府效率提升大潮的不和諧之音。管理電子文件所需的軟硬件購置、維護(hù)、升級的往復(fù)投入，放大了積存的不和諧。電子文件中心，只需一套軟硬件設(shè)施和一班人馬，便可完成原來四、五十家機(jī)關(guān)檔案室的大部分工作，并可在積聚的文檔信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行種種增值開發(fā)與服務(wù)。集約是包括電子文件管理在內(nèi)的所有信息化建設(shè)的必由之路。

4.3永久保存電子文件的壓力

2006年8月5日，美國國家航空和航天局(NASA)宣布，記錄人類首次登月的1.3萬盤原始錄像帶遺失，并表示主要此前電視上人們看到的都是轉(zhuǎn)化后的影響，比較模糊，而這次一時(shí)的原始錄像具有高清晰度的畫面，清晰地記錄了阿波羅登月時(shí)的狀況，如果丟失，損失無法估量。[8]這則社會新聞將電子文件的保存問題納入了公眾視線，使得普通公眾認(rèn)識到數(shù)字文件除了滿足當(dāng)下應(yīng)用之需之外，尚對歷史的延續(xù)、文明的傳承干系重大。電子政務(wù)的發(fā)達(dá)，意味著對電子文件依賴程度增加，意味著政府管理社會事務(wù)的過程將以電子的方式記錄并留存。21世紀(jì)，全世界的國家檔案館都將集中作為保存電子文件之道。由檔案部門以其專業(yè)技能來抵御各種可能摧毀數(shù)字記憶的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和非技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，將電子文件中心建成“電子記憶宮殿”，履行保存社會記憶的神圣職責(zé)。上述三股力量的合力作用下，電子文件中心現(xiàn)身于歷史舞臺，在我國文件中心的實(shí)踐基礎(chǔ)較為薄弱的情況下，特地為電子文件管理成立的電子文件中心，并非西方文件中心實(shí)踐在電子環(huán)境下的簡單照搬，而是一套兼具現(xiàn)行文件服務(wù)中心、文件中心、電子文件檔案館功能的復(fù)雜運(yùn)作系統(tǒng)。

5電子文件中心功能定位的研究過程

正是肩負(fù)多重使命，各地對于電子文件中心的認(rèn)識不一，實(shí)踐做法五花八門。學(xué)者們對電子文件中心問題的關(guān)注，出發(fā)點(diǎn)和焦點(diǎn)在于其功能定位的設(shè)計(jì)和總結(jié)。通過梳理相關(guān)文獻(xiàn)的發(fā)展脈絡(luò)，我們發(fā)現(xiàn)我國電子文件中心功能定位研究過程具有如下幾個方面的特點(diǎn)：

5.1以現(xiàn)行電子文件統(tǒng)一利用為起點(diǎn)

2003年，何嘉蓀教授首先對具有中國特色的數(shù)字文件中心進(jìn)行了概念設(shè)計(jì)，他認(rèn)為以已經(jīng)在各地興起的現(xiàn)行文件閱覽中心為基礎(chǔ)，可以開始考慮在我國比較普遍地建立文件中心或數(shù)字文件中心，與國外半現(xiàn)行文件保管中心的對比，這種數(shù)字文件中心為立檔單位暫時(shí)保管現(xiàn)行文件，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)利用服務(wù)，這個中心可以是數(shù)字檔案館的組成部分，也可以相對獨(dú)立。[9]何教授務(wù)實(shí)地抓住了現(xiàn)行文件閱覽中心的實(shí)踐基礎(chǔ)，然而他更多地從電子文件長期保存這一檔案部門核心職能出發(fā)，考慮到電子文件進(jìn)館時(shí)日尚遠(yuǎn)，提供一種過渡性設(shè)計(jì)，現(xiàn)行文件服務(wù)只是其更容易為人接受的增值。其思路在此后一些文獻(xiàn)上得以繼承和發(fā)展[10]，也為天津[11]、紹興[12]等地所實(shí)踐。隨著江蘇省部分城市電子文件中心的興起，電子文件中心的理論探討從概念設(shè)計(jì)走向功能確認(rèn)。2005年，張照余教授連續(xù)四篇發(fā)文闡述電子文件中心問題，[13]掀起了電子文件中心研究熱潮，張教授的論述并不涉及歸檔電子文件代管，而是突出強(qiáng)調(diào)了電子文件中心是現(xiàn)行電子文件的網(wǎng)上閱覽室，基于這個功能定位，進(jìn)一步明確了電子文件中心系統(tǒng)的功能，包括歸檔前電子文件的接收、審核、和保管（非檔案化管理）等。借助于政府信息公開的東風(fēng)，這種模式為常州[14]、張家港[15]、南寧[16]等許多地方的實(shí)踐所落地，也為2007年全國電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會所推廣，可以說是最為普及的電子文件中心定位。

5.2以電子文件集中式長久保存為核心

雖然檔案部門以“現(xiàn)行文件利用”為電子文件中心建設(shè)的切入點(diǎn)，然而電子文件管理的實(shí)踐者和研究者，仍然無法忘記電子時(shí)代檔案部門長期保存文件的使命。2005年底安徽省電子文件中心以永久保存數(shù)字遺產(chǎn)為核心目標(biāo)。而2006年之后的電子文件中心研究，也越來越重視電子文件長期保存。比如，胡杰繼2005年和導(dǎo)師張照余教授共同提出“現(xiàn)行文件利用”的功能定位之后，在其2007年的碩士論文中對電子文件中心的功能進(jìn)行了拓展，他認(rèn)為電子政務(wù)環(huán)境下的電子文件中心還應(yīng)該具備“歸檔”功能，是電子政務(wù)辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的中間環(huán)節(jié)。[17]雖說是中間環(huán)節(jié)，卻也在一定程度上是對檔案集中保管職能的回歸。邵楓是我國首位總結(jié)多種而非構(gòu)建一種地方政府電子文件中心建設(shè)模式的研究者，他總結(jié)了窗口式、備份式、歸檔式等三種模式。[18]其中窗口式的功能定位即現(xiàn)行文件的公開服務(wù)；備份式除了窗口的功能之外，還承擔(dān)本級政務(wù)網(wǎng)上文本文件的備份任務(wù)。歸檔式除了前兩種模式的功能之外，還是政務(wù)網(wǎng)各入網(wǎng)單位電子文件在線移交的統(tǒng)一通道，在形式上更接近一個“數(shù)字化檔案館”。在這三種模式中，他認(rèn)為歸檔式對檔案信息化的貢獻(xiàn)最大。檔案學(xué)者的天平進(jìn)一步向長期保存傾斜。馮惠玲教授將研究視野擴(kuò)大至所有綜合檔案館開展的針對原生性電子文件的集中管理項(xiàng)目，而非單獨(dú)針對“電子文件中心”，也更具有普遍的意義。同樣基于功能，她總結(jié)了四種項(xiàng)目類型，分別是永久保管型、中轉(zhuǎn)站型、現(xiàn)行文件查詢服務(wù)型和備份型[19]。這四種模式相互排斥，她認(rèn)為只有永久保存型才是綜合檔案館開展電子文件集中管理項(xiàng)目的準(zhǔn)確定位。馮教授也成為第一個旗幟鮮明地主張“永久保存”應(yīng)當(dāng)成為檔案館設(shè)立電子文件中心的宗旨，其總結(jié)和結(jié)論在較大范圍內(nèi)產(chǎn)生了影響，黃玉明[20]、于英香[21]、李明娟[22]、肖秋會[23]等人結(jié)合不同地方的實(shí)踐，重申了永久保存電子文件是綜合檔案館在數(shù)字時(shí)代的基本使命。趙屹則進(jìn)一步指出，電子文件中心、數(shù)字檔案館是從不同角度對于同一新生事物命名所形成的不同名稱的概念。兩者的本質(zhì)并沒有區(qū)別，這兩個概念理當(dāng)保留其中一個，淘汰另一個。從字面上看，她更加認(rèn)同電子文件中心這個概念。[24]至此，電子文件中心應(yīng)集中地長久保存電子文件的呼聲達(dá)到頂峰。

5.3以電子文件管理系統(tǒng)統(tǒng)一建設(shè)為新的發(fā)展點(diǎn)

2023年，梁凱基于杭州市電子文件中心建設(shè)的實(shí)踐，提出了一種新的功能定位，即為政府機(jī)構(gòu)提供統(tǒng)一、專業(yè)的電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）應(yīng)用服務(wù)。[25]各單位無需自行構(gòu)建電子文件管理系統(tǒng)，電子文件中心負(fù)責(zé)提供統(tǒng)一規(guī)范的電子文件管理系統(tǒng)（該系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用的時(shí)候，可以只用來管理歸檔電子文件———作者注）。我們也可以將這種電子文件中心模式歸納為系統(tǒng)服務(wù)型。與中轉(zhuǎn)站型不同的是，系統(tǒng)服務(wù)型中的系統(tǒng)仍然為各立檔單位所有、所用，除了系統(tǒng)維護(hù)、存儲等后臺工作，電子文件的捕獲、分類、鑒定、處置等前臺業(yè)務(wù)工作，仍然由立檔單位負(fù)責(zé)。也可以說，系統(tǒng)服務(wù)型將中轉(zhuǎn)站型中立檔單位和文件中心兩個系統(tǒng)的功能合并，將立檔單位、文件中心的文件歸檔、歸檔文件代管順序銜接的職責(zé)分工變?yōu)榱讼到y(tǒng)前臺操作和系統(tǒng)后臺維護(hù)同步進(jìn)行的職責(zé)分工，是對中轉(zhuǎn)站型的發(fā)展和升華。無獨(dú)有偶，2023年夏天，筆者去青島檔案館調(diào)研，發(fā)現(xiàn)該館2003年建成使用的“數(shù)字文件中心”也有類似的功能，雖然在其介紹文獻(xiàn)中沒有將重點(diǎn)放在電子文件管理系統(tǒng)統(tǒng)一建設(shè)上，但是在“同步歸檔、同步著錄、同步整理、同步利用”的背后，就是統(tǒng)一的“易初檔案管理系統(tǒng)”。[26]我們再次反芻相關(guān)文獻(xiàn)，發(fā)現(xiàn)以紹興為代表的一些中轉(zhuǎn)站型電子文件中心，各立檔單位使用的也是統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。這些現(xiàn)有的工作基礎(chǔ)，將檔案部門統(tǒng)一建設(shè)和維護(hù)ERMS的機(jī)會擺在我們面前。

6結(jié)

通過歷史回溯，我們認(rèn)為電子文件中心實(shí)踐和研究現(xiàn)象背后的實(shí)質(zhì)是我國地方政府?dāng)?shù)字檔案集中管理內(nèi)容和方式的積極探索�？梢哉f電子文件中心是我國檔案界抓住了歷史機(jī)遇的一個概念，是一個包含了利益相關(guān)方博弈的概念，是一個集技術(shù)變革和機(jī)構(gòu)變革于一身的概念，也是一個需要再次構(gòu)建的概念。

6.1電子文件中心是我國地方檔案部門抓住歷史機(jī)遇創(chuàng)造的概念

21世紀(jì)初，按照當(dāng)時(shí)的規(guī)定，電子文件同樣要遵守實(shí)體檔案在原單位保管二三十年后方才進(jìn)館的時(shí)限要求，而在系統(tǒng)不斷變更的條件下，在原單位保存時(shí)間過長一方面加重了立檔單位的負(fù)擔(dān)，另一方面也加大了保管不利的風(fēng)險(xiǎn)。那么，檔案館是否坐等這二、三十年呢？希望有所作為的地方檔案局館不愿被動等待，于是利用電子政務(wù)建設(shè)的大平臺，創(chuàng)造性地構(gòu)建了電子文件中心這個概念，搭著現(xiàn)行文件公開、系統(tǒng)集約化建設(shè)，甚至是信息備份的快車，各自出招，各自占地，希望在數(shù)字時(shí)代有所作為，闖出一片天地。

6.2電子文件中心的不同定位反映了地方政府不同的檔案集中管理內(nèi)容和方式

不管檔案部門如何拓展，開墾了多少新領(lǐng)域，其根本的立足點(diǎn)仍然在檔案長久保存的法定職責(zé)。由檔案局館建設(shè)的電子文件中心，承擔(dān)的是立檔單位電子文件的集中管理，在具體的管理任務(wù)中，雖然備份、代管、利用都為特定環(huán)境所需要，但就合法性而言，進(jìn)館范圍內(nèi)的電子文件長期保存最為名正言順，這個功能定位得到廣泛的堅(jiān)守、認(rèn)同也不難理解。文件長期保存的質(zhì)量受制于歸檔文件的管理質(zhì)量，在紙質(zhì)時(shí)代，檔案局通過統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范等軟性方式實(shí)現(xiàn)對進(jìn)館檔案的質(zhì)量控制。在數(shù)字時(shí)代，由于制度、規(guī)范最終要在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，以杭州、青島為代表的地方檔案部門，面向立檔單位提供統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)，化軟控制為硬控制，這樣的舉措不僅不違背檔案集中保存的宗旨，而且有助于該宗旨的最終達(dá)成�！半娮游募�中心是什么？”的問題，其實(shí)可以理解為“哪些電子文件（檔案）管理工作可以集中開展？”這樣一來，我們的思路就不會受限于“電子文件中心”這個特定的稱謂和概念，而對檔案部門工作內(nèi)容及其方式進(jìn)行全方位的思考。我們認(rèn)為，數(shù)字環(huán)境下，可以跨機(jī)構(gòu)集中開展的工作，包括制度、系統(tǒng)、業(yè)務(wù)三個層次的工作，其中，制度建設(shè)和長期保存業(yè)務(wù)和紙質(zhì)環(huán)境中的相關(guān)工作一致，系統(tǒng)建設(shè)則是新增的內(nèi)容。可以集中建設(shè)的系統(tǒng)類型除了ERMS之外，還可能包括數(shù)字檔案館系統(tǒng)，即由上級檔案館統(tǒng)一建設(shè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，供其下級檔案館使用，這種IT集約化服務(wù)型的數(shù)字檔案館運(yùn)行模式方式已經(jīng)在2007年被設(shè)計(jì)出來，[27]該構(gòu)思借助于云計(jì)算技術(shù)，在5年之后的北京市科委項(xiàng)目資助的北京市數(shù)字檔案館建設(shè)方案中得以清晰化。[28]

6.3需要對地方政府?dāng)?shù)字文件、檔案集中管理機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目重新命名

電子檔案的概念范文第3篇

對于信息資源管理的重視最先興起與國外，這也就在時(shí)間上直接領(lǐng)先于我國，信息化程度建設(shè)尤其以歐美最為突出，這也就決定了其在電子檔案管理領(lǐng)域領(lǐng)先于世界先進(jìn)水平。歐美國家之所以能夠不斷提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于國家對于信息資源的重視，以制定符合自身發(fā)展需求的法律法規(guī)來保障電子檔案的安全，確保電子檔案管理工作的有效運(yùn)行。以美國為例，其制定的有關(guān)電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)適用于政府、組織、個人的電子檔案信息，并督促政府對于公眾信息的公開，以《信息自由法》保障公民的信息自由和國家的信息安全，以《陽光政府法》（又名《聯(lián)邦公開會議法》）來確保政府信息的公開程度，切實(shí)保障公民的知情權(quán)和參與權(quán)；此外，針對于個人的電子信息檔案安全，政府還出臺了《信息安全法》來對“國家安全系統(tǒng)”進(jìn)行概念界定，授權(quán)各管理部門行使國家信息安全管理職責(zé)，并嚴(yán)懲非法侵入、盜用合法信息的犯罪行為，切實(shí)保障電子檔案建設(shè)的有效推行。此外，美國還對社會電子檔案建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃引導(dǎo)，以撥款推行“電子政務(wù)計(jì)劃”來保護(hù)國家信息資源的安全。相比較歐美，我國的電子檔案管理相關(guān)法律法規(guī)盡管已經(jīng)逐漸步入法制化進(jìn)程，但對于信息的分類和界定尚不明確，現(xiàn)目前頒布的一系列法律法規(guī)（如《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務(wù)管理規(guī)定》、《金融機(jī)構(gòu)信息計(jì)算機(jī)信息安全保護(hù)工作暫行規(guī)定》等）主要側(cè)重于對互聯(lián)網(wǎng)信息安全的保護(hù)，而對于大概念下的電子檔案建設(shè)管理未有具體的法律法規(guī)保障，對電子檔案的憑證依據(jù)作用沒有明確的法律規(guī)范，法律效力較弱，立法體系較不完善，并且在缺乏統(tǒng)一的立法指導(dǎo)之下，各級政府以行政立法程序的啟動促使了重行政立法、輕權(quán)力機(jī)關(guān)立法的現(xiàn)象產(chǎn)生，直接導(dǎo)致了法律效力的薄弱，無法以明確的法律思想來指導(dǎo)立法工作的展開。

二、理念指導(dǎo)：未能形成獨(dú)具特色的管理理念

電子檔案建設(shè)與管理本身是一項(xiàng)耗資巨大、工程復(fù)雜的大工程，要做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理，以二者的優(yōu)化結(jié)合的管理理念來指導(dǎo)管理工作，從而確保檔案信息之間的優(yōu)化互補(bǔ)，既能確保檔案信息的原始性和真實(shí)性，又能確保其存儲壽命和無限擴(kuò)大的存儲空間，實(shí)現(xiàn)共享、加快傳播、方便管理。整合管理有利于提取電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者的精華，實(shí)現(xiàn)安全的檔案屬性轉(zhuǎn)化，推動檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，推動檔案建設(shè)信息社會化、信息公開程度地不斷提高。與國外先進(jìn)的管理理念相比較，我國現(xiàn)階段所采用的電子檔案管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)于快速發(fā)展的電子檔案建設(shè)管理的需求，其無法做到保障電子檔案信息內(nèi)容的真實(shí)，無法保障電子檔案信息的安全，無法保障電子檔案快速傳播、方便管理、安全利用，因此結(jié)合國外先進(jìn)的管理理念，我國在管理理念的建設(shè)上亟需革新。

1.實(shí)施前端控制和全程管理這是一種提高電子檔案建設(shè)效率和管理效率的科學(xué)管理理念，要求在建設(shè)初級階段便要對電子檔案管理進(jìn)行督促和全程跟蹤規(guī)劃，并鑒定檔案的價(jià)值，以歸檔標(biāo)識來確保檔案信息的安全，并方便了后期對于檔案的利用，有效地防止了紙質(zhì)檔案在運(yùn)輸和輸入過程中的遺失、破損、泄露等事件的發(fā)生。

2.加強(qiáng)檔案控制在檔案建設(shè)時(shí)就要對電子檔案進(jìn)行分類規(guī)范，要明確其歸檔范圍、檔案價(jià)值、形成時(shí)間及方式等具體明細(xì)，以確保后期被管理者失誤刪除和更改等事件發(fā)生，從而保障電子檔案的信息安全，并且能夠方便管理人員的鑒別、保管和檢索尋找。

三、運(yùn)行漏洞：管理模式上的弊端

電子檔案的概念范文第4篇

關(guān)鍵詞：電子 文檔 管理 挑戰(zhàn) 對策

國務(wù)院及國務(wù)院辦公廳、中共山東省委及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質(zhì)紅頭文件，并對重要文件和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分別以政報(bào)、匯編等形式對外權(quán)威。我國發(fā)達(dá)地區(qū)比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件，開創(chuàng)了我國文檔管理新理念的先河。

電子文件是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計(jì)算機(jī)顯示器或者打印機(jī)上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現(xiàn)在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息，都可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。而且電子文件越來越被政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體以及個人廣泛地認(rèn)識和應(yīng)用，成為勢不可擋的潮流。

電子文件的優(yōu)越性在此不再一一贅述。如何利用和保護(hù)電子文件和電子檔案工作已經(jīng)成為文檔戰(zhàn)線思考和急待解決的問題。

一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰(zhàn)。

（一）電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。

一是電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時(shí)他只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵�。這個“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分其中哪個是“原件”和“復(fù)制件”。三是電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。為了保證電子文件的可讀性，常常需要加以轉(zhuǎn)換。因此，長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。四是電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息損失。一份電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定這份電子文件的原始性。五是電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。六是目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。①

（二）電子檔案管理的困難性。

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形式、存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理，更無法達(dá)到長期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴(yán)重性，無法實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施，長期保存電子檔案，使人類活動的真實(shí)記錄不遭受損失。所以，我們不能盲目地認(rèn)為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機(jī)械地認(rèn)為凡是懂得電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程人員，都可以管理電子檔案。

對于電子檔案的開發(fā)利用，將會出現(xiàn)一系列新問題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性？又如電子檔案利用場所，是允許上網(wǎng)利用？還是只限于在檔案館（室）的借閱系統(tǒng)？還有電子檔案的開放年限問題、保密問題、跨國利用問題等等。

二、解決存在問題的思路與對策。

（一）對電子文件的“原始性”概念進(jìn)行重新界定。

電子文件的上述特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性，需要為這建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是當(dāng)時(shí)，由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。②這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，即允許文件載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為唯一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會各方面對電子文件的需要，建立這樣一個“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根據(jù)，是電子檔案“享有”與紙制檔案同樣憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。

（二）尋找文檔管理創(chuàng)新的理論支持。

文件運(yùn)動周期理論，又稱文件生命周期理論，是指導(dǎo)文件從其形成到轉(zhuǎn)化為檔案直至消亡的整個發(fā)展變化過程及其運(yùn)動規(guī)律的理論。這一理論的基本含義主要可概括為：從現(xiàn)行文件到檔案是一個完整的運(yùn)動周期；這一整個運(yùn)動周期因其特點(diǎn)和作用不同而區(qū)分為不同的運(yùn)動階段；針對各個不同運(yùn)動階段的特點(diǎn)，應(yīng)采用相應(yīng)的管理方式。文件運(yùn)動周期理論，是檔案學(xué)的基本理論，它普遍流行于歐美檔案學(xué)界。③近幾年來，我國有的檔案學(xué)者開始對這一理論進(jìn)行宣傳介紹和研究工作，逐漸在我國檔案學(xué)界引起重視。了解和熟悉這一理論，認(rèn)識和掌握文件轉(zhuǎn)化為檔案全過程的規(guī)律及各個階段的特點(diǎn)和作用，對進(jìn)一步科學(xué)地管理好文件和檔案有著重要意義。

文件運(yùn)動周期理論告訴我們，從現(xiàn)行文件到檔案是一個統(tǒng)一的、前后銜接的過程，將這樣一個有機(jī)聯(lián)系的整個過程納入一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)之中產(chǎn)生文件和檔案的一體化管理是理所當(dāng)然的。所謂一體化，并非去抹煞不同運(yùn)動階段文件管理的特點(diǎn)，而是要求在一個統(tǒng)一的系統(tǒng)之內(nèi)，有統(tǒng)一的控制中心，統(tǒng)一的工作制度，統(tǒng)一的、前后各有特點(diǎn)又互相銜接的工作程序。也就是說對原來相隔在文書和檔案兩個工作部門，且相對獨(dú)立，但又有不少具體工作環(huán)節(jié)互相雷同和重復(fù)的兩個管理系統(tǒng)，真正從組織制度和工作程序上結(jié)合在一起，成為一個統(tǒng)一的管理體系。這樣就能從文件的形成時(shí)起對其運(yùn)動的全過程進(jìn)行比較全面、有效和統(tǒng)一地控制，既精簡了工作程序，減少了不必要的重復(fù)勞動，又能避免因現(xiàn)行文件管理不善致使檔案部門有可能收集不到系統(tǒng)、完整檔案的弊端，提高了案卷質(zhì)量，達(dá)到了以較小的耗費(fèi)取得較大的效益的目的。

（三）充分了解電子文檔管理的特殊性和發(fā)展趨向。

電子檔案與紙質(zhì)檔案，有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性，并表現(xiàn)出發(fā)展的趨勢和方向。

一是信息內(nèi)容數(shù)碼化。電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號，進(jìn)行存儲、傳輸。通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能知曉。

二是文檔管理現(xiàn)代化。這兩者的核心問題又是在現(xiàn)行文件管理和檔案管理中應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)。當(dāng)文件制成并進(jìn)入現(xiàn)行階段，文書工作人員便依據(jù)文件運(yùn)動周期理論和統(tǒng)一的程序、標(biāo)準(zhǔn)將文件信息和有關(guān)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，同時(shí)完成對其分類標(biāo)引、主題標(biāo)引，并經(jīng)過計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理程序，自動轉(zhuǎn)換成具有檔案管理特征的信息資源。然后根據(jù)需要自動形成各種形式的，具有檢索、統(tǒng)計(jì)、編研等有實(shí)際利用價(jià)值的二次檔案信息，實(shí)現(xiàn)一次輸入，多次、多種形式輸出的目的，并為下一年初的調(diào)整立卷奠定可靠基礎(chǔ)。同時(shí)，也為檔案部門深化管理提供了必要的物質(zhì)條件。計(jì)算機(jī)文書處理與檔案管理統(tǒng)一系統(tǒng)的建立，加強(qiáng)了部門之間的橫向信息聯(lián)系和縱向的深化管理，使檔案部門可以及時(shí)對每一處理完畢的文件材料實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。它保證了文書處理過程和檔案標(biāo)準(zhǔn)程序的同步實(shí)現(xiàn)，從而大大地減少了的手工管理的重復(fù)勞動和工作環(huán)節(jié)，提高了工作效率和質(zhì)量。

三是文檔處理一體化。電子文件、電子檔案和電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，有著密不可分的關(guān)系。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應(yīng)軟件和設(shè)備。在電子文件設(shè)計(jì)形成階段，檔案人員就要參與設(shè)計(jì)，進(jìn)行指導(dǎo)，使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進(jìn)行統(tǒng)一管理和長期保存；同時(shí)還要了解具有長期保存價(jià)值的電子文件產(chǎn)生背景、設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)形式、以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參于對其管理，熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況，并進(jìn)行積累。要及時(shí)按檔案整理、鑒定的有關(guān)要求，對電子文件進(jìn)行整理、鑒定、歸檔。否則長時(shí)期不過問，相關(guān)技術(shù)發(fā)生了變化，設(shè)備陳舊或更新，原來的電子文件，在新的條件下必然讀不出來，這樣人類活動的真實(shí)記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協(xié)作，才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時(shí)代，文檔一體化管理，勢在必行。

四是檔案信息情報(bào)一體化。二十一世紀(jì)是電子時(shí)代。辦公室工作的自動化和文件檔案管理的現(xiàn)代化，人們迫切需要社會信息“資源共享”，于是檔案與文件管理的一體化及檔案、圖書、情報(bào)工作一體化的發(fā)展趨勢更加突出。檔案與圖書和情報(bào)同為社會信息資源，在信息管理上具有許多共同點(diǎn)，所以檔案工作與圖書工作和情報(bào)工作實(shí)行一體化管理也是具有共同基礎(chǔ)的。隨著人們對檔案、文書、圖書和情報(bào)等綜合文獻(xiàn)信息需要的日益增長。以及世界范圍內(nèi)要求信息“資源共享”的新趨勢，社會要求綜合信息實(shí)行一體化管理。同時(shí)，以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，也為“兩個一體化”管理提供了技術(shù)保證。

五是保管保存技術(shù)化。電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案保存復(fù)雜的多。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和元數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴的電子計(jì)算機(jī)發(fā)展很快，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異；其存儲載體性能也不甚耐久，磁性存儲載體常有退磁、粘連等現(xiàn)象，光盤也有矯變和保護(hù)膜遭受劃傷等現(xiàn)象。這些都是影響電子檔案長期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認(rèn)真對待，并且要有一套整的對策、技術(shù)和措施。

三、探索文檔管理規(guī)范化的路子。

（一） 合理舍取，充分借鑒紙制檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。

在我國，紙質(zhì)等載體檔案有一套較為完整的管理標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)是長期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，它是在紙質(zhì)等載體檔案管理現(xiàn)代化的迫切需要下，近十年來才完成的。這些標(biāo)準(zhǔn)的條文，在電子文件歸檔及電子檔案管理的過程中，可能只有部分適用，甚至完全不適用。電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，與紙質(zhì)等載體檔案截然不同，所以一開始就充分注意到電子檔案的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、制度的建立，以防有長期保存價(jià)值的電子文件在形成、使用、歸檔過程中，遭受損失。但制定電子文件及電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，難度很大。因?yàn)槲覀儧]有這方面的長期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，而電子文件所涉及的技術(shù)和設(shè)備又在不斷地發(fā)展和變化。我們只有根據(jù)我國的實(shí)際情況，用認(rèn)真研究來彌補(bǔ)我們的實(shí)踐少、經(jīng)驗(yàn)不足，同時(shí)也可借鑒國際上有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗(yàn)，盡快地制定出我國有關(guān)電子文件及電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和制度。近年來，我國檔案部門和研究機(jī)構(gòu)針對文檔管理進(jìn)行了深入的探索，逐步摸索出了電子文檔管理的“雛形”。制定出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，針對電子文件進(jìn)行了定義、電子文件的收集范圍、收集積累要求、收集方法、電子文件的整理、電子文件的歸檔包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)設(shè)備的檢測、有效性和完整性鑒定、保管期限的劃分、電子檔案的移交與保管都作了詳細(xì)的規(guī)定。這就為文檔管理規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。

（二）以人為本，鍛造復(fù)合型文檔管理人才資源。

在電子時(shí)代，電子檔案的實(shí)質(zhì)是技術(shù)工程；電子檔案管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程的管理�！拔寤�”的發(fā)展趨勢，要求檔案專業(yè)人員必須成為既能從事現(xiàn)代文書的處理和檔案的管理，又能從事檔案、圖書、情報(bào)等綜合信息的管理。文檔管理管理人員既要掌握本專業(yè)的基本理論和基本知識外，要求管理人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。還要學(xué)習(xí)文書學(xué)、圖書館學(xué)和情報(bào)學(xué)的有關(guān)知識。

鼓勵和支持文檔工作者提高自身素質(zhì)，提高自身“含金量”，才能適應(yīng)文檔工作的需要和文檔事業(yè)的發(fā)展要求。

參考文獻(xiàn)

電子檔案的概念范文第5篇

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募�。電子文件的兩個基本特征：

第一，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。第二，電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。

從邏輯上說，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

2 電子文件的種類

如同其他事物的種類劃分一樣，電子文件的種類也有不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)。目前，主要有以下幾種劃分方法：按電子文件的信息存在形式分類，可分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、命令文件、多媒體文件、超文本文件。按文件功能分類，可分為主文件和支持性、輔、工具性文件。按文件的生成方式分類，可分為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。

3 電子文件的特點(diǎn)

電子文件的特點(diǎn)有：信息的非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性、信息的可操作性。

電子文件管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，有針對性地汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實(shí)行分級或文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的電子文件實(shí)行社會化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式。本著服務(wù)社會，有效利用的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

電子文件管理模式采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開放的手段來管理電子文件檔案。檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲等技術(shù)手段對各子單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案。電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件信息，用標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲空間；在必要時(shí)，檔案信息還可以脫機(jī)存儲到其他更安全的介質(zhì)上，并做多個備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案管理部門對電子文件信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案管理部門為信息存儲單位提供信息查詢功能并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子檔案管理是由電子檔案管理部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其他非專業(yè)部門來管理電子文件。